Exchange Funktionsaccount in Outlook einrichten

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Beschreibung

Der Artikel beschreibt, wie Sie Ihre Funktions Emailadressen bei einer Verbindung zur Fernuniversität in Hagen konfigurieren können und enthält eine kurze FAQ.

Zielgruppe

Der Artikel richtet sich an angestellte Personen, welche

  • Outlook bei Windows
  • Outlook bei Mac
  • Outlook Web App (OWA) oder
  • ein mobiles Gerät vom ZMI

haben.

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  • Anmeldedaten: Ein Funktions-Account können sie beim helpdesk bekommen.

Allgemeine Informationen

Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern, genügt eine E-Mail des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen.

Outlook bei Windows

Als eigenstaendiges weiteres Postfach

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die Absenderadresse einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.

Als weiteres Postfach

Hier können Sie nachlesen wie Sie ein weiteres Postfach einbinden, dieses Vorgehen wird nicht empfohlen. Erweitern Sie diesen Bereich durch "Ausklappen" auf der Rechten Seite.
  • Nachteile:
    • Automatische Absenderwahl: Bei neuen e-Mails senden Sie immer als Ihr Benutzerpostfach, auch wenn Sie sich im weiteren Postfach befinden.
    • Signaturen: Sie können nur eine Signatur für Ihr Hauptpostfach einbinden
    • Kontakte: Im Globalen Adressbuch werden die Kontakte des weiteren Postfaches nicht angezeigt.


Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die Absenderadresse einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.

  • Zur Veranschaulichung wurden hier Office 2016 Bilder verwendet, die Funktionalität ist unter Office 2010 baugleich aufgbebaut.

Nach neu starten der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.

Einrichten der Absenderadresse

Um im Namen des Funktionsaccounts e-Mails versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Wählen Sie: Neue E-Mail-Nachricht verfassen aus dem Hauptfenster

Outlook Web App

Outlook Web App (OWA) mehrere Konten anzeigen

FAQ bei mehreren Postfaechern

Was ist Automapping

(Seit Exchange 2010 SP1) Der Outlook Client versucht alle Postfächer auf die Sie mit Ihrem Login Vollzugriff haben zu verbinden. Im Regelfall ist diese Funktion hilfreich, da Sie nichts machen müssen damit ein Postfach angezeigt wird. Nachteilig ist es erst, wenn ein Postfach 2 mal eingebunden würde (Entweder als weiteres Postfach oder als eigenständiges weiteres Postfach). Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust

Signatur des weiteren Postfaches

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, ist es leider nicht möglich, für dieses weitere Postfach eine Signatur fest einzustellen, sie muss bei jeder neuen Mail über den Reiter Signatur gesetzt werden.

In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die über das weitere Postfach gesendet werden

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, wird die e-Mail im Standardordner "Gesendete Elemente" des Benutzers gespeichert, der die E-Mail versendet hat.

  • Das ist gerade in Teams ungünstig, weil der Verlauf der E-Mails nicht von allen direkt nachvollzogen werden kann. Für Funktionsaccount wird deshalb eine Einstellung vorgenommen, die automatisiert um 22:00 Uhr gesetzt wird. Diese bewirkt, das beim Senden einer Mail, auch eine Kopie der Mail im gesendete Elemente des Funktionspostfaches ablegt wird.
  • Hinweis für BCC Empfänger: Die Kopie der gesendeten Mail im gesendete Elemente des Funktionspostzfaches enthält keine BCC - Empfänger.

In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die im weiterem Postfach gelöscht werden

An dieser Stelle entscheidet die Software.

Bei der Fernuniversität in Hagen wurde zentral Entschieden das gelöschte Elemente im Ordner "gelöschte Elemente" vom Funktionsaccount liegen sollen. Falls dies bei Ihrem Funktionspostfach nicht so ist, melden Sie sich bitte beim Helpdesk.

Mehr Details hier: Exchange gelöschte Elemente bei freigegebenen Postfächern