Zoom: Proctoring

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Wenn das Videokonferenztool Zoom für das Proctoring, also zur Überwachung/Aufsicht von Studierenden im Rahmen einer Online-Klausur eingesetzt werden soll, gibt es hierzu mehrere Möglichkeiten. Im Folgenden soll daher eine empfohlene Vorgehensweise mit den entsprechenden Einstellungen vorgestellt werden. Abweichungen vom Vorgehen sind möglich.

Bitte sprechen Sie Ihr geplantes Vorgehen unbedingt mit Ihrem zuständigen Prüfungsamt ab, da wir an dieser Stelle nur über technische Möglichkeiten aufklären und Empfehlungen geben können. Wenn Sie Fragen zum vorgestellten Verfahren oder generell zum Proctoring mit Zoom haben, wenden Sie sich bitte zur Beratung an ekoo@fernuni-hagen.de (insebsondere, wenn Sie zuvor noch nie oder kaum mit Zoom gearbeitet haben).

Bitte beachten Sie, dass keine dieser Vorgehensweisen eine Ausweiskontrolle ersetzt! Sie sollten in jedem Fall im Meeting mindestens einen Breakout Room anlegen, sodass Studierende einzeln in einem geschützten Rahmen einer Aufsicht per Webcam den Personalausweis vorzeigen können.

1. Anlegen des Meetings

Legen Sie für den Zeitraum der Klausur wie gewohnt ein Zoommeeting über den Browser an. Je nachdem wie viele Studierende zur Klausur angemeldet sind, sollten Sie diese in Gruppen aufteilen und auf mehrere Zoommeetings verteilen. Um den Überblick zu behalten, ist eine Gruppengröße von 30-40 Studierenden pro Zoommeeting empfehlenswert. Darüber hinaus wird empfohlen nach Möglichkeit 2 Aufsichten pro Zoommeeting bereitzustellen (so kann Aufsicht A die Studierenden weiter beobachten, während Aufsicht B sich den Ausweis oder Bildschirm einer*eines Studierenden zeigen lässt). Beim Anlegen des Meetings kann die Aufsicht A die Aufsicht B direkt als "alternativen Moderator" eintragen, sodass diese im Meeting Co-Host-Rechte hat und den Warteraum umgehen kann (Achtung: die Aufsichten benötigen hierzu ein Zoomkonto an der FernUni. Falls die Aufsichten extern sind,kann mit Gastaccounts gearbeitet werden). Achtung: Eine Person kann nicht zeitgleich mehrere Meetings durchführen! Wenn Ihre Klausur so viele Prüflinge hat, dass mehrere zeitgleiche Zoommeetings erforderlich sind, sollte jedes Meeting von einer anderen Person angelegt/durchgeführt werden!

Die Planung Ihres Meetings könnte dann so aussehen:

BILD Zoom_Proctoring_Meetingplanung

Nachdem Sie das Meeting angelegt haben, können Sie die Zugangsdaten für die Studierenden bereitstellen (z.B. in Moodle). Bitte achten Sie darauf, nicht nur den Meetinglink, sondern ebenfalls die Meeting-ID und den Kenncode anzugeben, damit Studierende notfalls diese Daten direkt in die App eingeben können.

2. Ablauf vor und während der Klausur

Idealerweise sollten Sie den Studierenden bereits einige Wochen vor der Klausur ein Zoom-Testmeeting zur Verfügung stellen, damit diese Ihren Zugang zum System testen können (Wiederkehrendes Meeting ohne bestimmte Wiederkehrzeit, ohne Warteraum und mit der Funktion "Teilnehmer können eintreten: jederzeit"). Wenn Sie zusätzlich eine Probeklausur anbieten, sollten die Studierenden beides parallel testen, um Probleme beim Zusammenspiel der Systeme ausschließen zu können.

Bereiten Sie die Studierenden außerdem auf das Proctoring mit Zoom vor, indem Sie sie anweisen, sich mit Ihrem Klarnamen zum Klausurmeeting anzumelden. Wir empfehlen den Studierenden kein Zoomkonto (an der FernUni) vorzuschreiben (dies kann technisch nicht überprüft werden), um Supportanfragen zu vermeiden und den Zugang für die Studierenden zu erleichtern. Außerdem wird empfohlen den Studierenden den Zugang sowohl per Desktop App als auch per Browser zu ermöglichen, hierbei aber die Nutzung der Desktop Anwendung zu empfehlen.

Sie selbst sollten die App verwenden. Starten Sie das Meeting nicht unmittelbar vor Schreibbeginn, sondern eine gewisse Zeit vorher, machen Sie sich mit dem Zoommeeting vertraut und lassen Sie die Studierenden aus dem Warteraum herein (Empfehlung: 30 Minuten vor Schreibbeginn). Diese Zeit können Sie nutzen, um den Studierenden generelle Hinweise zum Klausurgeschehen zu geben und/oder um Ausweise der Studierenden zu überprüfen.

Während des Meetings haben alle Studierenden eine aktivierte Kamera und ein aktiviertes Mikrofon. Wie in einer Präsenzklausur sollten sich die Studierenden ruhig verhalten und Störgeräusche vermeiden. Falls Studierende sich durch die Geräuschkulisse gestört fühlen, können Sie diesen den Tipp geben, den eigenen Lautsprecher leiser zu stellen. Die Studierenden können mit den Aufsichten per privater Nachricht über den Chat kommunizieren. Beispielsweise, wenn sich ein Studierender zur Toilette abmelden möchte oder darauf hinweisen möchte, dass er*sie versehentlich mit einem falschen Namen dem Meeting beigetreten ist (diesen können Sie dann über die Teilnehmendenliste mit Klick auf "Mehr" bei dem betreffenden Studierenden abändern).

3. Ausweis-/Bildschirmkontrolle in einem Breakout Room

Über die Funktion "Breakout Rooms" können Sie einen gesonderten Nebenraum erstellen, indem Sie einen einzelnen Studierenden darum bitten können, seinen*ihren Bildschirm freizugeben und/oder den Ausweis in die Kamera zu halten. Stellen Sie hierzu vor dem Start des Meetings sicher, dass in Ihren allgemeinen Kontoeinstellungen die Funktion für die Breakout Rooms aktiviert ist. Wie Sie einen Breakout Room erstellen und verwalten, können Sie hier nachlesen: Zoom: Breakout Sessions/ Gruppenräume

Wir empfehlen für den Breakout Room folgende Optionen festzulegen:

Bild

Kontoeinstellungen

Einstellungen, die in den globalen Kontoeinstellungen beachtet werden sollten:

- Warteraum: Die Studierenden sollten bevor sie in das Meeting gelangen, zunächst in einem Warteraum landen und dann vom Host/Co-Host zugelassen werden. Ist die Einstellung hier deaktiviert, kann Sie trotzdem noch bei der Meetingplanung oder auch im Meeting aktiviert werden. In den Einstellungen kann der Warteraum auch angepasst und z.B. mit einem Hinweis versehen werden (Halten Sie bitte Ihren Ausweis bereit" o.Ä.)

- Nur berechtigte Benutzer können an Meetings teilnehmen: sollte deaktiviert sein

- Nur berechtigte Benutzer können vom Web-Client aus an Meetings teilnehmen: sollte deaktiviert sein

- End-to-End Verschlüsselung nutzen: Sollte für das Szenario der Prüfungsüberwachung deaktiviert werden, da Ende-zu-Ende-verschlüsselte Meetings (https://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/index.php/Zoom:_Ende-zu-Ende-Verschl%C3%BCsselung) mit Einschränkungen verbunden sind (kein Zugang über den Browser, keine Breakout Rooms möglich, und weitere).

- Teilnehmern Beitritt vor dem Host gestatten: Deaktivieren Sie diese Einstellung, um zu verhindern, dass Studierende schon vor dem Start des Meetings den Meetingraum betreten können.

- Chat: sollte aktiviert sein mit der Einschränkung "Ermöglichen Sie den Teilnehmern zu chatten mit: Host and co-hosts"

- Privater Chat: Diese Einstellung sollte unbedingt deaktiviert werden, um zu verhindern, dass Studierende sich während des Meetings private Nachrichten schicken können.

- Dateiübertragung: sollte deaktiviert werden

- Co-Moderator: Die Einstellung sollte aktiviert sein, um bei Bedarf auch während des Meetings eine Aufsicht zum Co-Host ernennen zu können. Idealerweise sollten die Aufsichten ebenfalls ein Zoomkonto an der Fernuni besitzen, sodass sie bereits während der Meetingplanung als "alternative Moderatoren" eingetragen werden können.

- Bildschirmübertragung: die Einstellung sollte aktiviert sein und unter "wer kann freigeben?" sollte "Alle Teilnehmer" ausgewählt sein, damit die Studierenden auf Aufforderung Ihren Bildschirm freigeben können.

- Feedback ohne Worte: sollte deaktiviert sein

- Reaktionen auf Meeting: sollte deaktiviert sein

- Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben: falls die Einstellung aktiviert ist, empfiehlt es sich (bei kleinen Gruppen) einen Warteraum zu aktivieren. Falls die Einstellung deaktiviert ist, bitte Teilnehmer*innen nur dann entfernen, wenn sicher ist, dass diese Person von der Klausur ausgeschlossen werden soll.

- Disable desktop screen sharing for meetings you host: Diese Einstellung sollte deaktiviert sein, damit die Studierenden nicht nur eine einzelne Anwendung, sondern den gesamten Bildschirm zur Ansicht freigeben können.

- Teilnehmern erlauben, sich umzubenennen: diese Einstellung sollte deaktiviert werden, damit die Studierenden sich während des Meetings nicht umbenennen können. Sollte ein Studierender versehentlich mit einem falschen Namen das Meeting betreten, so soll er*sie sich per Chat an eine Aufsicht wenden, die dann den Namen ändern kann.

- Breakout Raum: sollte aktiviert sein, um eine Aufsicht und Klausurkontrolle in einem geschützten Raum durchführen zu können.

- Einen Link "Von Ihrem Browser teilnehmen" zeigen: sollte aktiviert sein, damit eine Teilnahme über den Browser möglich ist.

- E-Mail-Benachrichtigung: Wenn ein anderer Moderator für ein Meeting festgelegt oder von ihm entfernt wird: diese Einstellung sollte aktiviert sein, damit alternative Moderator*innen, die Sie für ein Meeting festlegen, per E-Mail darüber informiert werden.

Alle nicht genannten Einstellungen sind für das Proctoring-Setting weitestgehend irrelevant. Sollten Sie bei einzelnen Einstellungen unsicher sein, wenden Sie sich gern an das ZLI.