E-Mail Grenzen Limit Quota

Beschreibung

Dieser Artikel beschreibt die Richtlinien, Maßnahmen und Services, welche die FernUniversität zum Schutz der Mailumgebung und Ihrer Person erhoben hat.

Zielgruppe

Der Artikel richtet sich an alle Personen die Mailsysteme der FernUniversität nutzen.

Allgemeine Informationen

Der Schutz der Mailumgebung und Ihrer Person basiert auf gezielten Analysen und Einschränkungen, dabei kann das System mehr Leisten und es besteht die Möglichkeit bestimmte Services zu nutzen, um diese Einschränkungen bei Bedarf anzupassen.

Sicherheit

Zur Sicherheit werden alle E-Mails gefiltert. Gefährliche Inhalte / Links in E-Mails mit unseriösen Hintergrund oder Identitätsdiebstahl sollen dabei nicht Ihr Postfach erreichen. Weitere Details zum Service der E-Mail Sicherheit sind unter E-Mail_Security beschrieben.

Speicherplatz (Quota)

Die Speicherplatz Quota beschreibt die Begrenzung des Speicherplatzes Ihres E-Mail Postfachs auf den Servern der FernUniversität.

Mehr Speicherplatz

Grundsätzlich sollte Ihr Postfach aufgeräumt sein, sodass der Standard-Speicherplatz ausreicht. Eine Anleitung zum Aufgeräumten des Postfach ist unter Outlook 2019 Aufraeumen eines Postfaches zu finden. Sollten Sie trotzdem mit dem Speicherplatz nicht auskommen, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk.

Mitarbeiter

Für Beschäftigte der Fernuni gibt es seit dem 12.10.2016 folgende Quota.

5,0 GB Beschäftigte (die nicht Mentor oder Gast sind)
2,4 GB Gäste
2,4 GB Mentoren

Wie groß der freie Speicherplatz in ihrem Postfach ist, können Beschäftigte selbst ermitteln über den Outlook-Client oder der Outlook Web App (OWA). Dabei kann Ihr Postfach beim erreichen dieser Grenze weiterhin bis zu 100 MB zum Mailempfang verbrauchen. In den Beispiel-Bildern unten können also Mails verschickt werden, bis 4,9 GB erreicht sind. Bis zur Größe von 5 GB können noch Mails empfangen werden.

Outlook-Client

Um die verbrauchte und aktuell maximal mögliche Belegung Ihres Postfaches in Outlook zu ermitteln, führen Sie bitte folgende Schritte im Outlook durch:

• 

  Klicken Sie bitte in der Hauptansicht auf Datei (1), danach sollten Sie sich links im Fenster "Informationen" befinden (2). Im rechten unteren Bereich neben Tools zum Aufräumen sollte ein Balken zur aktuellen Belegung des Postfaches sein.

Webschnittstelle

Melden Sie sich in Outlook Web App (OWA) an.

• 

  In der Hauptansicht klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts (1). Im Untermenü linksklicken Sie Optionen (2).

• 

  Linksklicken Sie im linken Bereich auf Allgemein (1), danach linksklicken Sie auf den Unterpunkt Mein Konto(2). Im rechten unteren Bereich (eventuell nach unten scrollen), sollte die Belegung zu sehen sein (3).

Studierende

Auf dem Mailserver für Studierende gibt es eine Mail Quota von 1 GB. Wenn Sie Ihre Mail nicht regelmäßig abrufen und diese Grenze überschreiten, werden keine weiteren Nachrichten mehr angenommen. Sie erhalten dann beim Zugang (IMAP, POP oder Web) eine Mitteilung und eingehende Mail geht mit einem Vermerk "account is full (quota exceeded)" an den Absender zurück.

Wie groß der freie Speicherplatz in Ihrem Postfach ist, wird Ihnen unter Webschnittstelle https://studium.fernuni-hagen.de/ rechts oben unter Ihrer Mail-Adresse angezeigt.

Wenn das Postfach des Empfängers die maximale Größe erreicht hat, bekommt der Absender beim Senden an einen solchen Account die folgende Fehlermeldung:

Failed to deliver to ’<........@studium.FernUni-Hagen.de>’
LOCAL module (account ........) reports:
 account is full (quota exceeded).

Bitte informieren Sie den Mail-Empfänger auf alternativem Weg, dass er bitte sein Postfach aufräumen möchte.

Beschränkungen beim Versand von E-Mails

Damit bei kompromittierten Mailboxen nicht unbeschränkt viele Spam-Mails verschickt werden können, gilt für den Versand von E-Mails die Beschränkung, dass Sie max. an 200 Empfänger in einem Zeitraum von 24 Stunden senden dürfen. Bei Funktionsaccounts gibt es diese Einschränkung nicht.

Fehlermeldung beim Erreichen des Versandlimits

Wenn Sie dieses Limit an Empfängern pro Tag erreichen, bekommen Sie je nach genutzten Client beim anschreiben des 201 Empfängers folgende Meldungen:

Outlook

• 

  Die Fehlermeldung in Outlook ist leider schwer verständlich. In OWA erhalten Sie ein ausführlichere Beschreibung.

OWA

• 

  In OWA erhalten Sie im Fehlerfall eine Benachrichtigung, wenn Sie nun auf "Weitere Details" klicken, können Sie die Meldung genauer einsehen.

• 

Thunderbird

• 

  "550 5.2.2 Submission quota exceeded" bedeutet, dass Sie das Nachrichtenlimit erreicht haben.

Bitte beachten Sie, dass Sie weiterhin an die 200 Empfänger der letzten 24 Stunden Nachrichten senden können. Dieses Limit gilt demnach nur für neue Empfänger.

Temporäre Aufhebung der Beschränkung

Wenn Sie E-Mails an viele Empfänger senden wollen, kann die Beschränkung auch temporär aufgehoben werden. Wenn Ihre Beschränkung für 24 Stunden aufgehoben werden soll, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk. Es kann bis zu 30 Minuten dauern bis die Einstellungen nach einer Änderung wirksam werden; wenn Sie den Outlook-Client benutzen, ist ein Neustart erforderlich.

Maximale Größe von E-Mail

Die maximale Größer der E-Mails richtet sich nach der Annahmebereitschaft des Empfangenden und der dazwischenliegenden SMTP-Server. Die Mailsysteme der FernUniversität in Hagen bearbeiten E-Mails, die bis zu 100MB groß sind.

Der Versand einer E-Mail von der FernUniversität zu anderen Providern bis 5 MB ist bei den meisten Zielsystemen kein Problem. Falls der Empfänger über ein begrenztes Postfach (Quota) verfügt, können große Mails beim Empfänger dazu führen, dass er keine weiteren Mails empfangen kann, weil die maximale Größe überschritten ist.

Typische Fehlermeldung sind unter anderem:

• 552 Error: message too large
• 552 Requested mail action aborted: exceeded storage allocation
• 552 Message size exceeds fixed maximum message size (5000000)
• 552 <xxx@xxxx.de>... Mailbox is full
• 552 <xxx@xxxx.de>: User is over the quota. You can try again later.

Maximale Empfänger in einer e-Mail

Bitte beachten Sie das Versendelimit! Im Standard können 200 Unterschiedliche Empfänger in 24 Stunden angeschrieben werden. Sollten Sie ein höheres Limit erhalten haben können in einer einzelnen e-Mail maximal 500 Empfänger angeschrieben werden. Dieses Limit ist organisationsweit und kann nicht angepasst werden.

Beispiel

Sollten Sie 1250 Empfänger anschreiben wollen, so sind diese auf 3 e-Mails aufzuteilen. Dabei ist die Empfehlung etwas unter den Grenzwerten zu bleiben und zwei e-Mails mit 495 Emfängern zu versendenden und eine zweite e-Mail mit 260 Emfängern.

Alternativ

In der Regel schreiben Sie e-Mails an eine Masse von Empfängern. Sollte kein individueller Text gebraucht werden, ist die Empfehlung eine Mailman-Liste zu beantragen oder eine vorhandene Liste zu benutzen. Mit dieser Liste können auch beispielsweise 100.000 Empfänger adressiert werden. Das hat mehrere Vorteile:

• Ihr Client (Outlook) hat nichts mehr mit der Bearbeitung zu tun und bremst dadurch Ihren Client nicht aus. Die Last liegt am Mailman Server.
• Der Mailman-Server ist darauf ausgelegt viele e-Mails schnell zu versenden. Die e-Mails kommen zeitnah bzw. fast zeitgleich an.
• Es bedarf keiner Anpassung Ihrer Grenzwerte vom Postfach.
• Es gibt weniger Abweisungen von externen Anbietern (z.B. GMX.de / WEB.de), weil andere und mehr versendene Stellen benutzt werden.

Serienbriefe brauchen je nach Empfängerzahl mehrere Tage um viele e-Mails zu versenden, daher ist es immer sinnvoll über diese Alternative nachzudenken.

Datensicherung

Wir sichern Ihre Daten mehrmals täglich durch Backups und können daher versehentlich gelöschte E-Mails wiederherstellen.

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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