Zoom: Proctoring

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Wenn das Videokonferenztool Zoom für das Proctoring, also zur Überwachung/Aufsicht von Studierenden im Rahmen einer Online-Klausur eingesetzt werden soll, gibt es hierzu mehrere Möglichkeiten. Im Folgenden soll daher eine empfohlene Vorgehensweise mit den entsprechenden Einstellungen vorgestellt werden. Abweichungen vom Vorgehen sind möglich.

Bitte sprechen Sie Ihr geplantes Vorgehen unbedingt mit Ihrem zuständigen Prüfungsamt ab, da wir an dieser Stelle nur über technische Möglichkeiten aufklären und Empfehlungen geben können. Wenn Sie Fragen zum vorgestellten Verfahren oder generell zum Proctoring mit Zoom haben, wenden Sie sich bitte zur Beratung an ekoo@fernuni-hagen.de.

Bitte beachten Sie, dass keine dieser Vorgehensweisen eine Ausweiskontrolle ersetzt! Sie sollten in jedem Fall im Meeting mindestens einen Breakout Room anlegen, sodass Studierende einzeln in einem geschützten Rahmen einer Aufsicht per Webcam den Personalausweis vorzeigen können.

1. Anlegen des Meetings

Legen Sie für den Zeitraum der Klausur wie gewohnt ein Zoommeeting über den Browser an. Je nachdem wie viele Studierende zur Klausur angemeldet sind, sollten Sie diese in Gruppen aufteilen und auf mehrere Zoommeetings verteilen. Um den Überblick zu behalten, ist eine Gruppengröße von 30-40 Studierenden pro Zoommeeting empfehlenswert. Darüber hinaus wird empfohlen nach Möglichkeit 2 Aufsichten pro Zoommeeting bereitzustellen (so kann Aufsicht A die Studierenden weiter beobachten, während Aufsicht B sich den Ausweis oder Bildschirm einer*eines Studierenden zeigen lässt). Beim Anlegen des Meetings kann die Aufsicht A die Aufsicht B direkt als "alternativen Moderator" eintragen, sodass diese im Meeting Co-Host-Rechte hat und den Warteraum umgehen kann (Achtung: die Aufsichten benötigen hierzu ein Zoomkonto an der FernUni. Falls die Aufsichten extern sind,kann mit Gastaccounts gearbeitet werden). Achtung: Eine Person kann nicht zeitgleich mehrere Meetings durchführen! Wenn Ihre Klausur so viele Prüflinge hat, dass mehrere zeitgleiche Zoommeetings erforderlich sind, sollte jedes Meeting von einer anderen Person angelegt/durchgeführt werden!

Die Planung Ihres Meetings könnte dann so aussehen:

BILD Zoom_Proctoring_Meetingplanung

Nachdem Sie das Meeting angelegt haben, können Sie die Zugangsdaten für die Studierenden bereitstellen (z.B. in Moodle). Bitte achten Sie darauf, nicht nur den Meetinglink, sondern ebenfalls die Meeting-ID und den Kenncode anzugeben, damit Studierende notfalls diese Daten direkt in die App eingeben können.

2. Ablauf vor und während der Klausur

Testmeeting zur Verfügung stellen, das jederzeit ohne Warteraum betreten werden kann Warteraum, wie nehmen Studierende teil? -> Klarname, Zugang sollte per App und Browser möglich sein (Nutzugn der App sollte empfohlen werden), Aufsichten sollten in jedem Fall die App verwenden, Mikros an (falls gestört fühlen, Lautsprecher leiser stellen,

3. Ausweis-/Bildschirmkontrolle in einem Breakout Room

Verfahren 1: Den Studierenden wird ein Zoomkonto an der Fernuni vorgeschrieben

Dieses Verfahren eignet sich dafür, wenn Sie im Meeting direkt erkennen möchten, ob die Personen im Meeting der Fernuni angehörig sind.

1. Die Einstellung „nur berechtigte Benutzer können am Meeting teilnehmen: bei Zoom anmelden“ in den globalen Kontoeinstellungen aktivieren. Nun können nur Personen Zutritt zum Meeting erhalten, die über ein Zoomkonto verfügen. Es sollte vorgegeben werden, dass die Studierenden sich vorab ein Zoomkonto an der Fernuni anlegen, indem sie sich mit ihren Fernuni-Benutzerdaten über https://fernuni-hagen.zoom.us/ registrieren.

2. Damit diese Zutrittsregelung auch für Nutzer*innen, die den Browser anstelle der App verwenden, zutrifft, muss zusätzlich die globale Kontoeinstellung „Nur berechtigte Benutzer können vom Web-Client aus an Meetings teilnehmen“ aktiviert werden. Möchten Sie, dass alle Nutzer*innen einheitlich die App verwenden, bitten Sie sie diese bereits vorab zu installieren. Sie sollten dann außerdem die Einstellung „Einen Link „von Ihrem Browser teilnehmen“ deaktivieren, sodass die Möglichkeit, vom Browser aus teilzunehmen, den Teilnehmenden erst gar nicht angezeigt wird. Beachten Sie hierbei bitte, dass der Browser in seinen Funktionen eingeschränkter ist als die App, einige Nutzer*innen aber eventuell auf den Browser angewiesen sind, da sie auf ihrem Arbeitsgerät z.B. keine Adiminstrationsrechte haben, um eine App zu installieren. Bitte informieren Sie die Studierenden daher im Vorfeld rechtzeitig über die gewünschte Verfahrensweise, sodass sich diese darauf vorbereiten und bei Problemen melden können.

3. Bitten Sie die Studierenden darum, dass diese bevor sie den Meetingraum betreten, überprüfen, ob sie in ihr Fernuni-Konto eingeloggt sind. Den Studierenden muss klar sein, dass ein privates Zoomkonto nicht zulässig ist. Sollte ein Studierender sowohl ein privates, als auch ein Fernuni-Zoomkonto besitzen, dann muss er*sie sich gegebenenfalls aus dem privaten Konto abmelden und in das Fernuni-Zoomkonto einloggen. Alle Personen, die nicht in ein Fernuni-Konto eingeloggt sind, können Sie im Meeting in der Teilnehmerliste an dem Zusatz „Gast“ hinter dem Namen erkennen (hierzu muss in Ihren Kontoeinstellungen die Einstellung "Gastteilnehmer im Meeting/Webinar identifizieren" aktiviert sein).

4. Bitten Sie die Studierenden darum, den Anzeigenamen in Ihrem Fernunikonto nicht zu ändern und falls eine Namenseingabe erforderlich ist, den Klarnamen einzugeben. Kommunizieren Sie an die Studierenden, dass diese im Meeting eine Aufsicht kontaktieren sollen, sollte doch ein anderer Name angezeigt werden. Die Aufsicht kann diesen dann ändern.

Verfahren 2: Die Studierende benötigen kein Zoom-Konto und niemand ist in ein Konto eingeloggt

Dieses Verfahren eignet sich, wenn Sie den Studierenden nicht vorschreiben möchten, ein Zoomkonto zu erstellen und sich die Identitätskontrolle auf eine Ausweiskontrolle im Meeting fokussiert. Dieses Verfahren ähnelt Präsenzklausuren, da hier ebenfalls bis zur Ausweiskontrolle nicht sicher gestellt werden kann, welche Personen anwesend sind und ob diese der Fernuni angehörig sind.

1. Die Einstellungen „Nur berechtigte Benutzer können am Meeting teilnehmen“ und „Nur berechtigte Benutzer können vom Web-Client aus am Meeting teilnehmen“ sind beide deaktiviert, sodass für die Teilnahme am Meeting kein Zoomkonto erforderlich ist.

2. Bitten Sie die Studierenden, sofern Sie (oder auch eine andere Person, die dasselbe Endgerät verwendet) in ein Zoomkonto eingeloggt sind, sich vor Beginn der Veranstaltung aus diesem Konto auszuloggen. Im Meeting werden dann alle Personen als Gast angezeigt.

3. Bitten Sie die Studierenden darum, falls eine Namenseingabe erforderlich ist, den Klarnamen einzugeben. Kommunizieren Sie an die Studierenden, dass diese im Meeting eine Aufsicht kontaktieren sollen, sollte doch ein anderer Name angezeigt werden. Die Aufsicht kann diesen dann ändern.

Verfahren 3: Jedem*jeder Studierenden ist selbst überlassen, wie er*sie am Meeting teilnimmt

Dieses Verfahren eignet sich, wenn Sie den Studierenden nicht vorschreiben möchten, ein Zoomkonto zu erstellen. Bei diesem Verfahren ist es egal, ob die Studierenden in ein Zoomkonto (Fernunikonto oder privates Zoomkonto) eingeloggt sind oder nicht, da sich die Identitätskontrolle auf eine Ausweiskontrolle im Meeting begrenzt. Dieses Verfahren ähnelt Präsenzklausuren, da hier ebenfalls bis zur Ausweiskontrolle nicht sicher gestellt werden kann, welche Personen anwesend sind und ob diese der Fernuni angehörig sind.

1. Die Einstellungen „Nur berechtigte Benutzer können am Meeting teilnehmen“ und „Nur berechtigte Benutzer können vom Web-Client aus am Meeting teilnehmen“ sind beide deaktiviert, sodass für die Teilnahme am Meeting kein Zoomkonto erforderlich ist.

2. Bitten Sie die Studierenden darum, falls eine Namenseingabe erforderlich ist, den Klarnamen einzugeben. Kommunizieren Sie an die Studierenden, dass diese im Meeting eine Aufsicht kontaktieren sollen, sollte doch ein anderer Name angezeigt werden. Die Aufsicht kann diesen dann ändern.

Ausweiskontrolle

In jedem Proctoring-Meeting sollte immer eine Ausweiskontrolle vorgenommen werden. Hierzu aktivieren die Studierenden im Zoommeeting Ihre Webcam und halten Ihren Personalausweis neben ihr Gesicht.

Für die ideale Umsetzung der Ausweiskontrolle sollten sogenannte „Breakout Rooms“ verwendet werden, d.h. die Studierenden werden entweder

a) für die Zeitdauer des kompletten Meetings in einzelne Räume verschoben (1 Studierender pro Raum)

oder

B) befinden sich während des gesamten Meetings alle im Hauptmeeting und werden nach und nach vom Host in einen Breakout Room geschoben.

Im Breakout Room gibt der*die Studierende die eigene Webcam frei und zeigt der Aufsicht auf Aufforderung den Ausweis. Bitte machen Sie sich hierzu mit dem Einsatz von Breakout Rooms in Zoom bekannt: Zoom: Breakout Sessions/ Gruppenräume

Weitere nützliche Features

Registrierung: Ist die Registrierung für ein Meeting aktiviert, so erhalten die Teilnehmenden zunächst einen Registrierunglink, über den Sie sich anmelden müssen. Nach der Anmeldung erhalten sie dann die Zugangsdaten zum eigentlichen Zoommeeting. Neben Name und E-Mailadresse können in der Registrierung noch weitere Daten abgefragt werden (z.B. Matrikelnummer). Für diese Funktion ist kein Zoomkonto erforderlich. Es empfiehlt sich jedoch dringend den Studierenden bei dieser Variante die Nutzung der App vorzuschreiben bzw. eine Nutzung des Browsers nicht zu ermöglichen, da in Verbindung von „Registrierung + Browser“ Fehlermeldungen beobachtet wurden. Nach der Registrierung kann der*die Meetingplaner*in einen Registrierungsbericht einsehen.

Anmeldung in Moodle / Zoommeeting in Moodle anlegen: Es besteht die Möglichkeit das Zoommeeting in einer Moodle Lernumgebung als Aktivität anzulegen. Die Studierenden benötigen hierzu kein Zoomkonto. Wenn kein Zoomkonto besteht und die Teilnehmenden das Meeting in der App öffnen, dann wird als Anzeigename im Meeting der Name aus Moodle übernommen. Wenn jemand jedoch in ein Zoomkonto eingelogged ist, dann wird der Anzeigename aus dem Zoomkonto und nicht aus Moodle übertragen. Es besteht also die Gefahr, dass ein anderer Name bewusst oder unbewusst verwendet wird.

Nutzungsbericht einsehen: Der*die Meetingersteller*in hat nach dem Meeting die Möglichkeit in seinem*ihrem Zoomkonto einen Nutzungsbericht für das jeweilige Meeting einzusehen (Berichte -> Nutzung). Dieser enthält folgende Informationen: Name, Benutzer-E-Mail (nur bei in Zoom eingeloggten Personen, Beitrittszeit, Beendigungszeit, Dauer in Minuten, Gast (gibt an, ob die Person in ein Zoomkonto der Fernuni eingeloggt war oder nicht)

Das Proctoring/die Aufsicht während des Meetings

Um die Studierenden während diese ihre Klausur schreiben über Zoom zu beaufsichtigen, empfiehlt es sich in Zoom die sogenannten Breakout Rooms zu verwenden (Zoom: Breakout Sessions/ Gruppenräume). Wie auch bei der Ausweiskontrolle können hier zwei unterschiedliche Vorgehensweisen angewandt werden, die unterschiedliche Vor- und Nachteile haben und für die die Gruppengröße der Klausurschreibenden, sowie die Anzahl der Aufsichtspersonen berücksichtigt werden sollten:

a) Die Studierenden werden für die Zeitdauer des kompletten Meetings in einzelne Räume verschoben (1 Studierender pro Raum) Bei dieser Variante gilt es zu beachten, dass pro Meeting maximal 50 Breakout Räume angelegt werden können. Ein Raum sollte für die Aufsichten zur Beratung bereit stehen. Somit eignet sich diese Variante besonders für kleinere Klausurgruppen. Bei größeren Gruppen müssten mehrere parallele Meetings angelegt werden (siehe "Proctoring mit Gruppen > 300 Personen" in diesem Artikel). Die Studierenden müssen im Breakout Raum sowohl Ihren Bildschirm wie auch Ihr Kamerabild freigeben. Die Studierenden können sich untereinander nicht sehen und nicht miteinander kommunizieren. Eine Aufsicht kann jederzeit den Raum betreten.

oder

b) Die Studierenden befinden sich während des gesamten Meetings alle im Hauptmeeting und werden nach und nach vom Host in einen Breakout Room geschoben. Wie viele Räume hier angelegt werden, hängt von der Größe der Gruppe ab und von der Anzahl der Aufsichten. Desto größer die Gruppe, desto mehr Breakout Räume sollten angelegt werden, sodass Aufsichten hier auch parallel Personen überprüfen können. Bei dieser Variante befinden sich die Studierenden im Hauptmeeting und geben Ihre Kamera frei. Eine Bildschirmfreigabe ist in diesem Szenario nicht möglich, daher werden Personen vereinzelt vom Host aus dem Hauptraum in Breakout Rooms verschoben und dort von einer Aufsicht aufgefordert, Bildschirm und Kamera freizugeben. Nachteile sind hierbei, dass nur der Host die Teilnehmenden in die Räume verschieben kann und die Studierenden hier durch die Verschiebung in den Raum vorgewarnt werden und bis zur eigentlichen Bildschirmfreigabe ein kurzes Zeitfenster haben, um eventuelle Browsertabs oder ähnliches zu schließen.

Proctoring mit Gruppen > 300 Personen

In einem Zoommeeting haben maximal 300 Personen inklusive Host und Co-Hosts Platz. Soll also eine Klausur mit einer größeren Gruppe geschrieben werden, müssen mehrere parallele Meetings angelegt werden. Dies ist in Zoom problematisch, da das System nicht zulässt, dass ein Konto mehrere Meetings gleichzeitig durchführt.

Um dies zu umgehen, muss wie folgt vorgegangen werden: 1. Eine Person mit einem Fernuni-Zoomkonto legt (nachdem sie ihre Kontoeinstellungen überprüft hat!) so viele Meetings, wie benötigt werden an. Für jedes dieser Meetings sollten dieselben Einstellungen getroffen werden. Die Meetings müssen als "wiederkehrendes Meeting" geplant werden.

2. Für jedes Meeting wird eine unterschiedliche Person als "alternativer Moderator" festgelegt. Dies können nur Personen sein, die selbst ein lizensiertes Zoomkonto an der Fernuni besitzen. Der alternative Moderator wird dann das ihm*ihr zugeteilte Meeting starten und dort die Host-Rolle einnehmen. Es ist wichtig, dass eine Person immer nur einem Meeting zugeordnet ist, da man mit einem Konto nicht in mehreren Meetings gleichzeitig sein kann.

Kontoeinstellungen

Einstellungen, die in den globalen Kontoeinstellungen beachtet werden sollten:

- Warteraum: Möchten Sie, dass die Studierenden bevor sie in das Meeting gelangen, zunächst in einem Warteraum landen und dann vom Host/Co-Host zugelassen werden müssen, können Sie diese Option hier aktivieren. Ist die Einstellung hier deaktiviert, kann Sie trotzdem noch bei der Meetingplanung oder auch im Meeting aktiviert werden. Die Option des Warteraums eignet sich besonders bei kleineren Klausurgruppen.

- Nur berechtigte Benutzer können an Meetings teilnehmen: Aktivieren/deaktivieren Sie diese Methode, je nachdem für welches der oben geschilderten Verfahren Sie sich entscheiden.

- Nur berechtigte Benutzer können vom Web-Client aus an Meetings teilnehmen: Aktivieren/deaktivieren Sie diese Methode, je nachdem für welches der oben geschilderten Verfahren Sie sich entscheiden.

- End-to-End Verschlüsselung nutzen: Sollte für das Szenario der Prüfungsüberwachung deaktiviert werden, da Ende-zu-Ende-verschlüsselte Meetings (https://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/index.php/Zoom:_Ende-zu-Ende-Verschl%C3%BCsselung) mit Einschränkungen verbunden sind (kein Zugang über den Browser, keine Breakout Rooms möglich, und weitere).

- Teilnehmern Beitritt vor dem Host gestatten: Deaktivieren Sie diese Einstellung, um zu verhindern, dass Studierende schon vor dem Start des Meetings den Meetingraum betreten können. Ist diese Einstellung in Ihren Kontoeinstellungen deaktiviert, können Sie sie bei Bedarf auch im Rahmen der Meetingplanung für ein einzelnes Meeting aktivieren.

- Privater Chat: Diese Einstellung sollte unbedingt deaktiviert werden, um zu verhindern, dass Studierende sich während des Meetings private Nachrichten schicken können.

- Dateiübertragung: sollte deaktiviert werden

- Co-Moderator: Die Einstellung sollte aktiviert sein, um bei Bedarf auch während des Meetings eine Aufsicht zum Co-Host ernennen zu können. Idealerweise sollten die Aufsichten ebenfalls ein Zoomkonto an der Fernuni besitzen, sodass sie bereits während der Meetingplanung als "alternative Moderatoren" eingetragen werden können.

- Bildschirmübertragung: die Einstellung sollte aktiviert sein und unter "wer kann freigeben?" sollte "Alle Teilnehmer" ausgewählt sein, damit die Studierenden auf Aufforderung Ihren Bildschirm freigeben können.

- Feedback ohne Worte: sollte aktiviert sein, damit Teilnehmende sich melden können

- Reaktionen auf Meeting: sollte aktiviert sein, damit Teilnehmende sich melden können

- Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben: falls die Einstellung aktiviert ist, empfiehlt es sich (bei kleinen Gruppen) einen Warteraum zu aktivieren. Falls die Einstellung deaktiviert ist, bitte Teilnehmer*innen nur dann entfernen, wenn sicher ist, dass diese Person von der Klausur ausgeschlossen werden soll.

- Disable desktop screen sharing for meetings you host: Diese Einstellung sollte deaktiviert sein, damit die Studierenden nicht nur eine einzelne Anwendung, sondern den gesamten Bildschirm zur Ansicht freigeben können.

- Feedback ohne Worte: sollte aktiviert sein, damit die Studierenden sich im Meeting melden und so um Hilfe bitten können.

- Teilnehmern erlauben, sich umzubenennen: diese Einstellung sollte deaktiviert werden, damit die Studierenden sich während des Meetings nicht umbenennen können. Sollte ein Studierender versehentlich mit einem falschen Namen das Meeting betreten, so soll er*sie sich an eine Aufsicht wenden, die dann den Namen ändern kann.

- Breakout Raum: sollte aktiviert sein, um eine Aufsicht und Klausurkontrolle in einem geschützten Raum durchführen zu können.

- Gastteilnehmer im Meeting/Webinar identifizieren: sollte aktiviert sein, insbesondere, wenn Verfahren 1 verwendet wird.

- Einen Link "Von Ihrem Browser teilnehmen" zeigen: sollte aktiviert/deaktiviert werden, je nachdem ob eine Teilnahme über den Browser erwünscht ist.

- E-Mail-Benachrichtigung: Wenn ein anderer Moderator für ein Meeting festgelegt oder von ihm entfernt wird: diese Einstellung sollte aktiviert sein, damit alternative Moderator*innen, die Sie für ein Meeting festlegen, per E-Mail darüber informiert werden.