Mailinglisten mit Mailman Administrator

Verwaltung von Mailinglisten

Zur Verwaltung Ihrer Mailinglisten steht Ihnen ein zeitgemäßes und komfortables System zur Verfügung: Mailman. Wir haben die bisher auf dem zentralen Mailhost betriebenen Mailinglisten auf Mailman umgestellt.

Was ist Mailman?

Mailman ist der GNU Mailinglisten Manager (Listserver). Bisher gab es bei den Mailinglisten nur die Kategorien offen, geschlossen und moderiert. Mit Mailman ist eine feinere Steuerung des Zugriffs auf die Mailinglisten möglich, welche von Ihnen über eine Web-Schnittstelle eingestellt werden kann.

Welche Möglichkeiten bietet Mailman?

Für viele ist sicher die Unterstützung der deutschen Sprache bei der Benutzerschnittstelle wichtig, die sowohl über Mail als auch über WWW verfügbar ist. Für alle Listen ist dieses voreingestellt; es kann aber für jede Liste eine beliebige Sprache aus einer langen Liste vom Administrator frei gewählt werden. Der Listenadministrator kann darüber hinaus auch weitere Administratoren, sowie Moderatoren mit eingeschränkten Administratorrechten ernennen. Die Funktion ist besonders für den Vertretungsfall bei Urlaub und Krankheit wichtig. Weitere Merkmale sind (eine vollständige Liste finden Sie hier):

• Web-basierte Administration
• Subskription per Web oder Email
• Mehrsprachigkeit: wir haben die Sprache auf deutsch eingestellt. Bei internationalen Listen können Sie diese für Ihre Liste gezielt anders wählen ("Language options").
• reale Namen neben den Mailadressen
• MIME-basierte Filterung der Mailinhalte ("Content filtering")
• Beschränkug der Maillänge auf 40 kByte und 10 To:- oder Cc:-Empfänger. Diese Werte können Sie unter "max_message_size" in "General Options", bzw. "Privacy options" - "Recipient filters" - "max_num_recipients" verändern.
• Flexible Möglichkeiten der Beschränkung/Ermöglichung des Zugangs ("Privacy options" - "Sender filters" und "Recipient filters")
• Spam-Abwehr bei offenen Listen ("Privacy options" - "Spam filters")
• automatische Verarbeitung nichtzustellbarer Nachrichten ("Bounce processing"), d.h. Mailadressen auf Ihrer Liste werden automatisch gelöscht, wenn die Nachrichten über einen längeren Zeitraum als unzustellbar zurückkommen. Sie können die Schwellen anpassen oder auch die Funktionalität ganz abschalten. Die Zuordnung eines Rücklaufs zu einer Adresse der Liste ist nicht immer möglich, z.B. wenn die Unzustellbarkeit erst nach einer Weiterleitung oder Adressumschreibung auf einem entfernten System auftritt. Sollte dieser Fall bei Ihnen gehäuft auftreten und Sie auch manuell keine Zuordnung zu einer Adresse Ihrer Liste finden, haben Sie die Möglichkeit durch personalisierte Zustellung diese Fälle zu klären. Dabei wird statt der sonst bei Listen üblichen effektiven Verteilung durch sinnvolle Zusammenfassung je eine individuelle Nachricht an jeden Empfänger gesandt. Damit sind die Rückläufe sicher einer Adresse Ihrer Liste zuzuordnen, was aber neben einer erhöhten Systembelastung mit einer erheblichen Verzögerung der Zustellung erkauft wird. Diese ist umso stärker, je größer die Liste ist und fällt besonders ins Gewicht, wenn sich die Empfänger auf wenige Domänen (etwa große Provider) konzentrieren. Sie sollten von dieser Option also nur bei dringendem Bedarf kurzfristig Gebrauch machen ("Non-digest options" - "personalize").
• die Teilnehmer haben weitgehende Wahlmöglichkeit ihrer Zustelloptionen - dazu ist ein Passwort erforderlich, das den Teilnehmern bei der Subskription mitgeteilt wird ("Non-digest options", bzw. "Digest options") .
• Web-basiertes Archiv der Listen wählbar ("Archiving Options"). Der Achivierungsrhythmus ("archive_volume_frequency") sollte bei laufender Archivierung nicht mehr verändert werden.
• Geheime Listen ("Privacy options" - "Subscription rules" - "advertised")
• Sichtbarkeit der Listenmitglieder ("Privacy options" - "Subscription rules" - "private_roster")
• Massensubskription zur komfortablen Übernahme bestehender Adressenlisten ("Membership Management" - "Mass Subscription" - "specify a file to upload").

Wie erhalte ich eine Mailingliste?

Wenn Sie eine Liste eingerichtet haben möchten, senden Sie bitte eine Mail mit den Antworten auf die unten gestellten Fragen an Helpdesk@FernUni-Hagen.de

Bitte beantworten Sie uns folgende Fragen:
- welche Mail-Adresse soll die Mailingliste bekommen? (Name der Mailingliste)
- bitte eine kurze prägnante Beschreibung, diese wird in der Übersichtsseite aller Mailinglisten angezeigt
  (https://mailhost.fernuni-hagen.de/mailman/listinfo)
- Wen dürfen wir als Administratoren eintragen?
- Soll ein Präfix für Betreffzeile der Listennachrichten gesetzt werden, wenn ja, welcher
- Soll die Mailingliste in der Übersichtsseite aller Mailinglisten erscheinen?
- Soll diese Mailingliste als Newsletter geführt werden? d.h. die zu verteilenden Mails werden durch die Adminstratoren freigegeben?
- oder dient die Mailingliste als Diskussionforum, d.h. alle Mitglieder dürfen an die Liste schreiben.
- wie wird die Liste mit Mail-Adressen gefüllt?
  - Sie füllen die LISTE
  - oder Interessenten können sich subscribieren

Nach der Bearbeitung der Anforderung erhalten Sie dann eine Mail mit weiteren Informationen und dem Anfangspasswort für die Administration.

Wir unterscheiden zwischen 3 Arten von Listen

• offen - Alle dürfen an die Liste schreiben aber nur Administratoren und Moderatoren dürfen Mitglieder aufnehmen und löschen.
• geschlossen - Nur Mitglieder der Liste dürfen an die Liste schreiben und nur Administratoren und Moderatoren dürfen Mitglieder aufnehmen und löschen, sowie über Zuschriften von Nichtmitgliedern entscheiden.
• moderiert - Nur Administratoren und Moderatoren dürfen Mitglieder aufnehmen und löschen, sowie über Zuschriften entscheiden und nur explizit unter "Membership Management" benannte Mitglieder (Häkchen bei "mod" entfernt), sowie unter "Privacy options" - "Sender filters" explizit benannte Nichtmitglieder dürfen frei an die Liste schreiben.

Wo finde ich eine Übersicht über die Mailinglisten?

• Mailinglisten an der FernUni Benutzersicht
• Mailinglisten an der FernUni Administratorsicht

Wie kann ich per email subskribieren?

Wenn Sie die Liste "Listenname" per email subskribieren möchten, dann senden Sie eine Mail mit dem Betreff (Subject) "subscribe" an

"Listenname"-request@fernuni-hagen.de .

Die Anführungsstriche sind natürlich nicht mit zu tippen und "Listenname" ersetzen Sie durch den Namen der Liste, die Sie subskribieren möchten.

Wo erhalte ich weitere Informationen?

• eine sehr gute Dokumentation externer Link http://genwiki.genealogy.net/Mailman_Betreuer_Dokumentation

Konfiguration von Mailinglisten

Allgemeine Optionen

folgende Felder sollten gefüllt sein:

• Name dieser Liste
• Administrator der Liste
• Beschreibung dieser Liste

  Diese Beschreibung erscheint in der Übersicht der Mailinglisten

Änderungen speichern

Liste soll nicht in der Übersichtsliste angezeigt werden

Abo-Regeln und Adressfilter...

- > Abo-Regeln

- > Diese Liste auch bekanntmachen, wenn die Leute anfragen, welche Listen auf dieser Maschine verfügbar sind? Nein

Änderungen speichern

Moderierte Liste

Abo-Regeln und Adressfilter...

- > Absender-Filter

- > Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? Ja

- > Was soll passieren, wenn ein auf 'moderiert' geschaltetes Mitglied an die Liste sendet? Zurückhalten

- > (ziemlichweit unten) Aktion, die beim Eingang einer Nachricht eines Nichtmitgliedes ausgeführt werden soll, wenn für dieses Nichtmitglied bislang keine Aktion hinterlegt ist. Zurückhalten

Änderungen speichern

Zusätzlich müssen noch die Einstellungen für einzelne Mitglieder angepasst werden

- > Mitglieder-Verwaltung...

- > Mitgliederliste

Ganz unten (unter Besondere Aktionen): Setze jeden eingetragenen Nutzer der Liste auf "moderiert". Ein

Moderationflags ändern

als Spam makierte Mails löschen

Von ausserhalb der Fernuni eingehende Spam werden im Header durch unsere E-Mail Security als Spam makiert. Da diese Mails nicht an die Mitglieder verteilt werden sollen, bietet Mailman die Möglichkeit, solche Mails zu löschen.

Abo-Regeln und Adressfilter...

- > [Spam-Filter]

- > Filter-Regeln die auf den Header der Nachricht angewandt werden.

in das Feld Spam-Filter Regexp den Wert X-FEU-SECURITY: Spam eintragen und die Aktion Wegwerfen auswählen

Änderungen speichern

Fehlermeldungen

Die Anzahl der Empfänger dieser Nachricht ist zu hoch.

​Dies bezieht sich auf die Anzahl der Empfänger der zurückgewiesenen Mail, die im "an"-Feld und "CC"-Feld stehen. Übersteigt diese Anzahl die "Obergrenze der Empfängeranzahl einer Veröffentlichung", wie sie in der Liste konfiguriert ist, wird die Mail zur Freigabe zurückgehalten.

Das Problem sollte nicht auftreten, wenn Sie die anderen Empfänger ins BCC setzen.

Ändern können Sie die Anzahl hier (gilt aber nur für Mails, die nach der Änderung hereinkommen):

Abo-Regeln und Adreßfilter...

-> [Empfänger-Filter]

-> Obergrenze der Empfängeranzahl einer Veröffentlichung.

Löschen von Mailinglisten

Leider kann der Listen-Administrator nicht selbst die Mailinglisten löschen. Sie als Listen-Administrator können hier dem Postmaster per Mail den Namen der zu löschenden Liste mitteilen.

weiterführende Links

• externer Link eine sehr gute Dokumentation ist hier zu finden
• Online-Handbuch für Administratoren von Mailinglisten
• Dokumentation von Mailman