Kurskommunikation im LVU-System

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Die Kurskommunikation im LVU-System steht Kursadministratoren zur Verfügung, um Mitteilungen per E-Mail an Kursteilnehmer zu senden.

Vorteile der Kurskommunikation

Die Kursbetreuung kann jederzeit eine Mitteilung an bestimmte Anwendergruppen anhand der Kursrollen senden, ohne die E-Mail-Adressen der Studierenden abrufen zu müssen und diese im eigenen E-Mail-Client als Adressaten einzutragen.

Ein klassischer Flüchtigkeitsfehler bei Massen-E-Mails ist die Benutzung des TO-Feldes für alle Zieladressen. Dadurch werden aber alle Adressen an alle Empfänger gesendet, was eventuell eine Datenschutzverletzung darstellt, über die sich Betroffene beschweren könnten.

Der Versand über die Kurskommunikation stellt sicher, dass die E-Mail-Adressen der Zieladressaten nur im BCC-Feld verwendet werden und somit nicht an alle Empfänger übermittelt werden.

Benutzung

Der/die Kursbetreuer/in kann die Kurskommunikation aufrufen und unter den Rollen des Kurses als Zieladressaten auswählen.

Er/Sie füllt danach die erforderlichen Felder zum Betreff und zum Inhalt aus, wobei auch HTML-Formatierungen genutzt werden können.

Beim Versand werden die E-Mail-Adressen der Inhaber der ausgewählten Kursrollen zusammengestellt und doppelte sowie fehlerhafte Einträge entfernt. Zudem werden die Adressen von Studierenden, die zu diesem Zeitpunkt bereits exmatrikuliert sind, ebenfalls entfernt.

Im Bedarfsfall können auch Dateien als Anhänge mit gesendet werden. Das ist heutzutage zwar kein guter Stil, aber mitunter nicht zu vermeiden.

Anhänge

Wichtiger Hinweis: Aufgrund der zunehmenden Ausnutzung von E-Mail-Anhängen haben sowohl die FernUniversität als auch externe E-Mail-Provider ihre Schutzmaßnahmen verstärkt und tendieren immer häufiger dazu, E-Mails mit Anhängen unter bestimmten Umständen zu blockieren, als möglichen Spam zu betrachten oder mit einer zusätzlichen Warnung vor potentiell gefährlichem Inhalt zu ergänzen.

Wenn möglich, verzichten Sie in Ihren E-Mails an Personen außerhalb der FernUniversität auf die Benutzung von Anhängen. Eine bewährte Alternative ist diese: legen Sie die zu übermittelnden Dateien in einen passenden Ordner im LVU-System oder Moodle und legen Sie einen Link zu jenen Dateien in der E-Mail bei. Für öffentliche Dateien, die durchaus jeder lesen darf, können Sie dies in den "oeffentlich"-Ordner des von Ihnen betreuten Kurses tun. Für Dateien, die Sie nur den Kursbelegern senden möchten, legen Sie diese Dateien in den "material/ungetaktet"-Ordner (oder einen neuen Ordner darin), welcher die Dateien automatisch als geschütztes Material betrachtet und den Zugriff in der Regel nur Kursbelegern erlaubt.

Empfehlung zum Versand

- Statt eines Anhangs sollte man schauen, ob die betreffenden Dateien nicht in einem für Studierende abrufbaren Verzeichnis des LVU-Systems (z.B. unter material/ungetaktet) abgelegt werden können. Dafür können Kursadmins auch einen neuen Ordner anlegen, z.B. (material/ungetaktet/infos). Statt eines Anhangs senden Sie dann einen Link in Ihrer E-Mail, der auf die betreffenden Dateien verweist.

- Wählen Sie die Rolle Altbeleger als Zielgruppe mit Bedacht! Altbeleger werden automatisch eingetragen, wenn sie den Kurs in den letzten sieben Semestern per Erstbelegung belegt haben. Darunter sind dann auch viele, die den Kurs oder das Modul längst erfolgreich abgeschlossen haben und wenig Interesse an aktuellen Infos zum Kurs oder Modul haben.

- Wer am Kurs aktiv teilnehmen will, hat diesen in der Regel per Erst- oder Wiederholerbelegung belegt und ist daher in der Rolle Student enthalten!

Einschränkungen

- Es ist zu beachten, dass der Versand von E-Mails grundsätzlich keine rechtssichere Zustellung darstellt.

- Es ist bei E-Mails grundsätzlich nicht möglich, nachzuhalten oder nachzuweisen, dass eine Mitteilung an den Empfänger so übermittelt werden konnte, dass er oder sie die Mitteilung zur Kenntnis nehmen konnte.

- Exmatrikulierte Studierende werden ab dem Datum ihrer Exmatrikulation nicht mehr angeschrieben, d.h. ihre Adressen werden beim Versand der E-Mail ausgefiltert.

- Die Zieladressaten können sich jederzeit durch Änderungen in der Belegung (und wirksam werdende Exmatrikulationen) verändern.

- Der Versand der E-Mail aus der Kurskommunikation erfolgt vom LVU-System direkt an das zentrale Mailsystem und *nicht* über den Exchange Server. Ebenso wenig wird die versendete E-Mail als gesendetes Objekt im persönlichen E-Mail-Ordner des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin abgelegt.

- Das LVU-System verwaltete keine E-Mail-Boxen mit versendeten E-Mails und hält auch keine Verlaufsdaten über den E-Mail-Versand in einem Kurs nach. Ausnahme ist eine Log-Aufzeichnung über das Ereignis des E-Mail-Versandes, welches bei Fehlern zu Rate gezogen wird. Diese Aufzeichnungen sind aber unvollständig und werden nach wenigen Wochen gelöscht.

- Die Kurskommunikation ist keine Mailingliste, sondern ein integrierter E-Mail-Versandprozess, bei dem die aktuellen Rolleninhaber und ihre Adressen on-the-fly zusammengestellt werden. Es ist nicht vorgesehen, dass Studierende sich aus der Kurskommunikation ausschließen lassen können oder sowas wie eine Abbestellung von Kursmitteilungen beantragen können.