DFN Adobe Connect als aktuelle Alternative zur FEU eigenen Instanz

Die Fernuniversität ist Mitglied im DFN (Verein zur Förderung eines deutschen Forschungsnetzes e.V.). Der DFN bietet einen selbst betriebenen Adobe Connect-Dienst an, der von allen Mitarbeitenden der Fernuniversität mit dem Fernuni-Account genutzt werden kann. Zur Nutzung muss man sich nicht im Netzwerk der Fernuniversität befinden. Von einer Nutzung einer VPN-Verbindung während eines Connect-Meetings wird explizit abgeraten.

Aufgrund der Abschaltung des Connectportals der Fernuniversität zum 31.05.2023 (siehe dazu auch FAQ zur Abschaltung des Connectportals) kann Adobe Connect ab dem 01.06.2023 nur noch über den hier beschriebenen Dienst vom DFN genutzt werden.

Beim DFN gibt es kein Planungstool, wie das Connectportal, das Sie von der FernUni Hagen gewohnt sind. Es können und müssen also keine Plätze vorab reserviert oder gebucht werden. Theoretisch kann es bei einer Vielzahl gleichzeitiger Veranstaltungen mit jeweils sehr vielen Teilnehmenden dazu führen, dass die Gesamtkapazität des DFN voll ausgenutzt wird und es dann Teilnehmende gibt, die abgewiesen werden. Die Auslastung wird allerdings sehr genau beobachtet und es ist nicht zu erwarten, dass dieser Fall eintritt, da ausreichend Lizenzen vorhanden sind, um die aktuell typische Auslastung der Fernuniversität jederzeit zu versorgen.

Durch den Wegfall eines Portals (bzw. des Connecportals) entfällt auch die Trennung zwischen "Meetingraum erstellen" und "Meeting in einem Meetingraum buchen". Sie können einfach Meetingräume erstellen und diese Räume sind ab dem Zeitpunkt der Erstellung bis zu ihrer Löschung unter dem Meeting-Link erreichbar und - je nach Einstellung - auch von Gästen betretbar und verwendbar.

Anleitung zur Nutzung von Adobe Connect über DFNConf

Login

Rufen Sie über Ihren Browser folgende URL auf: https://webconf.vc.dfn.de/

Klicken Sie dann auf „Anmeldung über DFN-AAI oder DFNconf“ und wählen Sie im nächsten Schritt über „Einrichtung aus einer Liste auswählen“ die Option „FernUniversität in Hagen“ aus.

Nun können Sie sich mit Ihren FernUni-Benutzerdaten einloggen

Ein Meeting buchen

Bitte beachten Sie: Beim DFN gibt es kein Planungstool, wie das Connectportal, das Sie von der FernUni Hagen gewohnt sind. Somit müssen für ein Meeting keine Lizenzen reserviert werden. .

Um ein Meeting zu buchen, können Sie entweder auf den blauen „Erstellen“-Button klicken und dort „Meeting auswählen“ oder alternativ in der Menüleiste auf „Meetings“ und dann auf „Neues Meeting“ klicken.

Nun werden Sie aufgefordert Ihre Meetinginformationen einzugeben. Hier können Sie wie gewohnt alle nötigen Angaben zum Meeting, wie Name, URL, Anfangszeit etc. festlegen. Die meisten Voreinstellungen können in der Regel übernommen werden. Beachten Sie aber folgende Hinweise:

Unter Zugriff wird empfohlen, den Zutritt nur für genehmigte Gäste zu erlauben (entspricht im Connectportals der Funktion, den "Direktzugriff" nicht zu erlauben"). Dann müssen Sie aber - sobald die Veranstaltung beginnt - die "anklopfenden" Gäste jeweils einlassen.

Wählen Sie darüber hinaus für eine äquivalente Einstellung zur Fernuni-Oberfläche im Abschnitt "Einstellungen der Anwendungs- und Browserbenutzeroberfläche die "Standardansicht", aktivieren Sie den Browserzugriff und wählen Sie auch das "verbesserte Audio"

Auf dieser Seite müssen Sie ansonsten keine weiteren Einstellungen vornehmen. Sie können die Buchung am unteren Ende der Seite über „Fertig stellen“ abschließen und bekommen im Nachgang eine Übersicht der Meetinginformationen angezeigt. Hier können Sie auch die URL zum Meeting kopieren, um sie an die Teilnehmer weiterzugeben und haben die Option, den Meetingraum zu betreten.

Exkurs: Alternativen zur Zugangskontrolle

Bei den oben empfohlenen Einstellungen können die Teilnehmenden an einem Meeting zunächst nur "anklopfen" und müssen manuell zugelassen werden. Diese Regelung wird empfohlen, damit der Raum nicht unkontrolliert und ohne Veranstaltungsleitung betreten werden kann. Wenn das zu umständlich erscheint, kann das gleiche Ziel alternativ auch erreicht werden, wenn die Option "„Alle Personen, die die URL für das Meeting haben, dürfen den Raum betreten“ gewählt wird. Dann muss aber nach der Erstellung des Raumes der Raum einmal als Veranstalter betreten werden und dann der Gastzugriff (temporär) gesperrt werden. Sobald die Veranstaltung dann startet und Sie selbst anwesend sind, nehmen Sie die Sperre wieder raus und die alle Gäste können ohne Einzelbestätigung den Raum betreten. Nach dem Meeting sollten Sie den Zugriff dann wieder sperren.

Eine weitere Alternative besteht darin, einen "Passcode" zu verwenden. Dann kann der Raum nur von Personen betreten werden, die den Passcode kennen. Wenn der Passcode erst unmittelbar vor der Veranstaltung veröffentlicht wird oder kurzfristig angepasst wird, kann die Zugangskontrolle auch auf diesem Weg erfolgen.

Veranstalter und Moderatoren hinzufügen

Im Rahmen der Meetingbuchung können Sie ergänzend bereits angemeldeten Mitarbeiter*innen der FernUni Veranstalter- oder Moderatorenrechte für Ihren Raum zuweisen. Geben Sie hierzu einfach im Reiter "Teilnehmer bearbeiten" unter „Verfügbare Benutzer und Gruppen“ in der Suche den Namen der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters ein, die/den Sie hinzufügen möchten, wählen Sie diese Person in der Liste an und klicken Sie in der Mitte auf „Hinzufügen“. Die Person erscheint nun im Bereich „Aktuelle Teilnehmer für Raum XY“. Wenn Sie die Person nun noch einmal anwählen, können Sie dieser über den Button „Berechtigungen“ Veranstalter- oder Moderatorenrechte für Ihren Raum vergeben. Studierende können über diese Funktion nicht hinzugefügt werden, sondern müssen immer als Gast eintreten. Klicken Sie nun auf „Weiter“ um den ausgewählten Personen direkt eine Einladung zukommen zu lassen oder klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Vorgang abzuschließen.

Den Meetingraum betreten und vorbereiten

Über die Option „Meetings“-> „Meine Meetings“ können Sie ein Meeting auswählen und erhalten über die Meetinginformationen die Möglichkeit den Raum zu betreten. Alternativ können Veranstalter den Raum auch vor dem Meeting schon über den Link zur Veranstaltung betreten.

Der Veranstaltungsraum

Wenn Sie den Raum zu Ihrer Veranstaltung betreten, gibt es hier funktional keine Unterschiede zu einem Connectraum, wie Sie ihn von der FernUni Hagen gewohnt sind. Wenn Ihre Veranstaltung beendet ist, sollten Sie aber als Veranstalter*in das Meeting in jedem Fall aber nicht einfach verlassen, sondern die Veranstaltung aktiv beenden, um alle noch anwesenden Personen aus dem Meetingraum zu entfernen und den Raum damit wieder abzuschließen, bis Sie selbst wieder als Veranstalter*in eintreten. DAs geht zum Beispiel über das "Icon oben rechts.