O365: Webkonferenzen mit Teams: Unterschied zwischen den Versionen

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Falls Sie erfahren möchten, wie Studierende an einer Besprechung teilnehmen können, schauen Sie sich den folgenden Artikel an: [[O365:_Teilnahme_an_Veranstaltungen_in_Microsoft_Teams]]
 
Falls Sie erfahren möchten, wie Studierende an einer Besprechung teilnehmen können, schauen Sie sich den folgenden Artikel an: [[O365:_Teilnahme_an_Veranstaltungen_in_Microsoft_Teams]]
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Ergänzend wird ab sofort auch eine Sprechstunde rund um Anfragen zu Veranstaltungen in MS Teams angeboten. Weitere Informationen finden Sie
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[https://ekoo.fernuni-hagen.de/regelmaessige-teams-sprechstunde/ hier]
  
  

Version vom 26. Mai 2020, 14:16 Uhr

Da aufgrund der aktuellen Corona-Krise vermehrt Veranstaltungen digital stattfinden und Adobe Connect deutlich stärker als üblich beansprucht wird, soll mit Microsoft Teams eine alternative Lösung angeboten werden, um verschiedene Szenarien online durchzuführen.

Falls Sie erfahren möchten, wie Studierende an einer Besprechung teilnehmen können, schauen Sie sich den folgenden Artikel an: O365:_Teilnahme_an_Veranstaltungen_in_Microsoft_Teams

Ergänzend wird ab sofort auch eine Sprechstunde rund um Anfragen zu Veranstaltungen in MS Teams angeboten. Weitere Informationen finden Sie hier


Die folgende Dokumentation zeigt daher auf, welche Möglichkeiten sich mit Microsoft Teams ergeben:

Teams eignet sich für/ Teams bietet:

- Besprechungen mit bis zu 249 Teilnehmer*innen

- Interaktive Settings mit mehreren Kamerabildern

- Bildschirmfreigaben (Veranstalter*in und Teilnehmende)

- Präsentationen

- "Hand heben"-Funktion

- Chatfunktion

Teams erfordert:

- Moderation, da Veranstaltende nicht über Kamera- und Tonrechte der Teilnehmenden verfügen können

- Teilnahme über den Browser erfordert:

Unter Windows und Mac: SRWare Iron (Browser auf der Codebasis von Chromium), Chrome oder die neueste Version von Microsoft Edge (Version 81.0.416.68)

Unter Linux (getestet mit aktuellstem Ubuntu): funktioniert Chrome ohne Anmeldung.

Unter iOS: man muss die App herunterladen und kann dann als Gast ohne Anmeldung an Meetings teilnehmen.

Unter Android: man muss die App herunterladen und kann dann als Gast ohne Anmeldung an Meetings teilnehmen.

Als Alternative zum Browser können Windows- und MAC-Nutzer*innen die App für den Desktop herunterladen. Hier ist ebenfalls keine Anmeldung nötig.

- Keine Whiteboardansicht/-nutzung über den Browser möglich


Eine Veranstaltung erstellen

1. Im Outlook-Kalender eine „Neue Teams-Besprechung“ anlegen, einen Titel hinzufügen und wenigstens eine Person einladen. Zur Not sich selbst. Es muss der Outlook-Kalender verwendet werden. Eine Ausnahme bilden Mac- und Linux-Nutzer. Diese können im Teams-Kalender eine neue Besprechung erstellen.

2. Den angelegten Termin im Kalender öffnen und auf „Besprechungsoptionen“ klicken. Es geht ein Browser-Fenster auf (der Screenshot zeigt die Einladung in Teams an, Windowsnutzer müssen den Termin in Outlook anlegen und auch dort die Besprechungsoptionen aufrufen).
Im angelegten Termin auf Besprechungsoptionen klicken


3. Hier können Entscheidungen zu unterschiedlichen Punkten, wie „Wer kann den Wartebereich umgehen?“ oder „Wer kann präsentieren?“ getroffen werden.
Einstellungen in den Besprechungsoptionen vornehmen


Wartebereich: Personen, die den Wartebereich umgehen, werden direkt zum Meeting zugelassen. Andernfalls werden die Personen in einer Warteschleife gehalten und erhalten erst Zugang zum Meeting, wenn Sie von einer berechtigten Person (Veranstalter*in, Referent*in) bestätigt wurden. Siehe hierzu auch folgende Tabelle.

Wer kann präsentieren? Wenn hier die Option “Jeder” ausgewählt ist, sind externe Gäste außerhalb der Organisation (z.B. Studierende) automatisch in der Rolle Referent*in sobald sie das Meeting betreten und können präsentieren. Um dies zu verhindern, sollte VOR dem Meeting eine der anderen Optionen ausgewählt werden. Während des Meetings können Teilnehmende von dem/der Veranstalter*in auch manuell zu Referent*innen berechtigt werden. Hierzu muss im Teilnehmerfenster bei der entsprechenden Person die Option „Status in Referent ändern” gewählt werden.


4. Im Browser-Fenster auf „Speichern“ klicken, das Browser-Fenster dann ggf. von Hand schließen. 5. Im Teams-Kalender den Link „An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen“ mit rechter Maustaste anklicken und dann den Link kopieren. 6. Kalendereintrag wieder schließen. 7. Der Link kann nun an die Studierenden weitergegeben werden, indem er beispielsweise in Moodle integriert oder per E-Mail versendet wird.


Teilnahme der Lehrenden/Mentor*innen

Als Veranstalter*in der Besprechung können Lehrende bzw. Mentor*innen einfach im Teams-Kalender bei der Besprechung auf „Teilnehmen“ klicken oder alternativ den Link im Browser eingeben und zum Öffnen die Teams-App auswählen.

Teilnahme der Studierenden

Die Studierenden nehmen als externe Gäste außerhalb der Organisation an der Veranstaltung teil. Sie müssen den, vom Veranstalter erhaltenen, Link in einem Browserfenster öffnen oder die App für den Desktop herunterladen und können zuvor einen Namen eintippen, der in der Veranstaltung angezeigt wird. Geeignete Browser sind SRWare Iron (Browser auf der Codebasis von Chromium), Chrome, Microsoft Edge, sowie Opera. FireFox und Safari werden nicht unterstützt.Unter Linux (getestet mit aktuellstem Ubuntu) funktioniert Chrome, ohne dass eine Anmeldung benötigt wird. Unter iOS und unter Android muss man die App herunterladen und kann dann als Gast ohne Anmeldung an Meetings teilnehmen. Wenn in den Besprechungsoptionen die entsprechende Einstellung vorgenommen wurde, können die Studierenden den Wartebereich umgehen und direkt zur Veranstaltung gelangen. Andernfalls müssen sie darauf warten, vom Veranstalter genehmigt zu werden.


Didaktische Möglichkeiten innerhalb einer Teams-Besprechung

Menüleiste mit der Funktion "Teilen"
Überblick darüber, was Veranstalter*innen teilen können
Veranstalter*innen sollten das Symbol "Auge" deaktivieren

Teilen:

Über das Freigabesymbol stehen Veranstalter*innen verschiedene Optionen zur Verfügung. Hierzu zählen die Bildschirmfreigabe (Desktop oder einzelne Fenster), das Anzeigen von Dateien und das Whiteboard (Whiteboard nicht für externe Gäste sichtbar oder verfügbar).

Dateien können entweder am PC geöffnet und über ein Fenster angezeigt werden oder aber über die Option „Durchsuchen“ direkt vom PC über Sharepoint in die Veranstaltung hochgeladen und angezeigt werden.

Wichtig: Veranstalter*innen sollten darauf achten, bei der Bildschirmfreigabe das Augensymbol zu deaktivieren, um zu verhindern, dass Teilnehmer*innen eigenständig durch die Präsentation navigieren können.

Teilnehmende können nur in der Rolle des Referenten und bislang nur in der Teams-App und unter SRWare Iron (Browser auf der Codebasis von Chromium), Chrome oder der neuesten Version von Microsoft Edge (Version 81.0.416.68) ihren Bildschirm freigeben. Hierzu müssen Veranstaltende den/die Teilnehmenden im Teilnehmerfenster manuell über die Option „Status in Referent ändern“ hochstufen.
Über das Teilnehmerfenster können Teilnehmende zu Referent*innen hochgestuft werden


Whiteboard: Externe Gäste und somit die Studierenden können diese Funktion bislang nicht nutzen. Das heißt, sie können weder selbst ein Whiteboard freigeben, noch ein freigegebenes Whiteboard des Veranstaltenden sehen.


Chat: Über die Option „Unterhaltung anzeigen“ haben die Studierenden die Möglichkeit sich untereinander, sowie mit dem/der Veranstaltenden auszutauschen.

"Hand heben"-Funktion: Über den Punkt „Weitere Aktionen“ in der Menüleiste,können Teilnehmende die Hand heben und somit dem/der Veranstalter*in eine Wortmeldung signalisieren. Der Teilnehmende kann die Hand eigenständig wieder senken, der/die Veranstalter*in kann aber auch die Hand der/des Teilnehmenden senken.

Notizen: Über den Punkt „Weitere Aktionen“ in der Menüleiste, können Veranstaltende Besprechungsnotizen anfertigen. Diese sind für die Studierenden nicht sichtbar.


Aufnahme:

Über den Punkt „Weitere Aktionen“ in der Menüleiste, kann eine Aufnahme gestartet werden. Alle Teilnehmer*innen erhalten hierzu eine Benachrichtigung. Nach Beendigung der Aufnahme findet der/die Veranstalter*in diese im Chat zur Besprechung oder in Microsoft Stream. Für eine langfristige Aufbewahrung muss die Datei heruntergeladen und über den Video-Upload-Workaround hochgeladen werden. Hierzu innerhalb von Teams Microsoft Stream auswählen. Es sollte sich ein Browserfenster öffnen. Dann unter “Meine Inhalte” die Option “Videos” auswählen und über das Drei-Punkte-Menü neben dem Video “Video herunterladen” auswählen.
Videos müssen von Microsoft Stream heruntergeladen werden


Speicher: Die Größe einer einstündigen Aufzeichnung beträgt 400 MB (Quelle). Microsoft Stream enthält eine Basisspeicher Menge. Ein Microsoft Stream-Mandant erhält eine feste Zuweisung von 500 GB Speicherplatz und einen zusätzlichen Speicher von 0,5 GB pro lizenziertem/lizensierter Benutzer*in. Der Speicher von Microsoft Stream ist für alle Videos im Mandanten verfügbar und wird für die Verwendung durch alle Benutzer*innen zusammengefasst, sodass die Verfügbarkeit des Speichers in der Organisation einfacher verwaltet werden kann.(Quelle)

Datenschutz: Aufzeichnungen sind nur im Bereich Lehre erlaubt. Vor der Aufnahme muss die Einwilligung der Teilnehmenden eingeholt werden. Da die Teilnahme freiwillig ist, können Personen, die mit einer Aufzeichnung nicht einverstanden sind, das Meeting verlassen.

Sobald eine Aufnahme gestartet wird, wird in Microsoft Teams eine Benachrichtigung für alle Teilnehmer*innen angezeigt und auf den Datenschutz verwiesen.

Achtung: Aufzeichnungen zeigen am unteren Bildrand Kamerabilder und Namen der Teilnehmenden an und übertragen auch den Ton der Teilnehmenden. Der/die Veranstalter*in sollte die Teilnehmenden daher zuvor unbedingt darum bitten, ihre Kameras und Mikrophone zu deaktivieren bzw. deaktiviert zu lassen. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Datenschutzerklärung.



Wichtige Informationen für Veranstaltungen:

- Veranstalter*innen können nicht die Webcamfreigabe der Studierenden deaktivieren. Daher sollten die Studierenden im Vorfeld darum gebeten werden, ihre Kameras zu deaktivieren.

- Veranstalter*innen können Studierende stummschalten, aber diese können die Stummschaltung auch eigenhändig wieder rückgängig machen. Daher sollten Studierende im Vorfeld darum gebeten werden, ihre Mikros zu deaktivieren.

- Um die Veranstaltung zu beenden, muss der/die Veranstalter*in über den Punkt „Weitere Aktionen“ in der Menüleiste „Besprechung beenden“ auswählen. Andernfalls verlässt nur der/die Veranstalter*in die Veranstaltung und die Studierenden bleiben.