Exchange Postfach einbinden

Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern, genügt eine E-Mail des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen:

(Outlook 2010) Als weiteres Postfach

Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Benutzer durch AUTOMAPPING direkt Vollzugriff auf den Funktionsaccount bekommt und nicht über eine Gruppe berechtigt wird. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die Absenderadresse einrichten.

1. Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" -> Informationen Ihr Exchange Konto aus
2. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen unter Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen
3. Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster im Reiter "Email" Ihr Exchange Konto aus und klicken auf "Ändern"
4. Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen"
5. Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Microsoft Exchange" auf den Reiter "Erweitert"
6. Klicken Sie im Bereich "Postfächer: Diese Postfächer zusätzlich öffnen" auf "Hinzufügen"
7. Geben Sie hier den Benutzernamen des Funktionsaccounts an und bestätigen mit OK
8. Im Fenster "Konto ändern" klicken Sie auf "Weiter" -> "Fertigstellen"
9. Schließen Sie die Kontoeinstellungen

Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.

Einrichten der Absenderadresse

Um nun auch im Namen des Funktionsaccounts versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Neue E-Mail-Nachricht verfassen
2. "Von"-Feld anklicken
   • Sollte dies bei Ihnen nicht angezeigt werden, kann es unter dem Reiter "Optionen" unter dem Punkt "Felder anzeigen" aktiviert werden
3. "Weitere E-Mail-Adresse..." auswählen
4. "Von"-Feld anklicken und Funktions-Account im Globalen Adressbuch auswählen und bestätigen
5. Unter "Senden mit" sollte die E-Mail-Adresse des berechtigten Accounts stehen
6. Bestätigen Sie mit OK

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, ist es leider nicht möglich, für dieses zusätzliche Postfach eine Signatur fest einzustellen, sie muss bei jeder neuen Mail über den Reiter Signatur gesetzt werden.

(Outlook 2010) Als eigenständiges Exchange Postfach

1. Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" -> Informationen "+ Konto hinzufügen"
2. Neues Konto hinzufügen (E-Mail-Konto)
   1. Ihr Name (Absendername angeben)
   2. Emailadresse des Funktionsaccounts angeben.
   3. Kennwort leer lassen
   4. mit Weiter bestätigen
3. Fertigstellen

Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.

Outlook Web App

Outlook Web App (OWA) mehrere Konten anzeigen

In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die über das weitere Postfach gesendet werden

Normalerweise wird die E-Mail im Standardordner "Gesendete Elemente" des Benutzers gespeichert, der die E-Mail versendet hat. Das ist gerade in Teams ungünstig, weil der Verlauf der E-Mails nicht von allen direkt nachvollzogen werden kann. Eine Änderung ist möglich, Ziel der Änderung ist es, das die E-Mails im Standardordner "Gesendete Elemente" des Funktionsaccounts gesichert werden.

Diese Einstellung existiert, wie es Microsoft ausdrücken würde "bei Design" nicht mehr. Ist also nicht mehr vorgesehen. Für Funktionsaccount wird diese Einstellung daher automatisiert um 22:00 Uhr gesetzt.

In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die im weiterem Postfach gelöscht werden

An dieser Stelle entscheidet die Software.

Bei der Fernuniversität in Hagen wurde zentral Entschieden das gelöschte Elemente im Ordner "gelöschte Elemente" vom Funktionsaccount liegen sollen. Falls dies bei Ihrem Funktionspostfach nicht so ist, melden Sie sich bitte beim Helpdesk.

Mehr Details hier: Exchange gelöschte Elemente bei freigegebenen Postfächern