Zoom: Breakout Sessions/ Gruppenräume

Durch die Nutzung von Breakout-Räumen in Zoom kann der Host die Teilnehmenden auf mehrere separate Räume aufteilen. Dies eignet sich besonders gut für Gruppenarbeiten in Lehrveranstaltungen. Maximal können 50 Breakout-Räume angelegt werden.

Bevor Sie diese nutzen können, überprüfen Sie bitte in Ihren Einstellungen im Browser, ob der Schieberegler für Breakout-Räume aktiviert ist.

Sie können die Breakout-Räume entweder während des laufenden Meetings erstellen und Personen zuordnen oder schon vor dem Start des Meetings die Räume anlegen und Personen zuweisen.

Breakout Räume während eines Meetings erstellen

Starten Sie das Meeting und wählen Sie in der Menüleiste „Break Out Session“ aus. (Nur Hosts und Co-Hosts können diese Funktion sehen).

Hinweis: Bei kleineren Bildschirmen finden Sie die Option „Breakout Sessions“ unter dem Menüpunkt „Mehr“.

Sie können nun die Anzahl der Gruppenräume einstellen und ein Zuordnungsverfahren wählen (automatisch oder manuell):

Automatisch: Die Teilnehmenden werden automatisch gleichmäßig auf die einzelnen Räume aufgeteilt.

Manuell: Sie entscheiden selbst, wie Sie die Teilnehmenden auf die Räume aufteilen möchten.

Klicken Sie dann auf „Sessions erstellen“.

Einstellungen für Breakout-Räume

Ihre Räume werden zwar erstellt, aber nicht automatisch gestartet. Sie können die Räume vor dem Start verwalten und Einstellungen vornehmen. Hierzu haben Sie folgende Möglichkeiten:

- Den Raum umbenennen

- Den Raum Löschen

- Zuordnen: Um Ihren Räumen Teilnehmer*innen zuzuordnen, wählen Sie neben dem Raum, dem Sie Teilnehmer*innen zuordnen möchten „Zuordnen“ und wählen Sie den/die Teilnehmer*in aus, den/die Sie diesem Raum zuordnen möchten. Wiederholen Sie dies für jeden Raum. Sobald ein/e Teilnehmer*in zugewiesen wurde (manuell oder automatisch), wird anstelle der Schaltfläche „Zuweisen“ die Anzahl der Teilnehmer*innen in diesem Raum angezeigt.

Nach der manuellen oder automatischen Zuordnung von Teilnehmenden zu Räumen können Sie die Teilnehmer*innen neu anordnen. Teilnehmer*innen, die nicht den Nebenbesprechungen zugeordnet sind, bleiben beim Starten der Räume in der Hauptbesprechung.

- Einen Raum hinzufügen („Eine Session hinzufügen“)

- Optionen:

Alle Teilnehmer automatisch in Breakout-Räume verschieben: Alle Teilnehmer*innen werden automatisch in die Breakout-Räume verschoben. Wenn diese Option nicht markiert ist, müssen die Teilnehmer*innen auf Beitreten klicken, um dem Nebenraum hinzugefügt zu werden.

Teilnehmern erlauben, jederzeit zu der Hauptsitzung zurückzukehren: Die Teilnehmer*innen können über ihre Menüsteuerung selbst zurück zur Hauptsitzung wechseln. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen sie warten, bis der Host die Breakout-Räume beendet hat.

Breakout-Räume automatisch schließen nach: XX Minuten: Die Breakout-Räume werden nach der konfigurierten Zeit automatisch beendet.

(Mich benachrichtigen, wenn die Zeit abgelaufen ist): Der Host wird benachrichtigt, sobald die Zeit des Breakout-Raums abgelaufen ist.

Countdown nach dem Schließen des Breakout-Raums: Die Teilnehmer*innen erhalten einen Countdown, der anzeigt, wie viel Zeit ihnen noch bleibt, bevor sie in den Hauptraum zurückkehren. Countdown-Timer einstellen: XX Sekunden

Verschieben nach: Wählen Sie einen Raum aus, in den ein/e bestimmte/r Teilnehmer*in verlegt werden soll. Austausch: Wählen Sie eine/n Teilnehmer*in in einem anderen Raum aus, mit dem/der der/die ausgewählte Teilnehmer*in getauscht werden soll.

Alle Sessions beginnen: Alle Teilnehmenden werden nach Bestätigung der Aufforderung, dem Breakout-Raum beizutreten, in ihre jeweiligen Räume verschoben. Der/die Gastgeber*in verbleibt in der Hauptsitzung, bis er/sie sich manuell einem der Räume anschließt.

Erneut erstellen: Löscht vorhandene Breakout-Räume und erstellt neue.

Breakout-Räume vor dem Meeting erstellen und Teilnehmende vorab zuweisen

Eine Vorab-Zuweisung der Teilnehmenden zu den Breakout-Räumen funktioniert nur dann, wenn das Meeting über das Web-Portal erstellt wird. Nur hier wird die Option angezeigt. In der App ist dies nicht möglich!

Es können nur Teilnehmer*innen zugewiesen werden, die über ein Zoom-Konto verfügen. Die Teilnehmenden müssen in ihrem Zoom-Konto angemeldet sein, wenn sie an einer Sitzung mit Vorabzuweisungen teilnehmen, damit die Zuweisungen angewendet werden können. Bis zu 200 Teilnehmende können Breakout-Räumen vorab zugeordnet werden.

1. Melden Sie sich auf fernuni-hagen.zoom.us an.

2. Klicken Sie auf Meetings und planen Sie eine neue Sitzung.

3. Wählen Sie im Abschnitt Meeting-Optionen die Option „Vorauswahl des Breakout Raums“ und klicken Sie auf "Räume erstellen".

4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben Räume, um Nebenräume hinzuzufügen.

5. Fahren Sie mit der Maus über den Standardnamen des Nebenraums und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, um ihn umzubenennen.

6. Suchen Sie im Textfeld „Add participants“ nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der Teilnehmer*innen, die Sie zuordnen möchten, um sie dem Nebenraum hinzuzufügen.

7. (Optional) Mit diesen Optionen können Sie Ihre Nebenräume und Teilnehmer*innen bearbeiten:

- Reihenfolge ändern: Klicken und ziehen Sie die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers, um die Reihenfolge zu ändern.

- Verschieben/ Entfernen von Teilnehmer*innen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines/einer Teilnehmenden, um die Optionen zum Verschieben in einen anderen Raum oder zum Entfernen der Person aus dem aktuellen Raum anzuzeigen.

- Nebenraum löschen: Um einen Nebenraum zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Raumnamen im linken Fensterbereich und klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten der Zuordnung von Breakout-Räumen

Wenn Sie bereits Teilnehmer*innen zu Nebenräumen vorbelegt haben, können Sie über die Meeting-Optionen die Zuordnungen bearbeiten, bevor Sie die Besprechung starten.

Verwaltung von laufenden Breakout Sessions

Sobald die Breakout-Räume gestartet wurden, werden die Teilnehmer*innen gebeten, an der Breakout-Sitzung teilzunehmen. Der/die Gastgeber*in bleibt in der Hauptsitzung, bis er/sie manuell einer Sitzung beitritt. Wenn ein/e Teilnehmer*in der Sitzung noch nicht beigetreten ist, wird dies neben seinem/ihrem Namen vermerkt.

Optionen während der Breakout-Sessions:

Beitreten: Treten Sie dem Breakout-Raum bei.

Verlassen: Verlassen Sie den Raum und kehren Sie zur Hauptbesprechung zurück (wird nur angezeigt, wenn Sie sich in einem Nebenraum befinden).

Alle Räume schließen: Beendet alle Räume nach einem Countdown von 60 Sekunden, der dem/der Gastgeber*in und den Teilnehmer*innen angezeigt wird, und kehrt mit allen Teilnehmenden zur Hauptbesprechung zurück.

Beantwortung von Hilfsanfragen

Teilnehmer*innen in Nebenräumen können den Host bitten, ihrem Meeting beizutreten, indem sie auf "Hilfe anfordern" klicken.

Der Host wird aufgefordert, dem Raum beizutreten, aus dem die Anfrage stammt. Klicken Sie auf "Breakout-Raum beitreten", um dem Raum beizutreten.

Übertragen einer Nachricht an alle Breakout-Räume

Der Host kann eine Nachricht an alle Breakout-Räume senden, um Informationen mit allen Teilnehmenden auszutauschen.

1.Klicken Sie in der Besprechungssteuerung auf Nebenräume.

2.Klicken Sie auf "Nachricht an alle übertragen", geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf "Übertragen".

3.Die Nachricht wird nun für alle Teilnehmenden in den Nebenräumen angezeigt.

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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