Outlook 2010 Aufraeumen eines Postfaches: Unterschied zwischen den Versionen

Aus helpdesk
Zur Navigation springen Zur Suche springen
(4 dazwischenliegende Versionen von 3 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 1: Zeile 1:
== Postfachgröße ermitteln, E-Mails löschen & Papierkorb leeren ==
== Allgemeines, erstes Löschen von E-Mails in Standardordnern ==


Damit Ihr Postfach nicht zu sehr anwächst, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfter löschen. Es empfiehlt sich, vor allem die Ordner "Gelöschte Elemente" und "Gesendete Elemente", sowie "Junk-E-Mail" des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie Mails mit Anhängen verschicken, könnte der Ordner "Gesendete Elemente" überdurchschnittlich groß werden. Nutzen Sie die "Scan-To-Mail" Funktion Ihres [[Dezentrale Multifunktionsgeräte#ScanToMail mit den Kyocera Multifunktionsgeräten|Dezentrale Multifunktionsgerätes]], so werden die eingescannten Dokumente immer in Ihrem Postfach abgelegt. Nachdem Sie die Dokumente auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen, wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.
Damit Ihr Postfach nicht zu sehr anwächst, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfter löschen. Es empfiehlt sich, vor allem die Ordner "Gelöschte Elemente" und "Gesendete Elemente", sowie "Junk-E-Mail" des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie Mails mit Anhängen verschicken, könnte der Ordner "Gesendete Elemente" überdurchschnittlich groß werden. Nutzen Sie die "Scan-To-Mail" Funktion Ihres [[Dezentrale Multifunktionsgeräte#ScanToMail mit den Kyocera Multifunktionsgeräten|Dezentrale Multifunktionsgerätes]], so werden die eingescannten Dokumente immer in Ihrem Postfach abgelegt. Nachdem Sie die Dokumente auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen, wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.
<br><br>
<gallery widths=634px heights=394px>
Bild:Postfach aufräumen 1.png|Hier sehen Sie nun die Outlook 2010 Hauptansicht. Klicken Sie als nächstes auf „Datei“, um weiteren Optionen zu erhalten.
Bild:Postfach aufräumen 2.png|Neu in Outlook 2010: Es existiert nun ein extra Tool, mit dem Sie Ihr Postfach aufräumen können. Auch hier erhalten Sie wieder eine Dropdown Liste mit verschiedenen Optionen.
Bild:Postfach aufräumen 3.png|In dieser Dropdown Liste können Sie nun wählen zwischen „Postfachbereinigung...“, „Ordner "Gelöschte Elemente" leeren“ und „Archivieren“. Um sich die Größe des Postfachs anzeigen zu lassen, klicken Sie auf „Postfachbereinigung...“.
Bild:Postfach aufräumen 4.png|Mit diesem Tool können Sie verschiedene Aktionen durchführen, z.B. nach Elementen suchen, die älter sind als ... Tage sind. Klicken Sie nun auf den Button „Postfachgröße anzeigen...“, um festzustellen, welche Größe Ihr Postfach hat.
Bild:Postfach aufräumen 5.png|Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus in Ihrem Outlook 2010 Client aktiviert haben, erhalten Sie zwei Menüs: Lokale Daten & Serverdaten. Unter Serverdaten erhalten Sie die relevanten Daten für Ihr Postfach. Die Größe ist in KB angegeben, was für Sie bedeutet, dass der Wert durch 1024 geteilt werden muss, um auf die Größeneinheit MB zu kommen. In unserem Beispielbild ergibt sich folgende Rechnung: 4432 KB / 1024 = 4,33 MB. In der unteren Tabelle können Sie detaillierte Größenangaben von einzelnen Ordnern einsehen.
Bild:Postfach aufräumen 6.png|Um nun das Postfach aufzuräumen, können Sie einzelne oder auch mehrere E-Mails per Hand löschen. Hierzu klicken Sie auf eine E-Mail mit einem Rechtsklick, und wählen den Punkt „Löschen“ aus. Doch keine Sorge, die E-Mails werden zunächst nur in den Papierkorb (auch "Gelöschte Elemente" genannt) verschoben. Um mehrere E-Mails auszuwählen, können Sie die STRG-Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste die betroffenen E-Mails auswählen. Wollen Sie alle E-Mails in einem Ordner auswählen, so drücken Sie STRG + A gleichzeitig. Wenn Sie eine E-Mail direkt löschen wollen, ohne dass sie vorher in den Papierkorb verschoben wird, markieren Sie die E-Mail und drücken SHIFT + ENTF.
Bild:Postfach aufräumen 7.png|Nachdem Sie die E-Mails, welche Sie nicht mehr benötigen, ausgewählt und gelöscht haben, muss der Papierkorb noch geleert werden. Hierzu machen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner "Gelöschte Elemente" und wählen den Punkt „Ordner leeren“ aus.
Bild:Postfach aufräumen 8.png|Zur Sicherheit werden Sie noch gefragt, ob wirklich alle Elemente gelöscht werden sollen.
</gallery>
== Mufti E-Mails finden und löschen ==
Wie oben schon erwähnt, belegen Dokumente, welche über die Muftis per „Scan-To-Mail“ Funktion an Ihr Postfach geschickt werden, viel Speicherplatz. Eine E-Mail kann dann schon mal bis 100 MB groß sein - z.B. wenn ein Buch mit 200 Seiten eingescannt wurde. Natürlich müssen Sie nicht jeden Ordner einzeln durchsuchen, in dem Sie eingescannte Dokumente vermuten:
<gallery widths=634px heights=394px>
Bild:Postfach aufräumen 9.png|Um die Suche spezifiziert nach Mufti E-Mails durchzuführen, geben Sie in das Suchfeld den Text "Mufti@" ein. Outlook sucht nach diesem Stichwort und findet es als Absender bei jeder Mufti E-Mail.
Bild:Postfach aufräumen 10.png|Nachdem Sie den Begriff eingegeben haben, können Sie entweder auf das Lupen-Symbol rechts neben dem Feld klicken oder Sie bestätigen die Eingabe mit der Eingabe-Taste (enter). Es werden Ihnen alle Ergebnisse aus dem '''aktuellen Ordner''' angezeigt. Wenn das ganze Postfach durchsucht werden soll, klicken Sie auf „Suchen Sie erneut in "Alle E-Mail Elemente" “ (blauer Schriftzug unter den Suchergebnissen).
Bild:Postfach aufräumen 11.png|Die Suche kann hier je nach Postfachgröße zwischen ein paar Sekunden und 1-2 Minuten dauern. Nachdem Ihnen alle Mufti E-Mails in Ihrem Postfach vorliegen, können Sie diese aussortieren und ggf. löschen.
</gallery>


== Herausfiltern großer E-Mails, Anhänge richtig speichern & E-Mails richtig löschen ==
== Herausfiltern großer E-Mails ==




Zeile 49: Zeile 24:
===Müll===
===Müll===
* Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass nach dem Löschen der E-Mail, diese nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.  
* Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass nach dem Löschen der E-Mail, diese nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.  
* Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. [[Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2010#Speichern und Entfernen von Anhängen aus E-Mails|Weitere Infos weiter unten (klick mich)]].
* Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. [[Outlook_2010_Aufraeumen_eines_Postfaches#Speichern_und_Entfernen_von_Anh.C3.A4ngen_aus_E-Mails|Weitere Infos weiter unten (klick mich)]].


===Relevante E-Mails===
===Relevante E-Mails===
Zeile 78: Zeile 53:
== Gelöschte Elemente wiederherstellen ==
== Gelöschte Elemente wiederherstellen ==


Sollten Sie unbeabsichtigt ein oder mehrere Element/e endgültig gelöscht haben, so besteht unter Outlook die Möglichkeit, gelöschte Elemente wiederherzustellen. Hierfür müssen Sie folgende Schritte durchführen:
Sollten Sie unbeabsichtigt ein oder mehrere Elemente endgültig gelöscht haben, so besteht unter Outlook die Möglichkeit, gelöschte Elemente wiederherzustellen. Hierfür müssen Sie folgende Schritte durchführen:


<gallery widths=634px heights=394px>
<gallery widths=634px heights=394px>
Zeile 87: Zeile 62:


[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
[[Kategorie:Outlook]]

Version vom 20. Februar 2019, 11:40 Uhr

Allgemeines, erstes Löschen von E-Mails in Standardordnern

Damit Ihr Postfach nicht zu sehr anwächst, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfter löschen. Es empfiehlt sich, vor allem die Ordner "Gelöschte Elemente" und "Gesendete Elemente", sowie "Junk-E-Mail" des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie Mails mit Anhängen verschicken, könnte der Ordner "Gesendete Elemente" überdurchschnittlich groß werden. Nutzen Sie die "Scan-To-Mail" Funktion Ihres Dezentrale Multifunktionsgerätes, so werden die eingescannten Dokumente immer in Ihrem Postfach abgelegt. Nachdem Sie die Dokumente auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen, wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.

Herausfiltern großer E-Mails

Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden.

In ihm befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten in 3 Kategorien unterteilt werden:

  • Müll
  • relevante E-Mails (Für mich)
  • relevante E-Mails (Für meinen Arbeitsbereich)


Müll

  • Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass nach dem Löschen der E-Mail, diese nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.
  • Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. Weitere Infos weiter unten (klick mich).

Relevante E-Mails

Für die beiden unteren Punkte können Sie die E-Mails behalten. Die Anhänge dieser E-Mails sollten auf Festplatten gespeichert werden. Nach Möglichkeit sollten Sie immer die zentralen Laufwerke als Speicherort nutzen. Die auf dem eigenen Rechner gespeicherten Anhänge könnten bei einem Defekt Ihres Rechners verloren sein.

Speichern und Entfernen von Anhängen aus E-Mails

Um den Anhang einer nicht mehr benötigten E-Mail zu behalten, gehen Sie wie folgt vor.

Bearbeiten einer empfangenen E-Mail

Wenn Sie ein Postfach aufgeräumt und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Sollten Sie unbeabsichtigt ein oder mehrere Elemente endgültig gelöscht haben, so besteht unter Outlook die Möglichkeit, gelöschte Elemente wiederherzustellen. Hierfür müssen Sie folgende Schritte durchführen: