Checkliste für die Durchführung einer Adobe Connect Sitzung

Achtung
Das Connectportal und der Adobe Connect Server der Fernuniversität stehen nur noch bis zum 31.05.2023 zur Verfügung. Ab dem 01.06.2023 kann Adobe Connect nur noch über den DFN genutzt werden. Siehe dazu ausführlich die FAQ zur Abschaltung des Connectportals

So früh wie möglich

• Geplantes Meeting im Connect-Portal buchen
  • Für Mitarbeiter/innen ist dies bis zu 365 Tage im Voraus möglich
  • Für Studierende ist dies bis zu 14 Tage im Voraus möglich
• Meetingraum einrichten
  • Entscheidung treffen, ob temporärer oder permanenter Raum verwendet werden soll
  • Name und URL eintragen
  • Gewünschte Vorlage wählen
  • Direktzugriff aktivieren, sofern Teilnehmende zur gebuchten Zeit den Raum eigenständig betreten können sollen

Ca. eine Woche vor dem geplanten Termin

• URL an Teilnehmende verteilen (z.B. via E-Mail, Moodle, VU, ...)
• Teilnehmende bitten, folgende Tests im Vorfeld zu durchlaufen (bei Problemen Teilnehmende an das ZMI verweisen):
  • Verbindungstest
  • Audioassistent im Technikcheckraum
  • Beispiel für die Erläuterungen in einem Einladungstext (anzupassen):

Über folgenden Link können Sie ab 10 Minuten vor Beginn der Veranstaltung den Raum anwählen: https://emeeting.fernuni-hagen./XXX

Betreten Sie diesen Raum, indem Sie als Gast eintreten und Ihren Namen eingeben.

Zur Vermeidung technischer Probleme während des Meetings möchte ich Sie bitten, im Vorfeld einige Einstellungen zu prüfen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Führen Sie den Systemcheck durch: https://connect.fernuni-hagen.de/common/help/de/support/meeting_test.htm. Bitte installieren Sie dort die Adobe Connect Anwendung und aktivieren Sie nicht (!) den Flash-Player. Anschließend können Sie den dort verlinkten Diagnosetest ausführen.
2. Testen Sie anschließend Ihre Audioeinstellungen in unserem Technikcheck-Raum: https://emeeting.fernuni-hagen.de/technikcheck. Im Technikcheck-Raum wird Ihnen ein Foliensatz angezeigt, der Sie durch alle Einstellungen führt. Bitte beachten Sie, dass für die aktive Teilnahme an der Veranstaltung ein Headset wünschenswert ist. Eine Webcam hingegen ist nicht zwingend erforderlich.
3. Treten Probleme beim Test Ihrer Audioeinstellungen auf, die Sie nicht allein lösen können, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk (helpdesk@fernuni-hagen.de oder +4444), damit die Kolleg*innen mit Ihnen gemeinsam Ihre Einstellungen prüfen und ggf. korrigieren.
   

Eine weitere Hilfestellung für die ersten Schritte zu Beginn eines Meetings bieten die folgenden PDF-Dateien:
Hinweise für Veranstalter/innen
Hinweise für Teilnehmer/innen

Wenige Stunden vor dem Termin

• Meetingraum vorbereiten
  • Anpassungen am Layout vornehmen
  • ggf. alle Teilnehmende zu Moderatoren ernennen (Hinweis: Dies wird nur bei kleinen Gruppen empfohlen, die mit der Kommunikation im virtuellen Klassenzimmer bereits vertraut sind)
  • Inhalte (z.B. Präsentationen, Texte) in den Meetingraum hochladen und Darstellung prüfen

Beachten Sie: Bei temporären Räumen ist der Zutritt für Veranstalter/innen ca. 24 Stunden vor dem Meeting möglich, permanente Räume können direkt nach der Einrichtung betreten werden.

Ca. 10 Minuten vor dem Termin

• Audioassistent durchlaufen
• Bei mehreren Moderatoren Moderationsbereich einblenden
• Sofern Direktzugriff nicht aktiviert ist, Teilnehmende den Raum betreten lassen
• Ggf. allen Teilnehmenden Mikrofonberechtigung geben
• Ggf. für alle Teilnehmenden Webcam aktivieren

Beginn des Termins

• Ggf. Aufzeichnung starten und Teilnehmende darüber informieren
• Ggf. Kommunikationsregeln kommunizieren, beispielsweise:
  • Statussymbole nutzen, z.B. Hand heben bei Redewunsch
  • Mikrofon stumm schalten, wer nicht redet
  • ...
• Ggf. einzelne Funktionen/Pods erläutern, beispielsweise:
  • Frage-Antwort-Pod
  • Bildschirmfreigabe
  • ...

Während des Termins

• In regelmäßigen Abständen Feedback einfordern, beispielsweise über
  • Statussymbole (Zustimmen/Ablehnen)
  • Abstimmungspod
  • Chat (nur bei kleinen Gruppen)

Ende des Termins

• Ggf. Aufzeichnung beenden

Nach dem Termin

• Ggf. Aufzeichnung bearbeiten, sichern und Teilnehmenden zur Verfügung stellen
• Ggf. Raum aufräumen, sofern permanenter Raum verwendet wurde

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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