Outlook 2010 Aufraeumen eines Postfaches

Postfachgröße ermitteln, E-Mails löschen & Papierkorb leeren

Damit es nicht zu einem zu großen Postfach bei Ihnen kommt, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfters mal löschen. Es empfiehlt sich vor allem die Ordner „Gelöschte Objekte“ und „Gesendete Objekte“ des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie ab und an Bilder oder andere Medien verschicken, könnte der Ordner „Gesendete Objekte“ überdurchschnittlich groß werden. Sollten Sie öfter oder sogar regelmäßig die "Scan-To-Mail" Funktion nutzen, so werden die eingescannten Dokumente immer im Postfach abgelegt. Wenn Sie die Dokumente bereits auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.

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  Hier sehen Sie nun die Outlook 2010 Hauptansicht. Klicken Sie als nächstes auf "Datei" um weiteren Optionen zu erhalten.

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  Neu in Outlook 2010: Es existiert nun ein extra Tool, mit dem Sie Ihr Postfach aufräumen können. Auch hier erhalten Sie wieder eine Dropdown Liste mit verschiedenen Optionen.

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  In dieser Dropdown Liste können Sie nun wählen zwischen "Postfachbereinigung...", "Ordner Gelöschte Elemente leeren" und "Archivieren". Um sich die Größe des Postfachs anzeigen zu lassen, klicken Sie auf "Postfachbereinigung...".

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  Mit diesem Tool können Sie verschiedene Aktionen durchführen, z.B. nach Elementen suchen die älter sind als ... Tage. Klicken Sie nun auf den Button "Postfachgröße anzeigen...", um festzustellen welche Größe Ihr Postfach hat.

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  Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus in Ihrem Outlook 2010 Client aktiviert haben, erhalten Sie zwei Menüs: Lokale Daten & Serverdaten. Unter Serverdaten erhalten Sie die relevanten Daten für Ihr Postfach. Die Größe ist hier in KB angegeben, was für Sie bedeutet das der Wert durch 1024 gerechnet werden muss, um auf die Größeneinheit MB zu kommen. In unserem Beispielbild ergibt sich folgende Rechnung: 4432 KB / 1024 = 4,33 MB. In der unteren Tabelle können Sie detaillierte Größenangaben von einzelnen Ordnern einsehen.

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  Um nun das Postfach aufzuräumen können Sie zunächst einzelne oder auch mehrere E-Mails per Hand löschen. Hierzu klicken Sie auf eine E-Mail mit einem rechts klick, und wählen den Punkt "Löschen" aus. Doch keine Sorge, die E-Mail wird zunächst nur in den Papierkorb (auch Gelöschte Elemente genannt) verschoben. Um mehrere E-Mails auszuwählen können Sie die linke STRG Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste die betroffenen E-Mails auswählen. Wollen Sie alle E-Mails in einem Ordner auswählen, so drücken Sie STRG + A gleichzeitig. Wenn Sie eine E-Mail direkt löschen wollen, ohne das sie vorher im Papierkorb landet, markieren Sie die E-Mail und drücken SHIFT + ENTF.

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  Nachdem Sie die E-Mails, welche Sie nicht mehr benötigen, ausgewählt und gelöscht haben, muss der Papierkorb nun geleert werden. Hierzu machen Sie einen rechts klick auf den Ordner "Gelöschte Elemente" und wählen den Punkt "Ordner leeren" aus.

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  Zur Sicherheit werden Sie noch gefragt, ob wirklich alle Elemente gelöscht werden sollen.

Mufti E-Mails finden und löschen

Wie oben schon erwähnt brauchen Dokumente, welche über die Muftis per "Scan-To-Mail" Funktion an Ihr Postfach geschickt werden, viel Speicherplatz. Eine E-Mail kann dann schon mal bis 100 MB groß sein - z.B. ein Buch mit 200 Seiten was eingescannt wurde. Natürlich müssen Sie nun nicht jeden Ordner einzeln durchsuchen, in dem Sie eingescannte Dokumente vermuten:

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  Um die Suche spezifiziert nach Mufti E-Mails durchzuführen, müssen Sie in das Suchfeld folgenden Begriff eingeben: "Mufti@". Somit sucht Outlook 2010 nach diesem Stichwort und findet es bei jeder Mufti E-Mail als Absender.

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  Nachdem Sie den Begriff eingegeben haben können Sie entweder auf das Symbol rechts neben dem Feld klicken (Lupe) oder Sie bestätigen die Eingabe mit der Eingabe-Taste (enter). Nun werden Ihnen alle Ergebnisse aus dem aktuellen Ordner angezeigt. Damit nun das ganze Postfach durchsucht werden soll, klicken Sie auf "Suchen Sie erneut in Alle E-Mail Elemente" (blauer Schriftzug unter den Suchergebnissen).

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  Die Suche kann hier je nach Postfachgröße zwischen ein paar Sekunden und 1-2 Minuten dauern. Nachdem Ihnen alle Mufti E-Mails in Ihrem Postfach vorliegen können Sie diese aussortieren und ggf. löschen.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Sollten Sie unbeabsichtigt ein oder mehrere Element/e endgültig gelöscht haben, so besteht unter Outlook 2010 die Möglichkeit gelöschte Elemente wiederherzustellen. Hierfür müssen Sie folgende Schritte durchgehen:

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  Zunächst müssen Sie in Outlook 2010 den oberen Reiter "Ordner" anklicken, um die Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" zu erhalten (siehe Pfeil). Einfach mit der linken Maustaste auf das Symbol klicken um das Tool zu starten.

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  Nun erhalten Sie eine Liste mit allen gelöschten Elementen der letzten 14 Tage. Sie können nun eine oder gleich mehrere Element/e auswählen und über den Button mit dem E-Mail-Symbol (siehe Pfeil) wiederherstellen. Mehr müssen Sie für die Wiederherstellung nicht tun.

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  Es kann ein paar Minuten dauern bis die Elemente wiederhergestellt wurden. Das Element wird in den Ordner wiederhergestellt, in dem es sich zum Zeitpunkt der Löschung befand.