Outlook 2019 Aufraeumen eines Postfaches
Herausfiltern großer E-Mails, Anhänge richtig speichern & E-Mails richtig löschen
Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden.
In ihm befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten in 3 Kategorien unterteilt werden:
- Müll
- relevante e-Mails (Für mich)
- relevante e-Mails (Für meinen Arbeitsbereich)
Müll
- Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass wenn die E-Mail gelöscht wurde, sie nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.
- Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. Siehe hierzu der nächste Abschnitt.
Relevante E-Mails
Für die beiden unteren Punkte können Sie die E-Mails behalten. Die Anhänge dieser E-Mails sollten auf Festplatten gespeichert werden. Dabei sollte beachtet werden, nach Möglichkeit sollten Sie immer die zentralen Laufwerke als Speicherort nutzen. Sollte Sie Anhänge auf dem eigenen Rechner speichern, und Ihr Rechner hätte einen Defekt, ist der Anhang möglicherweise weg.
Speichern und Entfernen von Anhängen aus E-Mails
Um den Anhang einer nicht mehr benötigten E-Mail zu behalten, gehen Sie wie folgt vor.
Bearbeiten einer empfangenen E-Mail
Wenn Sie ein Postfach aufgeräumt und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind.