E-Mail Fragen und Antworten FAQ

Wir überarbeiten gerade diese Mail-FAQ und werden hier nur noch auf FernUni-spezifische Fragen eingehen.

Bei allgemeinen Fragen gibt es gute und ausführliche Antworten bei Wikipedia.

Wie lautet meine Mail-Adresse?

• Als Studentin oder Student bekommen Sie bei uns automatisch auch eine E-Mail-Adresse der Form "vorname.nachname@studium.fernuni-hagen.de" mit einer persönlichen Mailbox. Weitere Informationen dazu finden Sie hier
• Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter bekommen Sie bei uns automatisch auch eine E-Mail-Adresse der Form "vorname.nachname@fernuni-hagen.de" mit einer persönlichen Mailbox. Weitere Informationen dazu finden Sie hier

Bei Wünschen, wie z.B. Mailadressen-Änderung wegen Heirat oder bei der Erfordernis von Alias-Namen, senden Sie bitte formlos ein Mail an helpdesk.

Wie kann ich auf meine Mails zugreifen

Am einfachsten ist der Zugriff über die Webschnittstelle des Mailservers oder über einen auf Ihrem Rechner/Smartphone/Tablet installierten E-Mail Client.
Genaue Informationen finden Sie

• für Studierende: Mailbox im Studium
• für Mitarbeiter: Outlook_Web_App_(OWA)

Wie lang darf eine Mail sein?

Bitte beachten Sie, dass auf dem zentralen Mailverteilern, dem Mailserver für Studierende und MS Exchange eine Längenbegrenzung von 150 MByte eingestellt ist. Sollte es zu Problemen kommen, behalten wir uns vor, diese Begrenzung anzupassen. Diese Einstellung ist größer als normal und es liegt im Ermessen des jeweiligen systemverantwortlichen Empfängers diese Nachrichtengrößen zu akzeptieren. Bei anderen Providern werden unter Umständen Mails mit einer Größe von 150 MByte nicht angenommen.

Wie erhalte ich Mail-Adressen von Angehörigen der FernUni?

Informationen über die Mailadressen der Beschäftigten erhalten Sie über das Mailadressenverzeichnis und über die an der Fernuni verfügbaren Mailing-Listen finden Sie hier.

Was ist eine Mailing-Liste?

Eine Mailing-Liste ist ein Verteiler für EMails. Die Adressierung erfolgt genau so, wie bei allen übrigen Mail-Adressen. Die Mail wird an alle Mitglieder der Liste verteilt.

Um Mitglied einer Liste zu werden, gibt es verschiedene Verfahren, die von der Art abhängen, wo und wie die Liste betrieben wird. Vor allem bei überregionalen Listen mit vielen Abonnenten gibt es formalisierte und automatisierte Verfahren, z.B. LISTSERV, MAILMAN, MAJORDOMO. Hier ist bei der Information über die Liste das Subscriptionsverfahren mit angegeben. Bei den übrigen Listen gibt es normalerweise eine Adresse der Form <Listennname>-request, an die Anträge auf Eintragung oder Löschung formlos zu senden sind.

Die für Mitglieder der FernUni zentral betriebenen Listen basieren seit Mai 2005 auf MAILMAN. Informationen finden Sie

• [[Mailinglisten_mit_Mailman_3_Nutzer]
• Mailinglisten mit Mailman Administrator

Welche Mailing-Listen gibt es an der FernUni?

Die an der FernUniversität zentral betriebenen Mailing-Listen liegen auf dem Mailhost des ZMI. Wählen Sie https://list.fernuni-hagen.de und Sie erhalten eine Liste der bei uns vorhandenen Mailinglisten. Nach einem Doppelklick auf den Listennamen erhalten Sie weitere Information über diese Liste und können sich subskribieren oder eine Frage an den Administrator loswerden.

Wie kann ich eingehende Mail mit einer Urlaubsnachricht beantworten?

Wenn sie während Ihrer Abwesenheit den Absendern von Nachrichten eine sofortige Information zukommen lassen möchten, muss sichergestellt sein, dass jede Adresse nur einmal bedacht wird und Sie nicht an Mailing-Listen schreiben.

Auf unserem Mailserver für Studierende wird Ihnen eine solche Funktion über die Web-Schnittstelle https://studium.fernuni-hagen.de unter dem Menüpunkt "Regeln" bereitgestellt.
Mit der Schaltfläche unter der Ferien-Benachrichtigung kann die Liste der Empfänger dieser Nachricht gelöscht werden. Dieses Löschen sollte vor jeder erneuten Abwesenheit erfolgen, damit wieder alle Absender einmal informiert werden.

Für den Exchange-Server kann die entsprechende Einstellung unter Outlook_Web_App_(OWA) vorgenommen werden. Dazu nach dem Einloggen in der rechten oberen Ecke unterhalb des Anzeigenamens zunächst den Link "Optionen" und dann "Automatische Antworten festlegen..." wählen. Exchange definiert nur die Benutzerkonten, die von dem Exchange-Server selbst verwaltet werden, als "innerhalb meiner Organisation" und alle anderen als "außerhalb meiner Organisation". Die Benutzerkonten der Studierenden zählen zu denen "außerhalb". Wenn Sie mit Ihrer Benachrichtigung alle Absender erreichen möchten, empfiehlt es sich, ein Häkchen vor "Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden" zu setzen und beide Eingabefelder zu füllen.

Bitte beachten Sie, dass Informationen aus der Abwesenheitsnachricht auch in krimineller Absicht gegen Sie und Ihr Eigentum missbraucht werden können.

Wie kann ich meine Mail an eine andere Adresse weiterleiten?

Bitte beachten Sie, dass eine Weiterleitung von E-Mails nur benutzerseitig möglich ist. Dies gilt sowohl für unseren Mailserver für Studierende als auch für Mitarbeiter unter Exchange. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist es leider nicht möglich, E-Mails außerhalb der Organisation weiterzuleiten.

Wenn Sie einen Account auf unserem Mailserver „studium.fernuni-hagen.de” haben, können Sie dazu die Web-Schnittstelle verwenden, Menüpunkt „Regeln”. Gerne stellen wir Ihnen auch eine ausführliche Beschreibung weiterer Funktionen wie Filterregeln, Abwesenheitsbenachrichtigung, Leeren entfernter Postfächer, Lesen, Schreiben, … zur Verfügung. Diese finden Sie unter Mailbox im Studium - Webbrowser.

Lassen Sie dabei die Voreinstellung "Do not Redirect Automatic Messages" unbedingt aktiviert. Anderenfalls verursachen Sie erhebliche Betriebstörungen, wenn Ihre Weiterleitungsadresse nicht zustellbar ist (z.B. "Mailbox full"). Wenn Sie eine andere Art der Weiterleitung verwenden, dann stellen Sie auf jeden Fall sicher, daß automatisch erzeugte Nachrichten (leeres Absenderfeld - mail from: <>) n i c h t weitergeleitet werden.

In allen Fällen ist aber Vorsicht geboten und die eingetragenen Adressen eingehend zu kontrollieren. So ist sicherzustellen, daß unter der Zieladresse der Weiterleitung keine Weiterleitung erfolgt, die möglicherweise über Umwege auf Ihre Adresse verweist. Und tragen Sie bitte nur gültige Mail-Adressen ein, sonst schimpft der Postmaster ;-) Aber auch bei aller Vorsicht können durch die von Ihnen benutze Mail-Software mancherlei Probleme und Unbill ausgelöst werden, wenn wichtige Standards nicht berücksichtigt werden. Aufgefallen sind hier insbesondere HP OpenMail, Lotus Notes, Microsoft Exchange und Novell GroupWise.

Warum kann ich keine Mails versenden?

Wenn Ihr Provider die Telekom ist, finden Sie hier die Lösung.

Probleme mit Mails

Wenn Sie Probleme bei der Mailzustellung haben, werden Sie manchmal nach dem Mail-Header gefragt, da die Adminstratoren anhand der Informationen, die dieser Mailheader enthält, Ihre Fragen beantworten können.

Was ist der Mail-Header?

Wie Sie den Mail-Header weiterleiten können, finden Sie unter E-Mail Header. Der Mail-Header umfasst alle Zeilen der Mail vom Beginn bis zur ersten Leerzeile. Dazu gehören:

Return-Path: Date: From: To: Cc: Subject: 

und evtl. weitere Zeilen, die den Inhalt der Mail und Bezüge, wie Weiterleitung, Beantwortung, usw... beschreiben, wie z.B.

X-Sender: Sender: Reply-To: Return-receipt-to: Disposition-Notification-To: X-Confirm-Reading-To: 

Darüber hinaus fügt jeder SMTP-Server einen sogenannten timestamp

Received: from ... by ...; Datum und Uhrzeit 

am Anfang hinter die Return-Path:-Zeile in den Header ein, über den der Laufweg der Mail verfolgt werden kann. Diese Zeilen werden von den meisten Endsystemen normalerweise nicht angezeigt, können aber bei Bedarf durch eine Option (z.B. Full Header, Show All Headers oder View Message Source, . . . ) zur Anzeige gebracht werden.

An die Adresse im "Return-Path:" gehen grundsaetzlich die Fehlermeldungen vom Mail Transport System.

Der Empfänger kann seine Antwort an die Adresse im "X-Sender:"-, "Sender:"-, "Reply-To:"- oder "From:"-Feld senden, wobei bei Verwendung der "Reply"-Funkton die "Reply-To:"-Adresse gewählt wird. Zustellbestätigungen gehen an die Adresse im "Return-receipt-to:"-Feld und Lesebestätigungen an die Adresse im "Disposition-Notification-To:"-Feld, bzw. (nur PMail und kompatible) "X-Confirm-Reading-To:"-Feld. Evtl. wird bei einigen dieser Felder auch eine Umsetzung vom Mail-Server vorgenommen, s. Adresse.

Im Mail-Header ist nur 7-Bit-ASCII-Text zulässig, auch in Kommentaren. Es dürfen insbesondere also keine nationalen Sonderzeichen (Umlaute und ß) in den Namen des Absenders und Empfängers vorkommen.

Was ist der Mail-Body?

Der Mail-Body umfasst alle Zeilen der Mail nach der ersten Leerzeile bis zum Ende. Das ist im Normalfall ein 7-Bit-ASCII-Text, kann aber auch ein komplettes Dokument im MIME-Format sein.

Warum erhalte ich Unzustellbarkeitsmeldungen für Adressen, die ich nicht adressiert habe?

Da kommen drei Möglichkeiten in Betracht:

• Ihre Absenderadresse ist von einem Dritten gefälscht worden. Das ist besonders häufig bei der Verbreitung von Viren der Fall. Dann erhalten Sie u.U. auch noch Warnungen, daß Sie eine Virenmail abgesandt hätten.
• Oder Sie haben an eine Mailing-Liste geschrieben, die unglücklich konfiguriert ist, indem nämlich Fehlermeldungen nicht an den Listenverwalter, sondern den Absender der Nachrichten zugestellt werden. In diesem Falle sollten Sie den Listenverwalter darauf aufmerksam machen.
• Oder Ihre Nachricht ist von einem Empfänger an einen Dritten weitergeleitet worden, wobei die Adresse nicht korrekt angegeben und ein Mailtool verwendet worden ist, das den Return Path auf den ursprünglichen Absender setzt, z.B. Pegasus Mail. Dann finden Sie in der Fehlermeldung bei der weitergeleiteten Mail die zusätzlichen Header-Zeilen:

X-mailer: Pegasus Mail for Win32 (v3.xx) Resent-To: ... Resent-Date: ... Resent-From: ... 

An die Adresse hinter Resent-From: leiten Sie die Fehlermeldung dann bitte weiter, mit der Bitte, zukünftig Edit the message before forwarding / Vor dem Weiterleiten editieren zu wählen. Dann gehen die Fehlermeldungen an Absender der Weiterleitung.

Warum erhalte ich keine Mail aus bestimmten Domänen?

Zum Schutz vor Spam und Phishing-Emails setzen wir eine E-Mail Security ein. Es werden die absendenden Server zunächst anhand ihrer Reputation bewertet und entschieden, ob Mails von diesem Server angenommen werden. Spam versendende Server haben eine schlechte Reputation; Mails, die über diese Server versendet werden, werden nicht angenommen (Fehlermeldung: "Your access to this mail system has been rejected due to the sending MTA's poor reputation."). Die Reputation wird anhand der zentralen Datenbank des Dienstes SenderBase (http://www.senderbase.org) bewertet. Diese liefert seine Daten annähernd in Echtzeit. Versenden Server massenhaft Spam, so sinkt Ihre Repuatation in kürzester Zeit auf einen negativen Wert. Hat der Serverbetreiber den Spamversand gestoppt, so steigt die Bewertung wieder.

Warum erhalte ich keine Antwort auf meine Mail

Wenn Sie auf die von Ihnen abgesandt Mail grundsätzlich keine Antwort erhalten, kann das daran liegen, dass Sie Ihre Absender-Adresse nicht korrekt konfiguriert haben. Dann ist Ihre Mail nicht Reply-fähig und die Empfänger haben keine Möglichkeit, Ihnen zu antworten.

Um zu testen, ob Ihre Absender-Adresse richtig konfiguriert ist, senden Sie eine Mail an echo@FernUni-Hagen.de. Sie erhalten dann postwendend eine Antwort an die Absender-Adresse zugestellt - im FUNet normalerweise innerhalb weniger Sekunden. Sollten Sie keine Antwort erhalten, dann ist die von Ihnen konfigurierte Absender-Adresse nicht korrekt. Überprüfen Sie Ihre Angaben unter Beachtung der diesbezüglichen Anleitung in dieser FAQ.

Sie können auch eine Mail an Ihre eigene Mail-Adresse senden und beim Eingang die Absender-Adresse analysieren. Lassen Sie sich dazu alle E-Mail_Header-Zeilen anzeigen. Wenn auch das nicht hilft, dann senden Sie eine Mail an helpdesk.

Der Name Ihrer digitalen ID kann vom zugrunde liegenden Sicherheitssystem nicht gefunden werden

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  Sollte ein Fehlertext mit der Meldung "Der Name Ihrer digitalen ID kann vom zugrunde liegenden Sicherheitssystem nicht gefunden werden" erscheinen, können verschiedene Ursachen dafür verantwortlich sein. Der Anhang einer E-Mail wurde als EML gespeichert und beim Öffnen der Datei erscheint die Fehlermeldung. Alternativ wurde eine E-Mail mit einem veralteten Verschlüsselungsalgorithmus empfangen. Unsere Tests haben ergeben, dass sich das Problem lösen lässt, indem Sie Outlook im Web nutzen, falls es sich um eine E-Mail im Anhang handelt. Alternativ können Sie den Anhang auch an einen Kollegen oder eine Kollegin mit Thunderbird oder Outlook für Mac (als Anhang) senden. Diese können den Anhang öffnen und danach an Sie weiterleiten.

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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Letzter Check auf Aktualisierung: 10.07.2024

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