Zoom: Meetings planen

Für die Planung eines Zoom Meetings öffnen Sie zuerst die Zoom Desktop-Anwendung. Auf dem Home-Bildschirm wählen Sie "Planen". Sie gelangen zum Eingabefenster für die Zoom Meetings.

Alternativ können Sie auch das "+" in der Rubrik Meetings wählen.

Im ersten Block müssen Sie den Titel und das Zeitfenster des Meetings angeben. Die Angaben zu Start und Dauer dienen jedoch lediglich der Orientierung, das Meeting kann jederzeit gestartet und um unbestimmte Zeit verlängert werden. Nachdem man sich mit den unterschiedlichen Einstellungen vertraut gemacht hat, kann man die Option "Wiederkehrendes Meeting" auswählen um eine Terminserie zu buchen.

Auch wenn im nächsten Block eine gewisse Flexibilität suggeriert wird, wird dringend empfohlen bei Meeting-ID "Automatisch erzeugen" zu wählen, da die "Personal-Meeting-ID" auf Ihren persönlichen Meetingraum führt. Außerdem ist ein Kennwort zwingend erforderlich. Beide Informationen werden automatisch der Einladungsmail hinzugefügt.

Zu den weiteren Einstellungen:

• Video: Sie können für den "Host", also den*die Veranstaltende*n, frei wählen, ob die Kamera bereits bei Betreten des Meetings aktiv sein soll, für Teilnehmende ist sie zwingend inaktiv. Eine Aktivierung/Deaktivierung ist während des Meetings jederzeit möglich.
• Audio: Es wird die Einstellung "Telefon und Computeraudio" empfohlen, damit die Teilnehmenden frei wählen können, ob sie sich mit einem Mobilen Endgerät oder per Computer einwählen. Bei der Option "Einwählen von..." ist in der Regel keine Anpassung notwendig.
• Kalender: Sie können den Termin automatisch in Ihrem Kalender eintragen lassen.

Erweiterte Optionen:

• Warteraumfreigabe: Bei dieser Option müssen Sie jedem Teilnehmenden den Zutritt zum Meeting manuell erlauben. Auf diese Weise können Sie den Zugriff unerwünschter Personen verhindern. Beachten Sie allerdings bei größeren Gruppen, dass der Aufwand der Zulassung hoch werden kann.
• Teilnahme vor Host: Aktivieren Sie diese Funktion nur, wenn Sie erlauben möchten, das Teilnehmende vor Ihnen den Meetingraum betreten. Ist die Warteraumfreigabe aktiviert, wird die Funktion außer Kraft gesetzt.
• Teilnehmer beim Eintrag stummschalten: Teilnehmende werden bei Eintritt ins Meeting stummgeschaltet, können ihre Mikrofone aber aktivieren.
• Nur berechtigte Teilnehmer: Teilnehmende müssen bei Zoom angemeldet sein, um an Ihrem Meeting teilnehmen zu können.
• Meeting automatisch aufzeichnen: Das Meeting wird automatisch aufgezeichnet. Diese Funktion sollte aus datenschutzrechtlichen Gründen deaktiviert werden. Eine Aufzeichnung des Meetings kann auch während des Termins mit Einverständnis aller Teilnehmenden gestartet werden.
• Alternative Moderatoren: Diese Berechtigung erlaubt es ausgewählten Personen im Meeting die gleichen Rechte zu haben wie Sie.

Außerdem müssen Sie so während des Meetings nicht zwingend anwesend sein.

Mit dem Klick auf den Button "Planen" wird ihr Meeting gespeichert.

Hinweis: Im Falle der Nutzung des und nicht der Desktop-Version, kann das Aussehen der Optionen variieren, die Bedeutung bleibt allerdings gleich (Beispiel "Studierende").

Beispiel Studierende

Einladung

Je nach Auswahl der Kalender-Option öffnet sich im Anschluss an die Planung ein Outlook-Termin oder es wird Ihnen der Einladungstext angezeigt. Sie haben so die Möglichkeit die Teilnehmenden mit allen relevanten Informationen zu versorgen. Falls Sie die Einladung nicht direkt verschicken möchten, können Sie den Einladungstext und die Eckdaten des Meetings später über die Desktop-Anwendung in der Rubrik "Meetings" abrufen.

Während des Meetings können Sie die Meeting-URL über "Einladen > URL kopieren" versenden.

Meeting starten/bearbeiten/löschen

Zusätzlich zum Abruf des Einladungstextes können Sie in der Rubrik "Meetings" das Meeting bearbeiten oder löschen. Wenn Sie das Meeting beginnen möchten, können Sie einfach "Starten" klicken.