Entscheidungshilfe für Videokonferenztools: Unterschied zwischen den Versionen

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An der FernUniversität in Hagen stehen mittlerweile mehrere Systeme für die Durchführung von Videokonferenzen zur Verfügung. Für Mitarbeitende stellt sich daher vermehrt die Frage, welches System für welchen Zweck verwendet werden darf und was die genauen Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten sind. Eine Übersicht über didaktische und rechtliche Kriterien (letztere werden noch ergänzt) soll daher als Entscheidungshilfe dienen.
'''Videokonferenzsysteme an der FernUniversität in Hagen Eine Übersicht (Stand: 02.2021)'''


An der FernUniversität in Hagen stehen mittlerweile mehrere Systeme für die Durchführung von Videokonferenzen zur Verfügung. Für Mitarbeitende stellt sich daher vermehrt die Frage, welches System für welchen Zweck verwendet werden darf und was die genauen Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten sind. Hier möchten wir Ihnen einen Überblick über die Nutzung von Videokonferenzsystemen an der FernUniversität geben:


=Didaktische Kriterien=
a) aus der Perspektive von typischen Anwendungsszenarien unter der Berücksichtigung der zu verarbeitenden Daten
Abhängig von dem jeweiligen Einsatzkontext entscheiden (neben rechtlichen Kriterien) didaktische Kriterien darüber, welches System sich für Ihre individuelle Onlineveranstaltung eignet. In der folgenden Übersicht sind daher unterschiedliche Kriterien zusammengestellt, die Ihnen bei der Auswahl des jeweils passenden Systems helfen. Wir fokussieren dabei auf Adobe Connect, MS Teams und Zoom, da es sich hierbei um jene Videokonferenzsysteme handelt, die derzeit an der FernUni angeboten werden.
 
b) auf Basis der Funktionen zur auf das didaktische Konzept abgestimmten Auswahl
 
 
==Videokonferenzsysteme unter der Perspektive von Anwendungsszenarien==
 
Die folgende Übersicht fokussiert auf die dienstliche Nutzung von Videokonferenzsystemen. Nur diese ist auf ihren dienstlichen Geräten zulässig.
Ferner dürfen auf Einladung von Externen andere Videokonferenzsysteme als die im Folgenden gelisteten genutzt werden (bspw. JitsiMeet, BigBlueButton oder Webex). Es wird empfohlen, in diesen Fällen besonders vorsichtig mit sensiblen Daten und Informationen während der Teilnahme umzugehen.
 
'''Hinweis:'''
 
Die nachfolgende Tabelle (Stand: 19.03.2021) bezieht sich auf typische Anwendungsszenarien, so wie sie aus dem Alltag an der FernUniversität bekannt sind, darf jedoch nicht als vollumfassend betrachtet werden. In die Zuordnung der Anwendungsszenarien zu den Videokonferenzsystemen und die jeweilige Zulässigkeit sind Aspekte aus unterschiedlichen Bereichen einbezogen worden, z.B.:
 
* Art der Daten und der Inhalte in Form von Text, Bild, Audio, Video, welche voraussichtlich ausgetauscht werden;
 
* Art der Aufgabenerfüllung wie Lehre, Forschung und Verwaltung;
 
* Beteiligten Personengruppen;
 
* Rechtsgrundlagen der Aufgabenerfüllung und der Datenverarbeitung;
 
* Potentieller Schutzbedarf des jeweiligen Anwendungsszenarios (so sind z.B. eine Prüfung, ein Bewerbungsgespräch, bestimmte Gremiensitzungen höher einzustufen als öffentliche Konferenzen)
 
* Einhaltung der Datenschutzgesetze und Gewährleistung der Rechte der Betroffenen auf Schutz ihrer personenbezogenen Daten;
 
* Gewährleistung eines sicheren IT-Betriebs, ggf. Verschlüsselung der Datenübertragung;
 
Ein fröhliches bzw. lachendes Gesicht auf grünem Hintergrund bedeutet, das Videokonferenzsystem darf in dem genannten Anwendungsszenario dienstlich genutzt werden. Ein trauriges Gesicht auf rotem Hintergrund bedeutet, das Videokonferenzsystem darf nicht in diesem dienstlichen Kontext benutzt werden.
 
Als externe Personen gelten alle Personen, die keine Angehörigen der FernUniversität sind. Im Kontext von Microsoft Teams ist zu beachten, dass sich diese Tabelle nur auf den Bereich „Videokonferenz“ der Anwendung Microsoft 365 bezieht. Studierende haben in diesem Fall genau wie externe Personen keinen direkten Zugriff auf die Anwendung und können nur an Videokonferenzen teilnehmen, diese aber nicht selbst anlegen. Diese Einschränkung gilt auch für DFN Conf Pexip: auch hier können Studierende nicht selbst Videokonferenzen anlegen und durchführen.
 
'''Schutzbedarf von Datentypen'''
 
Die FernUniversität betreibt die folgenden Videokonferenzsysteme nach dem jeweils möglichen Stand der Technik und des Rechts, um so umfassend wie möglich die Informationssicherheit und den Datenschutz gewährleisten zu können.
 
Bei Unsicherheit darüber, welche Daten wie geschützt werden sollten, können Sie sich an den Vorgaben aus den Sciebo-Nutzungsbedingungen orientieren (ab Seite 3 „Schutzbedarf bestimmt den Umfang der Cloud-Nutzung“):
https://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/images-helpdesk/c/c4/Nutzungsbedingungen-sciebo.pdf
 
 
 
[[Image:Videokonferenzsysteme_Anwendungsszenarien3.JPG]]
 
*Im Rahmen der Klausurkampagne des WS 2020/2021 besteht ab sofort durch Rektorin und Kanzlerin eine Freigabe
für Prüfungen mit Zoom (Stand: 28.01.2021).
 
Die [[Media:Videokonferenzsysteme_unter_der_Perspektive_von_Anwendungsszenarien.pdf|Tabelle zu Videokonferenzsystemen unter der Perspektive von Anwendungsszenarien]] steht auch als PDF zur Verfügung.
 
==Videokonferenzsysteme auf Basis der Funktionen zur auf das didaktische Konzept abgestimmten Auswahl==
 
Abhängig von dem jeweiligen Einsatzkontext entscheiden auch die verfügbaren Funktionen darüber, welches System sich für Ihre individuelle Onlineveranstaltung eignet. In der folgenden Übersicht sind daher unterschiedliche Funktionen zusammengestellt, die Ihnen bei der Auswahl des jeweils passenden Systems helfen sollen.






{| border="1" cellpadding="2"
{| border="1" cellpadding="2"
|+Didaktische Kriterien
|+Funktionen der einzelnen Systeme
|-
|-
!  !! Adobe Connect !! MS Teams !! Zoom !! Pexip
!  !! Adobe Connect !! MS Teams !! Zoom !! Pexip
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| 500 im Audimax
| 500 im Audimax
Zusätzlich 550 Einzellizenzen; wir empfehlen ab 100 TN das Audimax zu nutzen
Zusätzlich 550 Einzellizenzen; wir empfehlen ab 100 TN das Audimax zu nutzen
  || 300 || 300 || 23 aktiv im Meeting (+ bis zu 1500 passiv im Stream mit Chat-Rückkanal)
  || 300 || 300 (bzw. 1000 mit [[Zoom:_Meetings_planen|Large-Meeting-Lizenz]]) || 23 aktiv im Meeting (+ bis zu 1500 passiv im Stream mit Chat-Rückkanal)
|-
|-
! Tools zur Kollaboration
! Tools zur Kollaboration
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! TN können stummgeschaltet werden
! TN können stummgeschaltet werden
| ja || ja (seit 11/2020), aufzeigenden TN kann die Mikrofonberechtigung einzeln ertteilt werden|| ja, (falls eingestellt können TN Stummschaltung eigenständig aufheben) || ja
| ja || ja (seit 11/2020), aufzeigenden TN kann die Mikrofonberechtigung einzeln ertteilt werden|| ja, (falls eingestellt können TN Stummschaltung eigenständig aufheben) || ja
|-
! TN können Kamerarechte entzogen werden
| ja || nein|| ja, bei einzelnen TN oder die Erlaubnis "Video starten" kann für alle TN enzogen werden (betrifft nicht bereits gestartete Kamerabilder) || ja
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|-
! Einzelne TN können aus Meetings entfernt werden
! Einzelne TN können aus Meetings entfernt werden
| ja || ja || ja || ja
| ja || ja || ja || ja
|-
! Mehrere Personen können im Meeting Veranstalter*innenrechte haben
| ja || nein, nur der Organisator hat alle Rechte|| nein, nur der Host hat alle Rechte (Hostrolle kann aber an andere Person abgegeben werden)||
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|-
! Bildschirmfreigabe/ -teilen möglich
! Bildschirmfreigabe/ -teilen möglich
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|-
|-
! Gruppenarbeiten in separaten Räumen möglich
! Gruppenarbeiten in separaten Räumen möglich
| ja || derzeit nur über parallel geöffnete Besprechungen möglich, Feature in der Entwicklung (geplante Freigabe in Q4 2020) || ja; Räume können jedoch nicht mit Aufgabeneinblendungen/Texten vorbereitet werden || Teilnehmer können in einen anderen Raum verschoben werden
| ja || ja; Räume können jedoch nicht mit Aufgabeneinblendungen/Texten vorbereitet werden || ja; Räume können jedoch nicht mit Aufgabeneinblendungen/Texten vorbereitet werden und schriftliche Ergebnisse (Whiteboard) müssen zuerst lokal abgespeichert werden, um sie im Hauptmeeting wieder anzeigen zu können || Teilnehmer können in einen anderen Raum verschoben werden
|-
|-
! Aufzeichnung von Meetings möglich*
! Aufzeichnung von Meetings möglich*
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|-
|-
! Abstimmungen/Umfragen möglich
! Abstimmungen/Umfragen möglich
| ja || ja, (für Mitarbeitenden über die App Forms, für externe und Studierende Anzeige im Chat || ja (als Antwortoptionen nur Single- und Multiple-Choice, keine Kurzantwort) || nein
| ja || ja, Anzeige und Abstimmung im Meeting-Chat, für Mitarbeitende zusätzlich in der App Forms || ja (als Antwortoptionen nur Single- und Multiple-Choice, keine Kurzantwort) || nein
|}
|}


Zeile 59: Zeile 115:


{{kontakt}}
{{kontakt}}
[[Kategorie:Lehren_Adobe_Connect]]
[[Kategorie:Zoom]]

Version vom 12. Mai 2021, 15:37 Uhr

Videokonferenzsysteme an der FernUniversität in Hagen – Eine Übersicht (Stand: 02.2021)

An der FernUniversität in Hagen stehen mittlerweile mehrere Systeme für die Durchführung von Videokonferenzen zur Verfügung. Für Mitarbeitende stellt sich daher vermehrt die Frage, welches System für welchen Zweck verwendet werden darf und was die genauen Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten sind. Hier möchten wir Ihnen einen Überblick über die Nutzung von Videokonferenzsystemen an der FernUniversität geben:

a) aus der Perspektive von typischen Anwendungsszenarien unter der Berücksichtigung der zu verarbeitenden Daten

b) auf Basis der Funktionen zur auf das didaktische Konzept abgestimmten Auswahl


Videokonferenzsysteme unter der Perspektive von Anwendungsszenarien

Die folgende Übersicht fokussiert auf die dienstliche Nutzung von Videokonferenzsystemen. Nur diese ist auf ihren dienstlichen Geräten zulässig. Ferner dürfen auf Einladung von Externen andere Videokonferenzsysteme als die im Folgenden gelisteten genutzt werden (bspw. JitsiMeet, BigBlueButton oder Webex). Es wird empfohlen, in diesen Fällen besonders vorsichtig mit sensiblen Daten und Informationen während der Teilnahme umzugehen.

Hinweis:

Die nachfolgende Tabelle (Stand: 19.03.2021) bezieht sich auf typische Anwendungsszenarien, so wie sie aus dem Alltag an der FernUniversität bekannt sind, darf jedoch nicht als vollumfassend betrachtet werden. In die Zuordnung der Anwendungsszenarien zu den Videokonferenzsystemen und die jeweilige Zulässigkeit sind Aspekte aus unterschiedlichen Bereichen einbezogen worden, z.B.:

  • Art der Daten und der Inhalte in Form von Text, Bild, Audio, Video, welche voraussichtlich ausgetauscht werden;
  • Art der Aufgabenerfüllung wie Lehre, Forschung und Verwaltung;
  • Beteiligten Personengruppen;
  • Rechtsgrundlagen der Aufgabenerfüllung und der Datenverarbeitung;
  • Potentieller Schutzbedarf des jeweiligen Anwendungsszenarios (so sind z.B. eine Prüfung, ein Bewerbungsgespräch, bestimmte Gremiensitzungen höher einzustufen als öffentliche Konferenzen)
  • Einhaltung der Datenschutzgesetze und Gewährleistung der Rechte der Betroffenen auf Schutz ihrer personenbezogenen Daten;
  • Gewährleistung eines sicheren IT-Betriebs, ggf. Verschlüsselung der Datenübertragung;

Ein fröhliches bzw. lachendes Gesicht auf grünem Hintergrund bedeutet, das Videokonferenzsystem darf in dem genannten Anwendungsszenario dienstlich genutzt werden. Ein trauriges Gesicht auf rotem Hintergrund bedeutet, das Videokonferenzsystem darf nicht in diesem dienstlichen Kontext benutzt werden.

Als externe Personen gelten alle Personen, die keine Angehörigen der FernUniversität sind. Im Kontext von Microsoft Teams ist zu beachten, dass sich diese Tabelle nur auf den Bereich „Videokonferenz“ der Anwendung Microsoft 365 bezieht. Studierende haben in diesem Fall genau wie externe Personen keinen direkten Zugriff auf die Anwendung und können nur an Videokonferenzen teilnehmen, diese aber nicht selbst anlegen. Diese Einschränkung gilt auch für DFN Conf Pexip: auch hier können Studierende nicht selbst Videokonferenzen anlegen und durchführen.

Schutzbedarf von Datentypen

Die FernUniversität betreibt die folgenden Videokonferenzsysteme nach dem jeweils möglichen Stand der Technik und des Rechts, um so umfassend wie möglich die Informationssicherheit und den Datenschutz gewährleisten zu können.

Bei Unsicherheit darüber, welche Daten wie geschützt werden sollten, können Sie sich an den Vorgaben aus den Sciebo-Nutzungsbedingungen orientieren (ab Seite 3 „Schutzbedarf bestimmt den Umfang der Cloud-Nutzung“): https://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/images-helpdesk/c/c4/Nutzungsbedingungen-sciebo.pdf


Videokonferenzsysteme Anwendungsszenarien3.JPG

*Im Rahmen der Klausurkampagne des WS 2020/2021 besteht ab sofort durch Rektorin und Kanzlerin eine Freigabe
für Prüfungen mit Zoom (Stand: 28.01.2021).

Die Tabelle zu Videokonferenzsystemen unter der Perspektive von Anwendungsszenarien steht auch als PDF zur Verfügung.

Videokonferenzsysteme auf Basis der Funktionen zur auf das didaktische Konzept abgestimmten Auswahl

Abhängig von dem jeweiligen Einsatzkontext entscheiden auch die verfügbaren Funktionen darüber, welches System sich für Ihre individuelle Onlineveranstaltung eignet. In der folgenden Übersicht sind daher unterschiedliche Funktionen zusammengestellt, die Ihnen bei der Auswahl des jeweils passenden Systems helfen sollen.


Funktionen der einzelnen Systeme
Adobe Connect MS Teams Zoom Pexip
Maximale TN-Zahl 500 im Audimax

Zusätzlich 550 Einzellizenzen; wir empfehlen ab 100 TN das Audimax zu nutzen

300 300 (bzw. 1000 mit Large-Meeting-Lizenz) 23 aktiv im Meeting (+ bis zu 1500 passiv im Stream mit Chat-Rückkanal)
Tools zur Kollaboration Virtuelles Whiteboard; Zeichenfreigabe auf Folien Whiteboard (nicht für Externe/Studierende verwendbar oder einsehbar), Zusammenarbeit über versch. Microsoft Apps mit Mitarbeitenden möglich Whiteboard, Annotationsfunktion -
Ton und Kamera für TN ja; Differenzierung möglich: nur Ton oder Ton und Kamera; individuelle Freigabe durch Veranstalter*in möglich ja ja ja
TN können stummgeschaltet werden ja ja (seit 11/2020), aufzeigenden TN kann die Mikrofonberechtigung einzeln ertteilt werden ja, (falls eingestellt können TN Stummschaltung eigenständig aufheben) ja
TN können Kamerarechte entzogen werden ja nein ja, bei einzelnen TN oder die Erlaubnis "Video starten" kann für alle TN enzogen werden (betrifft nicht bereits gestartete Kamerabilder) ja
Einzelne TN können aus Meetings entfernt werden ja ja ja ja
Mehrere Personen können im Meeting Veranstalter*innenrechte haben ja nein, nur der Organisator hat alle Rechte nein, nur der Host hat alle Rechte (Hostrolle kann aber an andere Person abgegeben werden)
Bildschirmfreigabe/ -teilen möglich ja ja ja, es können auch mehrere Bildschirme gleichzeitig geteilt werden ja
Gruppenarbeiten in separaten Räumen möglich ja ja; Räume können jedoch nicht mit Aufgabeneinblendungen/Texten vorbereitet werden ja; Räume können jedoch nicht mit Aufgabeneinblendungen/Texten vorbereitet werden und schriftliche Ergebnisse (Whiteboard) müssen zuerst lokal abgespeichert werden, um sie im Hauptmeeting wieder anzeigen zu können Teilnehmer können in einen anderen Raum verschoben werden
Aufzeichnung von Meetings möglich* ja ja ja
Zugriff für Gäste (ohne FernUni-Account/ anonym) möglich ja ja ja ja
Nutzung über Browser ohne eigene App möglich nicht empfohlen(Ausnahme: Linux-Nutzer*innen) ja ja ja
Freie Gestaltung des virtuellen Raums ja nein nein unterschiedliche Layouts wählbar
Chat inklusive privater Chat möglich ja kein privater Chat ja kein privater Chat
Abstimmungen/Umfragen möglich ja ja, Anzeige und Abstimmung im Meeting-Chat, für Mitarbeitende zusätzlich in der App Forms ja (als Antwortoptionen nur Single- und Multiple-Choice, keine Kurzantwort) nein
*Aufzeichnungen sind nur dann erlaubt, wenn alle Teilnehmenden zuvor über die Aufnahme informiert worden sind
und ihr Einverständnis gegeben haben.



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