Exchange Funktionsaccount in Outlook einrichten: Unterschied zwischen den Versionen

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(Einrichten der Absenderadresse)
(Als eigenstaendiges weiteres Postfach)
 
(16 dazwischenliegende Versionen von 4 Benutzern werden nicht angezeigt)
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= Beschreibung =
 
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Der Artikel beschreibt, wie Sie Ihre Funktions Emailadressen bei einer Verbindung zur Fernuniversität in Hagen konfigurieren können und enthält eine kurze FAQ.
 
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= Zielgruppe =
Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern genügt eine Email des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen:
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Der Artikel richtet sich an angestellte Personen, welche
 
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* Outlook bei Windows
 
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* Outlook bei Mac
 
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* Outlook Web App (OWA) oder
== (Outlook 2010) Als weiteres Postfach ==
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* ein mobiles Gerät vom ZMI
{{Infobox_Gelb||Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Benutzer durch AUTOMAPPING direkt Vollzugriff auf den Funktionsaccount bekommt und nicht über eine Gruppe berechtigt wird. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die '''[[#Einrichten_der_Absenderadresse|Absenderadresse]]''' einrichten.}}
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haben.
 
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== Neu beantragen / erwerben ==
 
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* Anmeldedaten: Ein Funktions-Account können sie beim helpdesk bekommen.
 
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= Allgemeine Informationen =
#Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" -> Informationen Ihr Exchange Konto aus  
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Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern, genügt eine E-Mail des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen.
#Öffnen Sie die Kontoeinstellungen unter Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen
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== Outlook bei Windows==
#Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster im Reiter "Email" Ihr Exchange Konto aus und klicken auf "Ändern"
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=== Als eigenstaendiges weiteres Postfach ===
#Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen"
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{{Infobox_Gelb||Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING]] hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die '''[[#Einrichten_der_Absenderadresse|Absenderadresse]]''' einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.}}
#Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Microsoft Exchange" auf den Reiter "Erweitert"
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<gallery widths=634px heights=394px>
#Klicken Sie im Bereich "Postfächer: Diese Postfächer zusätzlich öffnen" auf "Hinzufügen"
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Bild:Outlook.2016.KontoHinzufuegen.01.jpg| Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" (1) -> Informationen -> Ihr Exchange Konto aus<br> Wählen Sie den Button "Konto hinzufügen" (2)
#Geben Sie hier den Benutzernamen des Funktionsaccounts an und bestätigen mit OK
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Bild:Outlook.2016.KontoHinzufuegen.02.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster "Konto hinzufügen" einen Namen und hinterlegen Sie diesen bei "Ihr Name:" (1), <br> danach tragen Sie bitte die e-Mail-Adresse des Funktionspostfaches hinter "E-Mail-Adresse:" ein (2) und <br> Lassen Sie die Kennwort-Felder bitte leer! <br> bestätigen Sie Ihre eingaben durch den Button "Weiter" (3)
#Im Fenster "Konto ändern" klicken Sie auf "Weiter" -> "Fertigstellen"
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Bild:Outlook.2016.KontoHinzufuegen.03.jpg| {{Infobox_Gelb||Sollte von Ihnen nun ein Kennwort gefordert werden, benutzen Sie bitte '''nicht!''' das Kennwort des Funktionspostfaches. Geben Sie bei "Benutzername" bitte "'''buerokommunik\benutzername'''" ein (benutzername bitte durch Ihre eigene Benutzeranmeldung ersetzen) und '''Ihr Kennwort'''.}} Nach erfolgreicher Einrichtung bestätigen Sie dieses Postfach durch den Button "Fertigstellen" (1)
#Schließen Sie die Kontoeinstellungen
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Bild:Outlook.2016.KontoEinrichten.99.jpg| Im Abschlussfenster des Konto ändern Dialogs klicken sie auf "Fertig stellen" (1) und Starten Sie Outlook bitte neu (2)
 
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</gallery>
Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.
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=== Als weiteres Postfach ===
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<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" style="overflow:auto;">
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<div style="font-weight:bold;line-height:1.6;">Hier können Sie nachlesen wie Sie ein weiteres Postfach einbinden, dieses Vorgehen wird nicht empfohlen. Erweitern Sie diesen Bereich durch "Ausklappen" auf der Rechten Seite.</div>
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<div class="mw-collapsible-content">
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* Nachteile:
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** Automatische Absenderwahl: Bei neuen e-Mails senden Sie immer als Ihr Benutzerpostfach, auch wenn Sie sich im weiteren Postfach befinden.
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** Signaturen: Sie können nur eine Signatur für Ihr Hauptpostfach einbinden
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** Kontakte: Im Globalen Adressbuch werden die Kontakte des weiteren Postfaches nicht angezeigt.
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{{Infobox_Gelb||Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING]] hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die '''[[#Einrichten_der_Absenderadresse|Absenderadresse]]''' einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.}}
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* Zur Veranschaulichung wurden hier Office 2016 Bilder verwendet, die Funktionalität ist unter Office 2010 baugleich aufgbebaut.
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<gallery widths=634px heights=394px>
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Bild:Outlook.2016.Kontoeinstellungen.01.jpg| Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" (1) -> Informationen -> Ihr Exchange Konto aus<br> Öffnen Sie die Kontoeinstellungen (2) -> Kontoeinstellungen... (3)
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Bild:Outlook.2016.KontoeinstellungenErweitert.01.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster im Reiter "E-Mail" Ihr Exchange Konto aus (1) und klicken auf "Ändern" (2) <br> Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen" (3)
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Bild:Outlook.2016.KontoeinstellungenErweitertPostfaecherhinzufuegen.01.jpg| Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Microsoft Exchange" auf den Reiter "Erweitert" (1)<br>Klicken Sie im Bereich "Postfächer: Diese Postfächer zusätzlich öffnen" auf "Hinzufügen" (2)<br>Geben Sie im Fenster "Postfach hinzufügen" den ganzen oder ein Teil des Benutzernamens des Funktionsaccounts an (3) und bestätigen mit OK (4)<br> Sollte das Ergebniss Ihrer eingabe merehre Postfächer enthalten, wählen Sie im Fenster "Manem prüfen" das Richtige Postfach (5) und bestätigen Sie mit OK (6)<br> Im Fenster "Microsoft Exchange wird Ihnen im Bereich Postfächer das weitere Postfach angezeigt. Bestätigen Sie die Fenster durch "Übernehmen" (7), "OK" (8) und im Fenster Konto Einrichten durch klick auf "Weiter"
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Bild:Outlook.2016.KontoEinrichten.99.jpg| Im Abschlussfenster des Konto ändern Dialogs klicken sie auf "Fertig stellen" (1) und Starten Sie Outlook bitte neu (2)
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</gallery>
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Nach neu starten der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.
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</div></div>
 
=== Einrichten der Absenderadresse ===
 
=== Einrichten der Absenderadresse ===
Um nun auch im Namen des Funktionsaccounts versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Um im Namen des Funktionsaccounts e-Mails versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
 
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* Wählen Sie: Neue E-Mail-Nachricht verfassen aus dem Hauptfenster
# Neue E-Mail-Nachricht verfassen
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<gallery widths=634px heights=394px>
# "Von"-Feld anklicken
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Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.01.jpg| [Optional] Sollten Sie kein "Von" Feld sehen (0), ansonsten ein Absatz tiefer in diesem Bild bei (4) weitermachen. Wählen Sie bitte den Reiter "Optionen" (1), Benutzen Sie den Button "Felder anzeigen" (2) und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Von" (3). In dem Fenster der neuen Mail erscheint das "Von" Feld (0). <br> Wählen Sie den Button "Von" (4) und aus dem Kontextmenü die Option "Weitere E-Mail-Adresse..." (5)
#* Sollte dies bei Ihnen nicht angezeigt werden, kann es unter dem Reiter "Optionen" unter dem Punkt "Felder anzeigen" aktiviert werden
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Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.02.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster nochmals den Button "Von" (1)
# "Weitere E-Mail-Adresse..." auswählen
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Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.03.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster ein Suchkriterium (1)<br>Wählen Sie im Bereich darunter ein Postfach aus (2) und bestätigen Sie dieses Postfach durch den Button "OK" (3)
# '''"Von"-Feld anklicken und Funktions-Account im <u>Globalen Adressbuch</u> auswählen und bestätigen'''
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Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.04.jpg| Das Postfach sollte nun im Fenster "Von anderer E-Mail-Adresse senden" stehen, Bitte bestätigen Sie Ihre wahl durch den Button OK (1)<br> In dem Fenster der neuen Mail sollte nun hinter dem "Vom" Feld die e-Mail-Adresse des ausgewählten Postfaches stehen (2)
# Unter "Senden mit" sollte die E-Mail-Adresse des berechtigten Accounts stehen
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Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.05.jpg| In Zukunft können Sie die Prozedur abkürzen und auf den Pfeil nach unten beim "Von" Feld klicken (1). Es werden Ihnen alle bereits verwendeten Absenderadressen angezeigt (2). Hinweis: Möchten Sie eine Absenderadresse nicht mehr sehen, können Sie das X hinter der e-Mail-Adresse zum entfernen benutzen.
# Bestätigen Sie mit OK
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</gallery>
 
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== Outlook Web App ==
{{Infobox_Gelb  }}
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[[Outlook Web App (OWA) mehrere Konten anzeigen]]
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== FAQ bei mehreren Postfaechern ==
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=== Was ist Automapping ===
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(Seit Exchange 2010 SP1) Der Outlook Client versucht alle Postfächer auf die Sie mit Ihrem Login Vollzugriff haben zu verbinden. Im Regelfall ist diese Funktion hilfreich, da Sie nichts machen müssen damit ein Postfach angezeigt wird. Nachteilig ist es erst, wenn ein Postfach 2 mal eingebunden würde (Entweder [[#Als weiteres Postfach|als weiteres Postfach]] oder [[#Als eigenstaendiges weiteres Postfach|als eigenständiges weiteres Postfach]]). Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust
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=== Signatur des weiteren Postfaches ===
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Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING]] hinzugefügt wurde, ist es leider nicht möglich, für dieses weitere Postfach eine Signatur fest einzustellen, sie muss bei jeder neuen Mail über den Reiter Signatur gesetzt werden.
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=== In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die über das weitere Postfach '''gesendet''' werden ===
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Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING]] hinzugefügt wurde, wird die e-Mail im Standardordner "Gesendete Elemente" des Benutzers gespeichert, der die E-Mail versendet hat.
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* Das ist gerade in Teams ungünstig, weil der Verlauf der E-Mails nicht von allen direkt nachvollzogen werden kann. Für Funktionsaccount wird deshalb eine Einstellung vorgenommen, die '''automatisiert um 22:00 Uhr''' gesetzt wird. Diese bewirkt, das beim Senden einer Mail, auch eine Kopie der Mail im gesendete Elemente des Funktionspostfaches ablegt wird.
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* Hinweis für BCC Empfänger: Die Kopie der gesendeten Mail im gesendete Elemente des Funktionspostzfaches enthält keine BCC - Empfänger.
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=== In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die im weiterem Postfach '''gelöscht''' werden ===
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An dieser Stelle entscheidet die Software.
  
== (Outlook 2010) Als eigenständiges Exchange Postfach ==
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Bei der Fernuniversität in Hagen wurde zentral Entschieden das gelöschte Elemente im Ordner "gelöschte Elemente" vom Funktionsaccount liegen sollen. Falls dies bei Ihrem Funktionspostfach nicht so ist, melden Sie sich bitte beim [mailto:Helpdesk@fernuni-hagen.de Helpdesk].
#Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" -> Informationen "'''+ Konto hinzufügen'''"
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#Neues Konto hinzufügen (E-Mail-Konto)
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##Ihr Name (Absendername angeben)
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##Emailadresse des Funktionsaccounts angeben.
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##Kennwort leer lassen
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##mit Weiter bestätigen
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# Fertigstellen
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Mehr Details hier: [[Exchange gelöschte Elemente bei freigegebenen Postfächern]]
  
Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.
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[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
  
 
[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
 
[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]

Aktuelle Version vom 16. April 2019, 15:09 Uhr

Beschreibung

Der Artikel beschreibt, wie Sie Ihre Funktions Emailadressen bei einer Verbindung zur Fernuniversität in Hagen konfigurieren können und enthält eine kurze FAQ.

Zielgruppe

Der Artikel richtet sich an angestellte Personen, welche

  • Outlook bei Windows
  • Outlook bei Mac
  • Outlook Web App (OWA) oder
  • ein mobiles Gerät vom ZMI

haben.

Neu beantragen / erwerben

  • Anmeldedaten: Ein Funktions-Account können sie beim helpdesk bekommen.

Allgemeine Informationen

Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern, genügt eine E-Mail des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen.

Outlook bei Windows

Als eigenstaendiges weiteres Postfach

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die Absenderadresse einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.

Als weiteres Postfach

Hier können Sie nachlesen wie Sie ein weiteres Postfach einbinden, dieses Vorgehen wird nicht empfohlen. Erweitern Sie diesen Bereich durch "Ausklappen" auf der Rechten Seite.
  • Nachteile:
    • Automatische Absenderwahl: Bei neuen e-Mails senden Sie immer als Ihr Benutzerpostfach, auch wenn Sie sich im weiteren Postfach befinden.
    • Signaturen: Sie können nur eine Signatur für Ihr Hauptpostfach einbinden
    • Kontakte: Im Globalen Adressbuch werden die Kontakte des weiteren Postfaches nicht angezeigt.


Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die Absenderadresse einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.

  • Zur Veranschaulichung wurden hier Office 2016 Bilder verwendet, die Funktionalität ist unter Office 2010 baugleich aufgbebaut.

Nach neu starten der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.

Einrichten der Absenderadresse

Um im Namen des Funktionsaccounts e-Mails versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Wählen Sie: Neue E-Mail-Nachricht verfassen aus dem Hauptfenster

Outlook Web App

Outlook Web App (OWA) mehrere Konten anzeigen

FAQ bei mehreren Postfaechern

Was ist Automapping

(Seit Exchange 2010 SP1) Der Outlook Client versucht alle Postfächer auf die Sie mit Ihrem Login Vollzugriff haben zu verbinden. Im Regelfall ist diese Funktion hilfreich, da Sie nichts machen müssen damit ein Postfach angezeigt wird. Nachteilig ist es erst, wenn ein Postfach 2 mal eingebunden würde (Entweder als weiteres Postfach oder als eigenständiges weiteres Postfach). Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust

Signatur des weiteren Postfaches

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, ist es leider nicht möglich, für dieses weitere Postfach eine Signatur fest einzustellen, sie muss bei jeder neuen Mail über den Reiter Signatur gesetzt werden.

In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die über das weitere Postfach gesendet werden

Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, wird die e-Mail im Standardordner "Gesendete Elemente" des Benutzers gespeichert, der die E-Mail versendet hat.

  • Das ist gerade in Teams ungünstig, weil der Verlauf der E-Mails nicht von allen direkt nachvollzogen werden kann. Für Funktionsaccount wird deshalb eine Einstellung vorgenommen, die automatisiert um 22:00 Uhr gesetzt wird. Diese bewirkt, das beim Senden einer Mail, auch eine Kopie der Mail im gesendete Elemente des Funktionspostfaches ablegt wird.
  • Hinweis für BCC Empfänger: Die Kopie der gesendeten Mail im gesendete Elemente des Funktionspostzfaches enthält keine BCC - Empfänger.

In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die im weiterem Postfach gelöscht werden

An dieser Stelle entscheidet die Software.

Bei der Fernuniversität in Hagen wurde zentral Entschieden das gelöschte Elemente im Ordner "gelöschte Elemente" vom Funktionsaccount liegen sollen. Falls dies bei Ihrem Funktionspostfach nicht so ist, melden Sie sich bitte beim Helpdesk.

Mehr Details hier: Exchange gelöschte Elemente bei freigegebenen Postfächern