Outlook Kalender

Beschreibung

Der Artikel beschreibt Tipps und Tricks, bzw. technische Möglichkeiten des Outlook Kalenders.

Zielgruppe

Der Artikel richtet sich an alle Personen, welche Outlook nutzen.

Neu beantragen / erwerben

• Anmeldedaten: Ein Anwender-Account bekommen Sie automatisch durch die Personalabteilung.
• Programm: siehe Microsoft-HUP

Allgemeine Informationen

Weiteren Kalender in Outlook einbinden

Dazu sind 2 Schritte notwendig:

• Ein berechtigte Person erteilt Ihnen Zugriff auf ihren/seinen Kalender.
• Sie lassen sich den Kalender anzeigen/binden den Kalender in Ihr Postfach ein

Kalenderberechtigung im Outlook erteilen

eventuell ist die Freigabe des Kalenders über die Freigabe des Funktionspostfaches schon global erfolgt, dann bitte diesen Punkt überspringen

1. Outlook öffnen
2. links unten Kalender auswählen
3. mit rechter Maustaste auf den Kalender klicken, für den eine Freigabe erfolgen soll
4. Eigenschaften (ganz unten)
5. Im Reiter "Berechtigungen" wählen
6. hinzufügen (aus globalem Adressbuch auswählen)
7. Berechtigungsstufe auf Bearbeiter setzen.
8. Wenn die zu berechtigende Person auch Kalendereinträge löschen können soll:

   Setzten Sie hierzu bitte auch das Recht für den Ordner "gelöschte Elemente", an der Stelle wird mindestens das Recht "Autor" oder mehr benötigt. Weitere Details zum Warum können Sie hier nachlesen: Exchange gelöschte Elemente bei freigegebenen Postfächern

Kalender im Outlook einbinden

1. Outlook öffnen
2. links unten Kalender auswählen
3. mit rechter Maustaste auf "andere Kalender" klicken
4. Kalender hinzufügen (aus globalem Adressbuch auswählen)
5. Funktionspostfach suchen

Eigenen Kalender erstellen und freigeben

Sollte beispielsweise ein separater Kalender für die Urlaubsplanung benötigt werden kann man sich selber wie folgt unter Outlook einen neuen Kalender anlegen und diesen dann für die entsprechenden Personen freigeben:

Kalender anlegen

• Registerkarte "Start"
• Unten links den Punkt "Kalender" auswählen
• Unter dem Punkt "Kalender verwalten" auf das Icon "Kalender öffnen" klicken
• "Neuen leeren Kalender erstellen" wählen
• Wunschnamen eingeben und mit "OK" bestätigen

Kalender freigeben

Nun müssen folgende Schritte (unter "Start" => "Kalender") durchgeführt werden:

• Rechtsklick auf den Wunschkalender
• den Punkt "Freigeben" und dort den Punkt "Kalender freigeben" wählen
• Auf "An" Klicken und dann die Person direkt von der Liste "Globales Adressbuch" auswählen, welche eine Berechtigung erhalten sollen (Sollen Einträge auch bearbeitet, gelöscht und hinzugefügt werden können, muss ein Häkchen unter "Empfänger können Elemente...") gesetzt werden

Anschließend müssen die berechtigten Personen in der Freigabe-Mail den Kalender öffnen. Alternativ:

• Rechtsklick auf den Wunschkalender
• Punkt "Freigeben" und dort den Punkt "Kalenderberechtigungen" wählen
• Unter "Hinzufügen..." die entsprechende Person aus der globalen Adressliste wählen
• Zum Schluss die individuellen Berechtigungen einstellen (standardmäßig sind nur "Frei/Gebucht-Zeiten" ausgewählt)

Freigegebenen Kalender hinzufügen

Um im Outlook einen (oder mehrere) freigegebene Kalender hinzufügen.

• In Outlook zum Kalender wechseln.
• Dort mit der rechten Maustaste auf 'Meine Kalender' klicken.
• Zuerst 'Kalender hinzufügen', dann 'Freigegebenen Kalender öffnen' auswählen.
• Es öffnet sich ein Fenster wo der Name des Kalenders, den man hinzufügen möchte, eingegeben werden muss. Klicken sie auf "Name...", bitte beachten Sie das im rechten Bereich bei Adressbuch sollte die "Globale Adressliste" ausgewählt sein.
• Nach der Eingabe 2 mal mit 'Ok' bestätigen.
• Vorgang für jeden weiteren gewünschten Kalender wiederholen.

Mehrere Termine als privat markieren

Sollten Sie Ihren Kalender für andere Nutzer freigeben wollen, möchten die Details alter Termine allerdings nicht Preis geben, empfiehlt es sich diese vorher als "Privat" zu markieren. Um nun nicht jeden Termin einzeln bearbeiten zu müssen gehen Sie wie folgt vor: Voraussetzung: Sie haben mindestens einen als "Privat" markierten Termin. Falls nicht legen Sie einen an.

• Die Bilder beziehen sich auf Outlook 2010 sind aber im Outlook 2016 beinahe gleich geblieben

1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf Kalender
2. Umstellen auf Listenansicht
   1. Wählen Sie Ihren Kalender aus
   2. Klicken Sie im Karteireiter (Ribbon) "Ansicht" auf "Ansicht ändern"
   3. Wählen Sie die Ansicht "Liste" aus

      

3. Gruppieren nach Vertraulichkeitsstatus
   1. Klicken Sie im Karteireiter (Anordnung) auf "Spalten hinzufügen"
   2. Fügen Sie die Spalte "Vertraulichkeit" hinzu

      

   3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltennamen "Vertrauchlichkeit" und wählen "Nach diesem Feld gruppieren"
   4. Oberhalb der Liste sollten nun die zur Gruppierung genutzen Felder aufgelistet sein

      

      • Achten Sie darauf, dass hier nur das Feld "Vertraulichkeit" aufgelistet wird. Sollte zusätzlich z.B. das Feld "Serientyp" angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen "Nicht nach diesem Feld gruppieren"
   5. Nun können Sie mit einem Klick auf den Spaltennamen "Vertraulichkeit" sortieren und sollten Ihre Termine in 2 Gruppen angezeigt bekommen.
4. Vertraulichkeitsstatus mehrerer Termine auf "Privat" setzen
   1. Markieren Sie mehrere nicht private Termine
      1. Markieren Sie den obersten zu ändernden Termin
      2. Scrollen Sie zum letzten zu ändernden Termin und Klicken sie via Shift + Links-Klick darauf um auch alle dawischen liegenden Termine zu markieren
   2. Verschieben Sie die markierten Elemente via "Drag&Drop" auf die Gruppierungsüberschrift "Vertaulichkeit: Privat"
   3. Anschließend werden die Termine als privat markiert. Dies kann je nach Anzahl der markierten Termine einige Sekunden dauern.

Nun sind die Details (Betreff, Ort, Inhalt) dieser Termine für Nutzer mit Berechtigung für Ihren Kalender nicht mehr einsehbar.

Fehlermeldung bei der Freigebe eines Kalenders in Outlook

 Die Freigabe von 'Kalender' ist aufgrund der Berechtigungseinstellungen Ihres Netzwerks für folgende Einträge nicht verfügbar
 ----- Mailadresse des Benutzers ---------

• Outlook hat die eingegebene Mail-Adresse mit der lokalen Kontakt-Liste vervollständigt. Dann erscheint der oben beschriebene Fehler.

Lösung: Bei der Freigabe des Kalenders auf "An" Klicken und dann die Person direkt von der Liste "Globales Adressbuch" auswählen.