Zoom: Breakout Sessions/ Gruppenräume

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Durch die Nutzung von Breakout-Räumen in Zoom kann der Host die Teilnehmenden auf mehrere separate Räume aufteilen. Dies eignet sich besonders gut für Gruppenarbeiten in Lehrveranstaltungen. Maximal können 50 Breakout-Räume angelegt werden.

Bevor Sie diese nutzen können, überprüfen Sie bitte in Ihren Einstellungen im Browser, ob der Schieberegler für Breakout-Raum aktiviert ist.

Sie können die Breakout-Räume entweder während des laufenden Meetings erstellen und Personen zuordnen oder schon vor dem Start des Meetings die Räume anlegen und Personen zuweisen.

Breakout Räume während eines Meetings erstellen

Starten Sie das Meeting und wählen Sie in der Menüleiste „Break Out Session“ aus. (Nur Hosts und Co-Hosts können diese Funktion sehen).

Hinweis: Bei kleineren Bildschirmen finden Sie die Option „Breakout Sessions“ unter dem Menüpunkt „Mehr“.

Sie können nun die Anzahl der Gruppenräume einstellen und ein Zuordnungsverfahren wählen (automatisch oder manuell):

Automatisch: Die Teilnehmenden werden automatisch gleichmäßig auf die einzelnen Räume aufgeteilt. Manuell: Sie entscheiden selbst, wie Sie die Teilnehmenden auf die Räume aufteilen möchten.

Klicken Sie dann auf „Sessions erstellen“. Es öffnet sich dann das folgende Fenster:

Ihre Räume werden zwar erstellt, aber nicht automatisch gestartet. Sie können die Räume vor dem Start verwalten. Hierzu haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Den Raum umbenennen 2. Den Raum Löschen 3. Zuordnen: Um Ihren Räumen Teilnehmer*innen zuzuordnen, wählen Sie neben dem Raum, dem Sie Teilnehmer*innen zuordnen möchten „Zuordnen“ und wählen Sie den/die Teilnehmer*in aus, den/die Sie diesem Raum zuordnen möchten. Wiederholen Sie dies für jeden Raum. Sobald ein/e Teilnehmer*in zugewiesen wurde (manuell oder automatisch), wird anstelle der Schaltfläche „Zuweisen“ die Anzahl der Teilnehmer*innen in diesem Raum angezeigt.

Nach der manuellen oder automatischen Zuordnung von Teilnehmenden zu Räumen können Sie die Teilnehmer*innen neu anordnen. Teilnehmer*innen, die nicht den Nebenbesprechungen zugeordnet sind, bleiben beim Starten der Räume in der Hauptbesprechung.

4. Einen Raum hinzufügen („Eine Session hinzufügen“) 5. Optionen:

- Alle Teilnehmer automatisch in Breakout-Räume verschieben: Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Teilnehmer*innen automatisch in die Breakout-Räume verschoben. Wenn diese Option nicht markiert ist, müssen die Teilnehmer*innen auf Beitreten klicken, um dem Nebenraum hinzugefügt zu werden. - Teilnehmern erlauben, jederzeit zu der Hauptsitzung zurückzukehren: Wenn diese Option aktiviert ist, können die Teilnehmer*innen über ihre Menüsteuerung selbst zurück zur Hauptsitzung wechseln. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen sie warten, bis der Gastgeber die Breakout-Räume beendet hat. - Breakout-Räume automatisch schließen nach: XX Minuten: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Breakout-Räume nach der konfigurierten Zeit automatisch beendet. (Mich benachrichtigen, wenn die Zeit abgelaufen ist): Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Host benachrichtigt, sobald die Zeit des Breakout-Raums abgelaufen ist. - Countdown nach dem Schließen des Breakout-Raums: Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten die Teilnehmer einen Countdown, der anzeigt, wie viel Zeit ihnen noch bleibt, bevor sie in den Hauptraum zurückkehren. Countdown-Timer einstellen: XX Sekunden

Verschieben nach: Wählen Sie einen Raum aus, in den der Teilnehmer verlegt werden soll. Austausch: Wählen Sie einen Teilnehmer in einem anderen Raum aus, mit dem der ausgewählte Teilnehmer getauscht werden soll.

Alle Sessions beginnen: Alle Teilnehmenden werden nach Bestätigung der Aufforderung, dem Breakout-Raum beizutreten, in ihre jeweiligen Räume verschoben. Der/die Gastgeber*in verbleibt in der Hauptsitzung, bis er/sie sich manuell einem der Räume anschließt.

Erneut erstellen: Löscht vorhandene Breakout-Räume und erstellt neue.

Verwaltung von Breakout-Räumen in Arbeit

Sobald die Breakout-Räume gestartet wurden, werden die Teilnehmer*innen gebeten, an der Breakout-Sitzung teilzunehmen. Der/die Gastgeber*in bleibt in der Hauptsitzung, bis er/sie manuell einer Sitzung beitritt. Wenn ein/e Teilnehmer*in der Sitzung noch nicht beigetreten ist, wird dies neben seinem/ihrem Namen vermerkt.

Optionen während der Breakout-Sessions: Beitreten: Treten Sie dem Breakout-Raum bei.

   Verlassen: Verlassen Sie den Raum und kehren Sie zur Hauptbesprechung zurück (wird nur angezeigt, wenn Sie sich in einem Nebenraum befinden).
   Alle Räume schließen: Beendet alle Räume nach einem Countdown von 60 Sekunden, der dem Gastgeber und den Teilnehmern angezeigt wird, und kehrt mit allen Teilnehmern zur Hauptbesprechung zurück.

Beantwortung von Hilfsanfragen

Teilnehmer in Nebenräumen können den Meeting-Gastgeber bitten, ihrem Meeting beizutreten, indem sie auf Hilfe anfordern klicken.

Sie werden aufgefordert, dem Raum beizutreten, aus dem die Anfrage stammt. Klicken Sie auf Breakout-Raum beitreten, um dem Raum beizutreten.

Übertragen einer Nachricht an alle Breakout-Räume

Der Gastgeber kann eine Nachricht an alle Breakout-Räume senden, um Informationen mit allen Teilnehmern auszutauschen.

1.Klicken Sie in der Besprechungssteuerung auf Nebenräume. 2.Klicken Sie auf Nachricht an alle übertragen, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Übertragen. 3.Die Nachricht wird nun für alle Teilnehmer in den Nebenräumen angezeigt.

Vorab-Zuweisung von Teilnehmern zu Breakout-Räumen über das Web-Portal

Eine Vorab-Zuweisung der Teilnehmenden zu den Breakout-Räumen funktioniert nur dann, wenn das Meeting über das Web-Portal erstellt wird. Nur hier wird die Option angezeigt. In der App ist dies nicht möglich!

Es können nur Teilnehmer*innen zugewiesen werden, die über ein Zoom-Konto verfügen. Die Teilnehmenden müssen in ihrem Zoom-Konto angemeldet sein, wenn sie an einer Sitzung mit Vorabzuweisungen teilnehmen, damit die Zuweisungen angewendet werden können. Bis zu 200 Teilnehmende können Breakout-Räumen vorab zugeordnet werden.

Vorab-Zuweisung von Teilnehmern zu Breakout-Räumen über das Web-Portal 1. Melden Sie sich auf https://fernuni-hagen.zoom.us/ an. 2. Klicken Sie auf Meetings und planen Sie eine neue Sitzung. 3. Wählen Sie im Abschnitt Meeting-Optionen die Option „Vorauswahl des Breakout Raums“ und klicken Sie auf Räume erstellen.

4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben Räume, um Nebenräume hinzuzufügen. 5. Fahren Sie mit der Maus über den Standardnamen des Nebenraums und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, um ihn umzubenennen. 6. Suchen Sie im Textfeld „Add participants“ nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der Teilnehmer*innen, die Sie zuordnen möchten, um sie dem Nebenraum hinzuzufügen.

7. (Optional) Mit diesen Optionen können Sie Ihre Nebenräume und Teilnehmer*innen bearbeiten:

- Klicken und ziehen Sie die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers, um die Reihenfolge zu ändern. - Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Teilnehmers, um die Optionen zum Verschieben in einen anderen Raum oder zum Entfernen des Teilnehmers aus dem aktuellen Raum anzuzeigen.

Um einen Nebenraum zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Raumnamen im linken Fensterbereich und klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten der Zuordnung von Breakout-Räumen

Wenn Sie bereits Teilnehmer*innen zu Nebenräumen vorbelegt haben, können Sie über die Meeting-Optionen die Zuordnungen bearbeiten, bevor Sie die Besprechung starten.