Outlook 2010 Aufraeumen eines Postfaches
Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2010:
Damit es nicht zu einem zu großen Postfach bei Ihnen kommt, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfters mal löschen. Es empfiehlt sich vor allem die Ordner „Gelöschte Objekte“ und „Gesendete Objekte“ des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie ab und an Bilder bzw. Filme verschicken, könnte der Ordner „Gesendete Objekte“ überdurchschnittlich groß werden. Sollten Sie öfter oder sogar regelmäßig die "Scan-To-Mail" Funktion nutzen, so werden die eingescannten Dokumente immer im Postfach abgelegt. Wenn Sie die Dokumente bereits auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.
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Hier sehen Sie nun die Outlook 2010 Hauptansicht. Klicken Sie als nächstes auf "Datei" um eine Dropdown Liste mit weiteren Optionen zu erhalten.
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Neu in Outlook 2010: Es existiert nun ein extra Menü/Tool, mit dem Sie Ihr Postfach aufräumen können. Auch hier erhalten Sie wieder eine Dropdown Liste mit verschiedenen Optionen.
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In diesem Dropdown Menü können Sie nun auswählen zwischen "Postfachbereinigung...", "Ordner Gelöschte Elemente leeren" und "Archivieren". Um sich nun die Größe des Postfachs anzeigen zu lassen, klicken Sie auf "Postfachbereinigung...".
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Mit diesem Tool können Sie verschiedene Aktionen durchführen, z.B. nach Elementen suchen die älter sind als ... Tage. Klicken Sie nun auf den Button "Postfachgröße anzeigen...", um festzustellen welche Größe Ihr Postfach hat.
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Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus in Ihrem Outlook 2010 Client aktiviert haben, erhalten Sie zwei Menü's: Lokale Daten & Serverdaten. Unter Serverdaten erhalten Sie die relevanten Daten für Ihr Postfach. Die Größe ist hier in KB angegeben, was für Sie bedeutet das der Wert durch 1024 gerechnet werden muss, um auf die Größeneinheit MB zu kommen. In unserem Beispielbild ergibt sich folgende Rechnung: 4432 KB / 1024 = 4,33 MB. In der unteren Tabelle können Sie detaillierte Größenangaben von einzelnen Ordnern einsehen.
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Um nun das Postfach aufzuräumen können Sie zunächst einzelne oder auch mehrere E-Mails per Hand löschen. Hierzu klicken Sie auf eine E-Mail mit einem rechts klick, und wählen den Punkt "Löschen" aus. Doch keine Sorge, die E-Mail wird zunächst nur in den Papierkorb (auch Gelöschte Elemente genannt) verschoben. Um mehrere E-Mails auszuwählen können Sie die linke STRG Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste die betroffenen E-Mails auswählen. Wollen Sie alle E-Mails in einem Ordner auswählen, so drücken Sie STRG + A gleichzeitig.
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Nachdem Sie die E-Mails ausgewählt und gelöscht haben, welche Sie nicht mehr benötigen, muss der Papierkorb nun geleert werden. Hierzu machen Sie einen rechts klick auf den Ordner "Gelöschte Elemente" und wählen den Punkt "Ordner leeren" aus.
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Zur Sicherheit werden Sie noch gefragt, ob wirklich alle Elemente gelöscht werden sollen.