Hybridmeetings

Was ist eigentlich ein Hybridmeeting?

Als Hybridmeeting wird an der Fernuniversität eine besondere Veranstaltungsform bezeichnet, an der man an der gleichen Veranstaltung sowohl vor Ort in Präsenz als auch virtuell teilnehmen kann. Die Veranstaltung vor Ort wird dabei mittels entsprechendem Audio-Video-Equipment direkt online übertragen. Teilnehmende, die nicht vor Ort sein können, können über das Webkonferenzsystem Adobe Connect teilnehmen. Sie sehen und hören nicht nur alle Beiträge aus dem Veranstaltungsraum, sondern können sich über die Webkonferenz auch aktiv in die Veranstaltung einbringen, indem sie Fragen oder Kommentare per Textchat oder Audiobeitrag äußern und je nach Präferenz auch selbst eine Webcam verwenden können. Diese individuell nach Bedarf konfigurierbaren Interaktionsmöglichkeiten sind das Besondere an einem Hybridmeeting und stellen den Mehrwert gegenüber einem reinen Live-Streaming einer Veranstaltung dar.

Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

Damit eine Online-Teilnahme an der Veranstaltung möglich ist, muss zunächst eine virtuelle Veranstaltung mit einem Videokonferenztool geplant werden (z.B. Adobe Connect oder Zoom oder MS Teams. Die Online-Teilnehmenden werden wie üblich zur Veranstaltung eingeladen und nehmen über den Veranstaltungs-Link teil. Veranstalter*innen von Hybridveranstaltungen sollten bereits Erfahrungen mit dem jeweiligen Videokonferenztool gesammelt haben und sich mit den Grundfunktionen und Konfigurationsmöglichkeiten auskennen. Die lokale Gruppe nimmt dann gemseinsam wie ein einzelner Teilnehmer an der Online-Veranstaltung teil. Eine konkrete Planung des Ablaufs unter Einbeziehung der Bedarfe der spezifischen Teilnehmergruppen (online und offline) ist sehr wichtig.

Für die lokale Gruppe folgende Hardware-Ausstattung benötigt:

• mindestens eine Kamera (falls ein Live-Bild übertragen werden soll)
• mindestens ein Mikrofon (zur Tonübertragung, bei mehr als einem Mikrofon ggf. auch ein Mischpult)
• mindestens ein Lausprecher (damit auch die Online-Teilnehmenden lokal zu hören sind)
• ein Projektor oder großer Monitor
• optional: eine digitale Tafel oder ein anderes Stifteingabegerät (wenn auch Handschriftliches übertragen werden soll)
• ein PC mit Internetanschluß, an dem die Geräte angeschlossen sind und der alle Inhalte an das Videokonferenztool übertragen werden

Wo und wie kann ich an der FernUniversität eine Hybridveranstaltung durchführen?

Seminarräume mit fest installierter Technik

Auf dem Campus in Hagen gibt es zwei Räume (H004 und H006 in Gebäude 3) und in jedem Campusstandort der Fernuniversität in Deutschland jeweils einen Raum, in dem die notwendige technische Ausstattung für eine Hybridveranstaltung fest installiert ist. Die Ausstattung ist in allen Hybridmeetingräumen nahezu identisch: jeweils vorhanden ist ein großer Touchscreen mit eingebautem PC, 2 Kameras, Deckenmikrofone sowie zusätzliche Funkmikrofone. In allen Räumen kann wahlweise die gesamte Anlage oder alternativ ein zusätzlich mitgebrachter PC integriert werden (wenn z.B. zwingend besondere, lokal installierte Software verwendet werden soll). Nach einer unbedingt erforderlichen Einführung durch das ZLI (Kontakt über helpdesk@fernuni-hagen.de oder hybridmeeting@fernuni-hagen.de) kann die Technik selbstständig bedient und verwendet werden. Insbesondere bei selbst mitgebrachten PCs sollte vorab ausreichend Zeit für Tests und Treiberinstallationen eingeplant werden. Die folgenden Anleitungen liegen auch in den Hybridmeeting-Räumen bereit:

• ausführliche PDF-Anleitung zur Nutzung der Kamera- und Mikrofontechnik bei Hybridveranstaltungen mit internem eScreen-PC (S.1) und mit mit externem Notebook (S.2)
  • mit "Shure ANIUSB"-Mikrofon (in Hagen, Berlin und Hamburg): "Anleitung Hybridräume (Shure)"
  • mit "Dante USB Receive"-Mikrofon (übrige Standorte): "Anleitung Hybridräume (Dante)"
• Abbildung der Mediensteuerung:
  • wenn alternativ auch ein Beamer vorhanden ist (Berlin, Bonn, Hagen, Hamburg, Karlsruhe, Leipzig, Nürnberg, Stuttgart): Abbildung der Mediensteuerung
  • wenn im Raum kein zusätzlicher Beamer vorhanden ist (Budapest, Coesfeld, Frankfurt, Hannover, München, Neuss), enthält die Mediensteuerung weniger Tasten. Die für Hybridveranstaltung relevanten Funktionen sind aber identisch: Abbildung der Mediensteuerung (für Räume ohne zusätzlichen Projektor)

Selbstaufbau in beliebigen Seminarräumen

Für kleine lokale Gruppen mit bis zu 15 Personen kann die notwendige Technik im ZDI ausgeliehen werden (siehe Technikausleihe für Hybridmeetings und Videokonferenzen) und in einem beliebigen Seminarraum selbstständig aufgebaut und verwendet werden. Vorab ist es sinnvoll, einen Beratungstermin mit dem ZMI zu vereinbaren, um die passende Technik für den konkreten Anwendungsfall auszuwählen und gleichzeitig eine kurze Einführung in die Verwendung der Geräte zu bekommen.

Großveranstaltungen oder Veranstaltungen mit besonderen

Bei größeren Veranstaltungen auf dem Campus in Hagen in den Seminarräumen 1-3 sowie 4 & 5 in Gebäude 2 (Seminargebäude) kann die dort für das Videostreaming installierte Audio-Video-Technik auch mit für Hybridveranstaltungen mit Adobe Connect oder Zoom verwendet werden. In diesen Räumen ist dann aber eine technische Betreuung der Veranstaltung durch das ZLI erforderlich (Kontakt: Helpdesk@fernuni-hagen.de oder hybridmeeting@fernuni-hagen.de). Daher sollte eine in diesen Räumen geplante Hybridveranstaltung frühzeitig geplant und deren technische Betreuungsmöglichkeit rechtzeitig vereinbart werden.