Outlook Konfigurationsmoeglichkeiten

Da mit Outlook 2010 dem Benutzer ein relativ mächtiger Groupware-Client an die Hand gegeben wird, ist es nicht weiter verwunderlich, dass es auch eine sehr große Anzahl Einstellungen, bzw. Optionen gibt, die möglichst sinnvoll eingestellt werden sollten. Im Folgenden gibt es einige Tipps, wie man bestimmte Einstellung vornimmt und welche Effekte die Optionen haben.

Einrichten eines Exchange-Kontos am Arbeitsplatz

Um ein Exchange-Konto im Outlook 2010 zu konfigurieren öffnet man über

Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung -> Mail -> E-Mail-Konten... (je nach Betriebssystem)

den Kontoeinstellungs-Assistenten.

In dem aktivierten E-Mail-Tab wählt man

Neu... -> E-Mail-Konto wird automatisch gefüllt -> weiter -> fertig stellen

Das Konto wird für den angemeldeten Benutzer automatisch eingerichtet.

Kontakte nach Nachnamen sortieren

Wenn man einen Termin plant oder eine Mail schreibt, ist das persönliche Kontakte-Adressbuch standardmäßig nach Vornamen sortiert. Um die Sortierung zu ändern wählt man

Datei -> Informationen -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher -> Outlook-Adressbuch -> Ändern... 
-> Wie "Speichern unter" (Mander, Jens)

Nach einem Neustart von Outlook ist die Sortierung nach Nachnamen.

FernUni-Adressbücher einbinden

Das FernUni-Adressbuch Feu-Mailadressen wird Mitte Februar 2014 gelöscht, da alle Adressen in der "Globalen Adressliste" vorhanden sind.

Um die FernUni-Adressbücher zu nutzen, bindet man sie wie folgt ein

Öffentliche Ordner -> Alle Öffentlichen Ordner -> Rechtsklick auf Feu-Mailadressen oder Feu-Mailinglisten 
-> Eigenschaften -> Outlook Adressbuch -> Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen anhaken

Standard-Adressbuch definieren

Welches Adressbuch standardmäßig angezeigt wird, wenn man beispielsweise einen Termin plant oder in einer neuen Mail auf den AN-Button drückt, definiert man unter

Start -> Adressbuch -> Extras -> Optionen... 

Üblicherweise muss man sich entscheiden, ob man die persönlichen Kontakte, die FeU-MailAdressen oder das globale Adressbuch am häufigsten benutzt.

Mails weiterleiten

Mails können in zwei Varianten weitergeleitet werden. Zum Einen kann die ursprüngliche Mail als Attachment weitergeleitet werden, was den Vorteil hat, dass auch enthaltene Anlagen weitergeleitet werden. Auch der Header sollte dabei unverändert weitergeleitet werden, was bei Outlook leider nicht der Fall ist. Zum Anderen kann der Text der Original-Mail in die neue Mail eingefügt werden. Hierbei gehen enthaltene Anlagen und die meisten Header-Zeilen für die Weiterleitung verloren. Die Einstellung findet man unter

Datei -> Optionen -> E-Mail -> Antworten und Weiterleitungen -> Beim Weiterleiten von Nachrichten

Für eine Weiterleitung der Mail als Anlage wählt man die Option Ursprüngliche Nachricht als Anlage beifügen. Allerdings werden auch da die Header Zeilen nicht unbedingt vollständig und unverändert weitergeleitet, wie bei anderen Mail-Clients - so gehen die von uns eingefügten X-... Zeilen verloren, andere werden verfälscht und neue eingefügt.

Für die Bearbeitung von Problem-Meldungen ist der unverfälschte Header unverzichtbar. Dazu ist bei Outlook folgendes Verfahren erforderlich:

- Die Mail per Doppelklick öffnen

Datei -> Eigenschaften

- Textfeld hinter "Internetkopfzeilen:" vollständig markieren (Strg-C)

- "Schließen"

- Neue Mail an Helpdesk öffnen und Problem schildern

- Text einfügen (Strg-V)

- Nachricht absenden

Mails zurückrufen

Grundsätzlich können Mails nicht zurückgerufen werden. Sobald Sie eine Mail abgesandt haben, haben Sie die Kontrolle darüber verloren, genau so wie bei einem Brief. In Outlook ist eine solche Funktion implementiert:

- Doppelklick auf die Mail im Ordner gesendete Objekte

Datei -> Informationen -> Erneut senden oder zurückrufen -> Diese Nachricht zurückrufen

Diese Funktion steht aber nur sehr eingeschränkt zur Verfügung. Sie funktioniert nur, wenn

- die Mail über die "Globale Adressliste" adressiert worden ist

- die Mail die lokale Windows-Domäne nicht verlassen hat

- die Mail über ein Konto vom Typ Exchange gelesen wird

- der Empfänger die Mail noch nicht gelesen hat (Exchange-Cache-Modus eingeschaltet, das ist der Standard) bzw. der Emfänger Ihre Rückrufaufforderung öffnet, bevor er die Mail anschaut (Exchange-Cache-Modus ausgeschaltet).

In allen anderen Fällen wird die Mail dem Empfänger bekannt und Sie erhalten keine Rückantwort auf Ihren Rückrufversuch.

Komplette Kopfzeilen anzeigen

Speziell für das Troubleshooting kann es wichtig sein, den kompletten Header einer Mail zu sehen. Die Anzeige des Headers erfolgt über

Mail per Doppelklick öffnen -> Datei -> Eigenschaften -> Internetkopfzeilen

Lese- oder Übermittlungsbestätigung einrichten

Für einzelne Emails kann man, nach dem Öffnen einer neuen Nachricht, einfach unter dem Punkt Optionen den entsprechenden Haken setzen.

Für die allgemeine Einstellung, also für alle ausgehenden Emails, finden sie die Option unter

 Datei -> Optionen -> Email -> Verlauf

weiteres Konto (z.B. Funktionskonto) einbinden

Wenn für ein Funktionskonto die Zugriffrechte "senden als" und "Vollzugriff" an eine Gruppe vergeben wurden, muss dieses Konto folgendermaßen im Outlook eingebunden werden

Datei -> Informationen -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> Exchangekonto auswählen -> ändern -> weitere Einstellungen -> Erweitert -> zusätzlich diese Postfächer öffnen -> Funktionskonto hinzufügen

eventuell muss Ihr Outlook neu gestartet werden.