Outlook 2019 Aufraeumen eines Postfaches: Unterschied zwischen den Versionen
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Wenn Sie einen Funktionsaccount aufräumen und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind. | |||
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Version vom 10. Juli 2018, 12:55 Uhr
Herausfiltern großer E-Mails, Anhänge richtig speichern & E-Mails richtig löschen
Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden.
- „Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2016-Hauptansicht.png
Wenn Outlook geöffnet wird, ist sicherzustellen, dass man sich im Posteingagnsansicht befindet. Dann wird der Hauptreiter "Ordner" ausgewählt. Klicken Sie nun auf "Neuer Suchordner".
Im Neu geöffneten Fenster wählen Sie die Option "Große Nachrichten" aus.
Unter dem Posteingang befindet sich der neu erstellte Ordner mit dem Namen "Größer als 100 KB".
In ihm befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten in 3 Kategorien unterteilt werden:
- Müll
- Für mich relevant
- Für meinen Arbeitsbereich relevant
Müll: Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass wenn die E-Mail gelöscht wurde, sie nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.
Für die unteren Punkte ist zu beachten, dass wenn die E-Mail auf dem eigenen Rechner gespeichert wird und dieser einen Defekt erleidet, die E-Mail weg ist. Ein geeigneter Ort die E-Mails dauerhaft abzuspeichern, ist das Netzlaufwerk.
Bearbeiten einer empfangenen E-Mail
Wenn Sie einen Funktionsaccount aufräumen und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind.
Nachdem Sie eine E-Mail mit Doppelklick geöffnet haben, befindet sich mittig der Reiter "Aktionen".
Hier wählen Sie den Punkt "Nachricht bearbeiten".
Nun können Sie beispielsweise den neuen Pfad im Netzlaufwerk angeben.
