Outlook 2019 Aufraeumen eines Postfaches

Herausfiltern großer E-Mails, Anhänge richtig speichern & E-Mails richtig löschen

Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden.

• „Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2016-Hauptansicht.png

  Wenn Outlook geöffnet wird, ist sicherzustellen, dass man sich im Posteingagnsansicht befindet. Dann wird der Hauptreiter "Ordner" ausgewählt. Klicken Sie nun auf "Neuer Suchordner".

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  Im Neu geöffneten Fenster wählen Sie die Option "Große Nachrichten" aus.

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  Unter dem Posteingang befindet sich der neu erstellte Ordner mit dem Namen "Größer als 100 KB".

In ihm befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten in 3 Kategorien unterteilt werden:

- Müll

- Für mich relevant

- Für meinen Arbeitsbereich relevant

Müll: Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass wenn die E-Mail gelöscht wurde, sie nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.

Für die unteren Punkte ist zu beachten, dass wenn die E-Mail auf dem eigenen Rechner gespeichert wird und dieser einen Defekt erleidet, die E-Mail weg ist. Ein geeigneter Ort die E-Mails dauerhaft abzuspeichern, ist das Netzlaufwerk.

• Nachdem Sie eine E-Mail mit Doppelklick geöffnet haben, befindet sich mittig der Reiter "Aktionen".
• Hier wählen Sie den Punkt "Nachricht bearbeiten".
• Nun können Sie beispielsweise den neuen Pfad im Netzlaufwerk angeben.