Exchange Postfach freigeben

Wenn Sie ein zusätzliches Exchange Postfach einbinden möchten, sehen Sie bitte hier: Exchange Postfach einbinden

Eigenes Postfach freigeben

Zugriffsrechte für Stellvertretung konfigurieren

Sie können in Outlook bei Bedarf eine Stellvertretung konfigurieren um anderen Personen die Berechtigung zu geben ihr E-Mail Konto zu betreuen. Somit geben Sie einer anderen Person die Möglichkeit bestimmte Bereiche Ihres Exchange-Zugangs zu verwalten und in Ihrem Auftrag zu handeln. Welche Berechtigungen in einzelnen Bereichen gegeben werden können Sie individuell angeben.

Öffnen Sie oben links den Menüpunkt Datei

und wählen anschließend die Punkte

1. Informationen
2. Eigenes Exchange-Konto unter Kontoinformationen auswählen (in der Regel ist dieses schon vorausgewählt)
3. Kontoeinstellungen
4. Zugriffsrechte für Stellvertretung

1. Klicken Sie in der folgenden Maske auf Hinzufügen
2. Wählen sie den zu berechtigenden Benutzer aus globalem Adressbuch aus
3. Bestätigen Sie mit OK

Anschließend bekommen Sie eine Eingabemaske angezeigt in der Sie die jeweiligen Berechtigungen (Lesen, Erstellen, Ändern) für einzelne Bereiche konfigurieren können.

Setzen Sie zusätzlich einen Haken bei "Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden" um den Benutzer über die neuen Berechtigungen zu informieren.

Die Stellvertreungen sind damit erfolgreich eingerichtet.

Falls Sie Berechtigungen für Ihren Posteingang vergeben haben, müssen Sie diesen noch freigeben

1. Klicken Sie in der linken Leiste mit der rechten Maustaste auf die oberste Ebene Ihres Postfaches.
2. Klicken Sie in dem sich öffnenden Menü auf Ordnerberechtigungen.

1. Klicken sie im sich öffnenden Fenster auf Hinzufügen
2. Wählen sie die zu berechtigende Person im globalen Adressbuch aus
3. Wählen sie diese Person nun im gezeigten Fenster aus
4. Erteilen sie dieser Auswahl die Berechtigung Ordner sichtbar
5. Bestätigen sie mit OK

Funktionspostfach freigeben

Folgend wird erläutert wie Sie, anderen Personen mit einem FernUni-Account, Zugriffberechtigungen auf Ihr Funktionspostfach erteilen können. Berechtigungen erteilen können jedoch nur Personen die als "Accountverantwortliche Person" für das Funktionspostfach eingetragen sind.

"Vollzugriff" und "Senden Als" Berechtigungen für ein Funktionspostfach, werden über sogenannte Sicherheitsgruppen geregelt. Dabei hat jedes Funktionspostfach in der Regel genau eine Sicherheitsgruppe. Personen die in eine Sicherheitsgruppe hinzugefügt werden, habe entsprechend Zugriff auf das dazugehörige Funktionspostfach. Personen können dabei in mehreren Sicherheitgruppen eingetragen sein.

Sicherheitssgruppe identifizieren

Zunächst muss die für das Funktionspostfach entsprechende Sicherheitsgruppe identifiziert werden. Der Name der Sicherheitsgruppe ist immer wie folgt aufgebaut.
mailbox-[Präfix der E-Mail] wobei [Präfix der E-Mail]@fernuni-hagen.de die E-Mail des Funktionspostfachs ist.

Beispiel: Die E-Mail-Adresse eines Funktionspostfachs ist beispiel@fernuni-hagen.de.
Dann ist der Name der dazugehörigen Sicherheitsgruppe mailbox-beispiel

Berechtigungen über Outlook im Web vergeben

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  In der angemeldeten Outlook im Web Seite (https://outlook.office.com) das Zahnrad (Einstellungen) anwählen.

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  In dem neu geöffnetem Fenster muss unter Allgemein (1) -> Verteilergruppe (2) das Portal zur Verwaltung der Verteilergruppen (3) angewählt werden.

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  In der neuen Ansicht werden nun auf der rechten Seite die Verteilergruppen angezeigt, die Sie besitzen. Dort wählen Sie das von Ihnen zu bearbeitende Funktionspostfach (1), welches Sie daran erkennen, dass es mit "mailbox-" beginnt. Entweder erfolgt ein Doppelklick auf die Verteilergruppe oder Sie nutzen den "Stift" (2) zum editieren.

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  In dem Fenster wird nun unter Mitgliedschaft (1) alle Mitglieder, mit der Berechtigung des "Vollzugriffs" und "Senden als" aufgeführt. Anschließend müssen Sie auf das "+"(2) klicken.

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  Nun muss unter der linken Spalte "Alle Benutzer" (1) angewählt werden. Im nächsten Schritt, sollte der hinzuzufügende Nutzername in dem dafür vorgesehendem Feld (2) gesucht werden. Daraufhin kann der Benutzer mit einem Klick auf das "+" (3), alternativ auch über einen Doppelklick auf den Namen, hinzugefügt werden. Zum Schluss unter "Speichern" (4) den Vorgang abschließen.

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  In der neuen Ansicht werden nun unter dem rechten Reiterpunkt die Verteilergruppen angezeigt, die Sie besitzen. Dort wählen Sie das von Ihnen zu bearbeitende Funktionspostfach, welches Sie daran erkennen, dass es mit "mailbox-" beginnt.

Mitglieder der Sicherheitsgruppe bearbeiten

Über das Adressbuch können Sie die Sicherheitsgruppe, des Funktionsaccount nach dem Schema mailbox-[Präfix der E-Mail], öffnen.
In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie im Abschnitt "Mitglieder", über den Button "Mitglieder ändern...", Personen über das Adressbuch suchen und hinzufügen oder entfernen.
Alle die sich in der Liste befindenden Personen haben "Vollzugriff" und "Senden als" Berechtigung auf das dazugehörige Funktionspostfach.

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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