Dateinamen

Eine Dateinamensnormung erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht ein schnelleres Finden.

Bei der Namensgebung von Dateinamen ist die / der Verfasser -in regelmäßig frei. Die Bezeichnung erfolgt in den meisten Bereichen individuell und führt dazu, dass die Arbeit in Gruppen erschwert wird. Genormte Dateinamen sind wichtig, da viele auf mehrere hunderttausend Dateien zurückgegreifen können.

Zwischenzeitlich nutzen immer mehr Beschäftigte eine Namenskonvention, die zunächst das Datum voranstellt, dannach das Stichwort für den Inhalt angibt und dann den Ansprechpartner / die Ansprechpartnerin. Darüber hinaus sollte bei vielen Versionen noch eine Kennzeichnung erfolgen, ob es sich um die finale Version handelt und ob die Datei längere Zeit aufbewahrt werden sollte. Bei der Jahreszahl werden nur die letzten beiden Ziffern darstellen ('10' statt '2010'), danach folgt der Monat und der Tag ohne Punkt, so ist sichergestellt, dass die Sortierung im Windows Explorer nach Datum erfolgt. So können Sie sich beispielsweise das aktuellste Dokument immer oben anzeigen lassen

Die Vorteile sind insbesondere:

- gleiche Namensverwendung und schnellere Übersicht

- schnelle Sortierungsmöglichkeit im Windows Explorer

- schnelles Finden von relevanten Dokumenten.

Folgende Namenskonvention ist sinnvoll:

JJMMTT_Thema_AdressatIn.Dateityp

Beispiel: 091020_HEP_Min.pdf

Das bedeutet: Schreiben vom 20.10.2009, Thema HEP, Absender/ Adressat ist das Ministerium.

Sinnvoll ist auch die zusätzliche Kennzeichung, um ein schnelles Finden zu ermöglichen:

_A_ für archivwürdig, für Dokumente, die dauerhaft zur Verfügung stehen sollen.

Beispiel: 091013_HEP_A_.doc

_FIN für das endgültige Dokument, das in verschiedenen Versionen vorliegt

Beispiel: 091013_HEPAntrag_FIN.doc

Wichtig: Verwenden Sie keine Lehrzeichen, das führt zu unerwünschten Ergebnissen.