Outlook 2019 Aufraeumen eines Postfaches: Unterschied zwischen den Versionen
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Bild:Hauptansicht2016.PNG|Klicken Sie in Ihrem Outlook den oberen Reiter „Ordner“ an, um die Option „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ zu erhalten | Bild:Hauptansicht2016.PNG|Klicken Sie in Ihrem Outlook den oberen Reiter „Ordner“ an, um die Option „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ zu erhalten. Sie können einfach mit der linken Maustaste auf das Symbol klicken, um das Tool zu starten. | ||
Bild:Wiederherstellen.PNG|Sie erhalten eine Liste aller gelöschten Elementen der letzten 28 Tage. Sie können nun eine oder gleich mehrere Element/e auswählen und über den Button mit dem E-Mail-Symbol | Bild:Wiederherstellen.PNG|Sie erhalten eine Liste aller gelöschten Elementen der letzten 28 Tage. Sie können nun eine oder gleich mehrere Element/e auswählen und über den Button mit dem E-Mail-Symbol wiederherstellen. Mehr müssen Sie für die Wiederherstellung nicht tun. | ||
Bild:Email wiederhergestellt.PNG| Es kann ein paar Minuten dauern bis die Elemente wiederhergestellt wurden. Das Element wird in den Ordner wiederhergestellt, in dem es sich zum Zeitpunkt der Löschung befand. | Bild:Email wiederhergestellt.PNG| Es kann ein paar Minuten dauern bis die Elemente wiederhergestellt wurden. Das Element wird in den Ordner wiederhergestellt, in dem es sich zum Zeitpunkt der Löschung befand. | ||
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Version vom 18. Juli 2018, 11:56 Uhr
Allgemeines, erstes Löschen von E-Mails in Standartordnern
Damit Ihr Postfach nicht zu sehr anwächst, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfter löschen. Es empfiehlt sich vor allem die Ordner „Gelöschte Objekte“ und „Gesendete Objekte“ des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie Mails mit Anhängen verschicken, könnte der Ordner „Gesendete Objekte“ überdurchschnittlich groß werden. Nutzen Sie die „Scan-To-Mail“ Funktion, so werden die eingescannten Dokumente immer in Ihrem Postfach abgelegt. Nachdem Sie die Dokumente auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen, wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.
Herausfiltern großer E-Mails
Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden. Dazu können Sie einen Suchordner erstellen, den Sie immer wieder durch einen einfachen Linksklick benutzen können. Dadurch identifizieren Sie schnell große E-Mails.
In dem Suchordner befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten Sie in 3 Kategorien unterteilen:
- Müll
- relevante E-Mails (Für mich)
- relevante E-Mails (Für meinen Arbeitsbereich)
Müll
- Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass wenn die E-Mail gelöscht wurde, sie nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.
- Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. Siehe hierzu der nächste Abschnitt.
Relevante E-Mails
Für die beiden unteren Punkte können Sie die E-Mails behalten. Die Anhänge dieser E-Mails sollten auf Festplatten gespeichert werden. Dabei sollte beachtet werden, nach Möglichkeit sollten Sie immer die zentralen Laufwerke als Speicherort nutzen. Sollte Sie Anhänge auf dem eigenen Rechner speichern, und Ihr Rechner hätte einen Defekt, ist der Anhang möglicherweise weg.
Speichern und Entfernen von Anhängen aus E-Mails
Um den Anhang einer nicht mehr benötigten E-Mail zu behalten, gehen Sie wie folgt vor.
Bearbeiten einer empfangenen E-Mail
Wenn Sie ein Postfach aufgeräumt und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind.
Gelöschte Elemente wiederherstellen
Sollten Sie unbeabsichtigt ein oder mehrere Element/e endgültig gelöscht haben, so besteht unter Outlook 2010 die Möglichkeit gelöschte Elemente wiederherzustellen. Hierfür müssen Sie folgende Schritte durchführen: