Outlook Kalender Raumbuchung: Unterschied zwischen den Versionen

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Alle Beschäftigten, die Besprechungsräume reservieren möchten, können dies mit Hilfe von Outlook machen. Wichtig ist dabei, dass Sie mindestens Outlook 2003 in der ZMI-Windows-Domäne verwenden.
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= Beschreibung =
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Der Artikel beschreibt, wie Sie im Outlook zu Terminen einladen und einen Raum hinzubuchen.
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= Zielgruppe =
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Der Artikel richtet sich an alle Personen, welche [[Microsoft-HUP| MS Outlook für Windows]] oder [[Outlook Web App (OWA)]] nutzen und betrifft alle "Nicht-Seminarräume".
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* Falls Sie Seminarräume buchen wollen, nutzen Sie bitte das Formular zur [[https://www.fernuni-hagen.de/arbeiten/arbeitsplatz/arbeitshilfen/formulare/raumbuchung.shtml Seminarraumbuchung an der FernUniversität]].
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== Neu beantragen / erwerben ==
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Falls Sie neue "Nicht-Seminarräume" über Outlook verwalten möchten, können Sie sich an den HelpDesk wenden. Kontakt und weiterführende Fragen finden Sie unter [[#Neuer_Raum]].
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= Allgemeine Informationen =
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Um einen Raum zu buchen, muss '''der Termin im eigenen Kalender eingetragen werden''', der Raum wird als Ressource zu dem Termin "eingeladen".
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= Anleitungen =
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== Outlook 2016 und 2019 ==
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<gallery widths=634px heights=394px>
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Bild:Outlook.2016.Termin1.jpg| Schritt 1: Tragen Sie im Feld Betreff einen Grund für den Termin ein (1). Wählen Sie bei Beginn und Ende einen gewünschtes Datum für den Termin (2). Klicken Sie auf den Button "Teilnehmer einladen" (3).
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Bild:Outlook.2016.Termin2.jpg| Schritt 2: Klicken Sie auf Teilnehmer einladen (1).
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Bild:Outlook.2016.Termin3.jpg| Schritt 3: Wählen Sie im Bereich Adressbuch "Alle Räume" (1). Wählen Sie aus der Liste den Raum mit einem Doppelklick aus (2).
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Bild:Outlook.2016.Termin4.jpg| Schritt 4: Wählen Sie im Bereich Adressbuch "Globale Adressliste" (1). Sie können oben links weitere Teilnehmer einladen (2), in diesem Beispiel "Nachname". Fügen Sie alle Personen, die Sie einladen wollen, hinzu und kontrollieren Sie das Feld "Erforderlich ->".
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Bild:Outlook.2016.Termin5.jpg| Schritt 5: Sie können im rechten Bereich die Frei- bzw. Gebucht-Zeiten der Teilnehmer und des Raumes sehen und gegebenenfalls anpassen. Nachdem Sie alle Angaben im Termin geprüft haben, klicken Sie auf den Button "Senden" (1).
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Bild:Outlook.2016.Termin6.jpg| Schritt 6: Sie erhalten, wenn der Raum frei ist und für Sie gebucht wurde, eine Bestätigungs-E-Mail.  
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</gallery>
  
Folgende Vorgehensweise ist notwendig:
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== Outlook Web App (OWA) ==
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<gallery widths=634px heights=394px>
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Bild:OWA.2016.Termin1.jpg| Schritt 1: Tragen Sie im ersten Feld einen Grund für den Termin ein (1). Wählen Sie bei Beginn und Ende einen gewünschtes Datum für den Termin (2). Klicken Sie auf das Feld mit der Schrift "Einen Ort hinzufügen" (3).
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Bild:OWA.2016.Termin2.jpg| Schritt 2: Klicken Sie auf "Raum hinzufügen" (1).
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Bild:OWA.2016.Termin3.jpg| Schritt 3: Klicken Sie auf einen verfügbaren Raum (1).
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Bild:OWA.2016.Termin4.jpg| Schritt 4: Im Bereich Personen können Sie weitere Teilnehmer einladen, in diesem Beispiel "Nachname" (1), die Personen werden durch einen Klick dem Termin hinzugefügt. Im Bereich Zeitplan können Sie im rechten Bereich die Frei- bzw. Gebucht-Zeiten der Teilnehmer und des Raumes sehen und gegebenenfalls anpassen (2).
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Bild:OWA.2016.Termin5.jpg| Schritt 5: Nachdem Sie alle Angaben im Termin geprüft haben, klicken Sie auf den Button "Senden" (1).
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Bild:OWA.2016.Termin6.jpg| Schritt 6: Sie erhalten, wenn der Raum frei ist und für Sie gebucht wurde, eine Bestätigungs-E-Mail.
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</gallery>
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= Neuer Raum =
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Folgende Fragen sollten Sie beantworten:
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* Zum Ort teilen Sie uns bitte Gebäude [Nummer], Etage [Nummer], Raumnummer [Gebäudeteil und Nummer] und eine kurze Funktionsbezeichnung mit.
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* Besitzt der Raum eine maximale Teilnehmerzahl? (Anzahl) Der Raum kann unbegrenzt Teilnehmer haben oder im umgekehrten Fall bekommt der Terminersteller bei überschreiten der eingeladenen Teilnehmer einen Hinweis.
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* Wer darf den Raum buchen (alle, oder nur bestimmte Personen)?
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* Normalerweise darf nur die einladende Person den Termin im Raum umbuchen/löschen, wer sind die Personen, die im Notfall umbuchen/löschen?
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* Höchstzeit für einen Termin 24 Stunden, 1 Woche oder keine Begrenzung? (Normalwert: Bei der FernUniversität ist aktuell 1 Woche) 
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* Soll es ein verwalteter Raum sein oder ein automatischer Raum? (Normalerweise kann ein Raum, wenn dieser frei ist, automatisch Buchungsantworten senden)
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* Soll der Betreff des Termins nicht in der Terminansicht des Raumes enthalten sein (Normalwert: Betreff bleibt erhalten)
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* Wer ist die informierende Person / der Funktionsaccount, welcher angeschrieben werden soll bei Fragen zu den Raumbuchungen?
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Es gibt noch weitere technische Möglichkeiten, wenden Sie sich dazu an den Helpdesk. Der Kontakt zum Helpdesk ist weiter unten beschrieben.
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= Veraltete Links =
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2010 wurde diese Beschreibung ausgegeben, welche nicht mehr gültig ist. Solange das Dokument existiert wird dieser noch hier verlinkt bleiben: [[Media:Raumbuchung.pdf|Raumbuchung mit Outlook]] [[Bild:Pdficon.jpg‎|20px|]]
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{{kontakt}}
  
* Outlook für die Anzeige der Räume vorbereiten (einmaliger Vorgang)
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  Letzter Check auf Aktualisierung
* Terminformular für die Raumausstattung in Outlook einbinden (einmaliger Vorgang)
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  15.01.2020
* Termine mit Raumbuchung anlegen (wiederholter Vorgang).
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Wichtig ist dabei: '''der Termin muss im eigenen Kalender eingetragen werden''', der Raum wird als Ressource zu dem Termin "eingeladen".
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Eine ausführliche bebilderte Beschreibung befindet sich im Dokument [[Media:Raumbuchung.pdf|Raumbuchung mit Outlook]] [[Bild:Pdficon.jpg‎|20px|]]
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Wer keinen Zugriff auf die ZMI-Windows-Domäne besitzt, muss sich weiterhin an Dez.5.2, Frau Marianne Nähle wenden.
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{{kontakt}}
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[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
 
[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
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[[Kategorie:Outlook]]
 
[[Kategorie:Arbeiten_PC-Arbeitsplatz]]
 
[[Kategorie:Arbeiten_PC-Arbeitsplatz]]

Aktuelle Version vom 15. Januar 2020, 09:40 Uhr

Beschreibung

Der Artikel beschreibt, wie Sie im Outlook zu Terminen einladen und einen Raum hinzubuchen.

Zielgruppe

Der Artikel richtet sich an alle Personen, welche MS Outlook für Windows oder Outlook Web App (OWA) nutzen und betrifft alle "Nicht-Seminarräume".

Neu beantragen / erwerben

Falls Sie neue "Nicht-Seminarräume" über Outlook verwalten möchten, können Sie sich an den HelpDesk wenden. Kontakt und weiterführende Fragen finden Sie unter #Neuer_Raum.

Allgemeine Informationen

Um einen Raum zu buchen, muss der Termin im eigenen Kalender eingetragen werden, der Raum wird als Ressource zu dem Termin "eingeladen".

Anleitungen

Outlook 2016 und 2019

Outlook Web App (OWA)

Neuer Raum

Folgende Fragen sollten Sie beantworten:

  • Zum Ort teilen Sie uns bitte Gebäude [Nummer], Etage [Nummer], Raumnummer [Gebäudeteil und Nummer] und eine kurze Funktionsbezeichnung mit.
  • Besitzt der Raum eine maximale Teilnehmerzahl? (Anzahl) Der Raum kann unbegrenzt Teilnehmer haben oder im umgekehrten Fall bekommt der Terminersteller bei überschreiten der eingeladenen Teilnehmer einen Hinweis.
  • Wer darf den Raum buchen (alle, oder nur bestimmte Personen)?
  • Normalerweise darf nur die einladende Person den Termin im Raum umbuchen/löschen, wer sind die Personen, die im Notfall umbuchen/löschen?
  • Höchstzeit für einen Termin 24 Stunden, 1 Woche oder keine Begrenzung? (Normalwert: Bei der FernUniversität ist aktuell 1 Woche)
  • Soll es ein verwalteter Raum sein oder ein automatischer Raum? (Normalerweise kann ein Raum, wenn dieser frei ist, automatisch Buchungsantworten senden)
  • Soll der Betreff des Termins nicht in der Terminansicht des Raumes enthalten sein (Normalwert: Betreff bleibt erhalten)
  • Wer ist die informierende Person / der Funktionsaccount, welcher angeschrieben werden soll bei Fragen zu den Raumbuchungen?

Es gibt noch weitere technische Möglichkeiten, wenden Sie sich dazu an den Helpdesk. Der Kontakt zum Helpdesk ist weiter unten beschrieben.

Veraltete Links

2010 wurde diese Beschreibung ausgegeben, welche nicht mehr gültig ist. Solange das Dokument existiert wird dieser noch hier verlinkt bleiben: Raumbuchung mit Outlook Pdficon.jpg


Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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 Letzter Check auf Aktualisierung 
 15.01.2020