Einführung in die Kursverwaltung im Virtuellen Studienplatz

Diese Seite wird fortlaufend gepflegt. In Ergänzung zu den Online-Hilfen im Virtuellen Studienplatz soll diese Seite Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Kurse im Virtuellen Studienplatz (LVU-System) bereits pflegen oder künftig pflegen werden, Informationen zu dieser Aufgabe zur Verfügung stellen. Durch das Feedback der Anwender kann diese Seite weiter an die Bedürfnisse angepasst und verbessert werden.

Ansprechpartner

• Bei Fragen und Problemen rund um den Virtuellen Studienplatz wenden Sie sich möglichst zunächst an das Helpdesk: Telefon 4444, E-Mail helpdesk@fernuni-hagen.de

Was leistet der Virtuelle Studienplatz in Bezug auf das Kursangebot für die Lehrenden?

• Das LVU-System ist primär auf einen Massenbetrieb beim Lehrangebot ausgerichtet. Im Bedarfsfall kann ein/e Kursadministrator/in das Lehrangebot im LVU-System aber auch individuell konfigurieren. In diesem Fall sollten die betreffenden Personen grundlegende Kenntnisse in HTML und Publizieren im World-Wide-Web haben.
• Das LVU-System wurde so gestaltet, dass dem/der Kursadministrator/in viele organisatorische und technische Maßnahmen abgenommen oder vereinfacht werden.
• Kurse werden automatisch aus dem KISS übernommen - Kursadministratoren müssen nicht für jede Lehrveranstaltung zum Semesterbeginn einen Kurs anlegen.
• Kurskonfiguration aus dem Vorsemester wird im neuen Semester geklont - die Kursbetreuung muss nur die sich ändernden Elemente aktualisieren.
• Online-Kursinhalte können vor dem Semesterbeginn vollständig eingespielt werden, eine künftige Taktung geschützter Inhalte kann im Voraus definiert werden
• Die Taktung von Inhalten wird aus dem KISS übernommen
• Studenten erhalten mit ihrer Belegung ggf. sofort Zugriff auf die Kurse (wenn die Kursbetreuung den Kurs freigegeben hat)
• Das System erklärt dem Studenten gegenüber möglichst viel, so dass weniger Anfragen beim Lehrgebiet gestellt werden.
• Künftiger Verfügbarkeitszeitpunkt getaktete Inhalte
• Hilfestellungen und Begründungen bei Sperren oder Vorgängen
• Altbelegerregelung entsprechend der Wünsche der Fakultäten und dem Rektoratsbeschluss
• Im Fehler- und Problemfall analysiert das System einige typische Ursachen und gibt dem Anwender geeignet erscheinende Hinweise (z.B. bei nicht verfügbaren Kursinhalten, Verweis auf die Semesterzuordnung)
• Anmeldefunktion für kursübergreifende Zusatzveranstaltungen
• Vergabe von Softwarelizenzen und Freischaltung von Downloadrechten für Installationsdateien als zusätzliches Lehrmaterial(SPSS, AMOS, Maple)
• Versand von E-Mails an Kursteilnehmer (siehe hierzu Kurskommunikation im LVU-System)

Zu den Begriffen Betreuer und Administrator

Im LVU-System gibt es zwei Rollen, über die ein/e Anwender/in einen Kurs pflegen und Kursfunktionen aufrufen kann.

Die Rolle Betreuer dient vornehmlich der Pflege der Kursinhalte. Das umfasst auch das Setzen von Logischen Einstiegspunkten.

Die Rolle Administrator erlaubt die Nutzung des vollen Funktionsumfangs.

Diese Rollen können vom Administrator mit weiteren Rechten ausgestattet werden. Zuvor sollte dies allerdings mit der LVU-Administration (Anfrage beim Helpdesk!) besprochen werden. Durch Änderungen in den Rechten können unerwünschte Effekte entstehen.

Was benötige ich, um einen Kurs im Virtuellen Studienplatz zu pflegen

• Die Kontaktinfos zum Helpdesk: Durchwahl 4444, E-Mail helpdesk@fernuni-hagen.de (dort fragen Sie nach, wenn Sie nicht mehr weiterkommen)
• Einen Webbrowser, vorzugsweise Firefox, Chrome oder Internet Explorer (andere Browser funktionieren in der Regel auch, aber wenn nicht, können wir evtl. nicht helfen)
• Die Inhalte in digitaler Form (vorzugsweise solche, die auf .pdf enden, bei anderen Formaten nachfragen. Grundsätzlich gehen alle digitalen Inhalte, aber manche Formate sind weniger geeignet als andere.)
• Den Benutzerzugang samt Passwort, mit dem Sie sich in der Regel bereits auf Ihrem Arbeitsplatzrechner einloggen. (Wenn Sie Ihren Benutzerzugang nicht wissen oder das Login mit Ihren Zugangsdaten scheitert: nachfragen im Helpdesk)
• Die von Ihnen zu pflegenden Kurse müssen nach dem Login unter "Meine Veranstaltungen" aufgelistet werden. Sind sie das nicht? Dann melden Sie sich beim Helpdesk und melden Sie dort Ihren Bedarf an, dass Sie die Admin-Rollen der betreffenden Kurse benötigen. Nennen Sie dabei bitte die Kursnummern, mit Modulnummern können wir meist wenig anfangen. Das müssen Sie pro Kurs auch meist nur einmal machen. Das LVU-System weist Ihnen die Kurse der nachfolgenden Semester automatisch zu.
• Ein FTP-Programm, um im Bedarfsfall auch mal mehrere Dokumente auf einmal in den Kurs einzuspielen. (z.B. FileZilla, WinSCP, FireFTP als Erweiterung des Firefox Browsers): ftp://vu.fernuni-hagen.de, Login und Passwort wie gehabt. (Sie wissen nicht, wie Sie dieses Programm benutzen sollen? Fragen Sie im Helpdesk nach!)

Was muss ich als Kursadministrator im Virtuellen Studienplatz machen?

Es kommt wie so häufig darauf an...

Minimalaufwand: nichts machen

Minimal muss ein/e Kursadministrator/in im LVU-System gar nichts machen. Dann erstellt das System das Kursportal automatisch aus den vorliegenden Daten im Kursinformations- und Steuerungssystem (KISS) und das Portal bietet wenig mehr als auch für die Studieninteressierten und Gäste, die sich ohne Benutzerzugang auf den öffentlichen Seiten tummeln. Mitunter werden Studentinnen und Studenten sich beim Helpdesk, beim Dekanat oder direkt beim Lehrgebiet melden und nachfragen, wieso es im Kursportal keine Inhalte wie bei diversen anderen Kursen gibt. Je mehr Beleger Ihr Kurs hat, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dies passiert.

Wenn im Kursportal falsche/veraltete Daten stehen, kann dies zum Beispiel daran liegen, dass jemand vergessen hat, die Informationen im KISS zu aktualisieren. Das merkt man recht schnell, wenn Studentinnen und Studenten beim falschen Lehrgebiet oder Betreuer anrufen, weil sie eine Frage zum aktuellen Kurs, der inzwischen aber von einem anderen Lehrgebiet/Betreuer durchgeführt wird.

Keine Sorge: sobald Sie die Korrekturen im KISS vorgenommen haben (oder die zuständige Person in Ihrem Bereich gefunden haben, die das erledigt), übernimmt das LVU-System diese Änderungen praktisch sofort.

Durchschnittsaufwand: Kursportal pflegen

Das Kursportal erlaubt es Ihnen als Administratorin bzw. Administrator, das gewünschte Online-Angebot Ihres Kurses für Belegerinnen und Beleger zugreifbar zu machen. Für Studieninteressierte und Gäste bzw. Studentinnen und Studenten, die Ihren Kurs nicht belegt haben, gibt das LVU-System diese Infos ebenfalls raus, allerdings nur zur Information, nicht mit Zugriff (außer, es handelt sich um Inhalte, die Sie öffentlich zugänglich gemacht haben).

Das Kursportal bedient sich (auch) aus anderen Systemen

Wenn Sie Kursportal pflegen, sollten Sie sich als Administratorin bzw. Administrator darüber bewusst sein, dass das Portal aus verschiedenen Quellen gespeist wird. Die allgemeinen Kursinformationen kommen z.B. aus dem KISS: Kursnummer, Titel, Zuordnung zur Fakultät und zum Lehrgebiet; Autoren, Betreuer und Berater, Teilnahmevoraussetzungen, die Kurzbeschreibung, die Semesterwochenzahl.

Diese und einige andere Details holt das LVU-System direkt aus dem KISS - jedes Mal, wenn das Kursportal von jemandem aufgerufen wird. Wenn diese Informationen nachgebessert werden müssen, müssen Sie diese Daten im KISS nachbessern oder nachbessern lassen.

Die Querverweise zu den Online-Übungen werden ggf. durch automatische Zusammenarbeit mit dem Online-Übungssystem erzeugt. Wenn Sie oder jemand anderes unter der gleichen Kursnummer und für das gleiche Semester ein Angebot im Online-Übungssystem anlegt, erkennt das LVU-System dies in der Regel automatisch und erstellt im Kursportal ebenso automatisch einen Querverweis zu einer generischen Einstiegsseite, über die Beleger (und nur diese) auf das dortige Angebot gelangen.

Die Querverweise zum Moodle-System werden derzeit anhand einer LVU-eigenen Konfiguration erstellt: das Moodle-Team pflegt im LVU-System eine kleine Datenbank mit Informationen dazu, welche FernUni-Kursnummern zu welchen Moodle-Kursen korrespondieren. Anhand dieser Information kann das Kursportal den Belegern auch gleich einen direkten Link hin zur betreffenden Moodle-Kursseite anbieten. Aber hauptsächlich hat diese kleine Datenbank die Aufgabe, dass Studentinnen und Studenten, die einen Kurs belegen, auch direkt für den zugehörigen Moodle-Kurs freigeschaltet werden. Dadurch muss die Betreuung die Freischaltung nicht selbst in die Hand nehmen.

Das Kursportal mit Referenzen zu Kursinhalten ausstatten

Für Belegerinnen und Beleger spielt die größte Rolle, dass sie eventuell vorhandene Online-Inhalte finden und nutzen können. Für die Betreuung ist es wichtig, dass die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit angeboten werden. Und die Inhalte müssen den richtigen Zielgruppen angeboten werden: Demo- und Schnupperinhalte sollen öffentlich verfügbar sein, damit auch Studieninteressierte ohne Benutzerzugang auf diese zugreifen können. Die gebührenpflichtigen Inhalte dürfen nur für Beleger abrufbar sein. Und falls die Inhalte ähnlich dem postalischen Versand von Kurseinheiten in einem gewissen Takt abrufbar sein sollen, muss die Betreuung dies ebenfalls gewährleisten.

Für die Pflege von Kursinhalten sollte ein Kursadministrator vor allem vier Dinge im Auge behalten:

1. Der korrekte Inhalt im LVU-System eingespielt sein.
2. Der Inhalt muss für die richtige Zielgruppe abrufbar sein.
3. Der Inhalt muss in seiner veröffentlichten Form nicht das einzige Original sein.
4. Die Kurse werden bis zwei Wochen vor Semesterbeginn mit einer Bearbeitungssperre versehen.

Zum ersten Punkt: Das klingt zunächst trivial, aber wenn man die Kursinhalte das erste Mal für ein Semester vorbereitet und verfügbar gemacht hat, vergißt man schnell, die Inhalte vor Beginn des nächsten Semesters zu aktualisieren.

Zum zweiten Punkt: Das LVU-System bietet vor vorbereitete Ordner an, in denen alle Inhalte, die dort abgelegt wurden, automatisch bestimmten Zugriffsregeln unterliegen. Wenn Sie die Dokumente an anderer Stelle ablegen, kann dies dazu führen, dass die Inhalte gar nicht, den falschen Personen oder zum falschen Zeitpunkt zugänglich gemacht werden.

Zum dritten Punkt: Das LVU-System ist kein Dokumentenmanagementsystem! Es dient nur der Publikation vorbereiteter Inhalte. Es sichert seinen aktuellen Stand, um im Fall eines technischen Fehlers eine Wiederherstellung des kompletten Systems zu ermöglichen. Aber wenn Sie einzelne Kursinhalte im System veröffentlichen und diese später überschreiben oder löschen, besteht keine Gewährleistung, dass Sie diese Dokumente aus dem LVU-System wiederherstellen können. Alle zu publizierenden Inhalte und die Originalquellen (z.B. Word-Dateien) gehören in die Dokumentenverwaltung mit Sicherung und Archivierung, die an Ihrem Lehrgebiet benutzt wird.

Zum vierten Punkt: Wenn Anfang Juni für das Wintersemester und Anfang Dezember für das Sommersemester die Einschreib- und Rückmeldephase beginnt, werden die in jenem künftigen Semester angebotenen Kurse im Virtuellen Studienplatz sichtbar. Zugleich können Studentinnen und Studenten diese Kurse im Rahmen der gegebenen Belegregeln belegen und erhalten damit ggf. auch sogleich die Studentenrolle im Virtuellen Studienplatz. Da die aus dem Vorsemester übernommenen Inhalte eines Kurses ggf. veraltet sind und angepasst werden müssen, werden alle relevanten Rollen für Studentinnen und Studenten, Mentoren usw. mit einer Bearbeitungssperre versehen. Die Kursbetreuung hat somit Zeit, die Inhalte der neuen Kurse zu aktualisieren. Die Bearbeitungssperre kann vom Kursadministrator im Virtuellen Studienplatz jederzeit aufgehoben oder auf ein anderes Endedatum gesetzt werden.

Auf die Pflege von Kursinhalten im Virtuellen Studienplatz wird auf der Seite Kursmaterialpflege im Virtuellen Studienplatz genauer eingegangen.

Demo-Inhalte für Kurse einstellen und pflegen

Allgemeine Infos zu Demo-Inhalten finden Sie hier: Demo-Inhalte für Kurse im Virtuellen Studienplatz.

Damit für einen Kurs Demo-Inhalte auf der Inhalteübersicht (siehe https://vu.fernuni-hagen.de/lvuweb/lvu/app/Kursangebot?function=demos ) angeboten werden, müssen der/die Kursadministrator/in folgende Schritte durchführen:

1. Die Startseite zu den Demo-Inhalten oder die einzelne Demo-Seite im Kurs-Unterverzeichnis /öffentlich (oder einem Ordner innerhalb jenes Ordners) ablegen. Wie Sie Inhalte in den richtigen Ordner hochladen, können Sie unter Kursmaterialpflege im Virtuellen Studienplatz nachlesen.
2. In Kursbearbeitungsmaske in der Rubrik "Konfiguration des Kursportals" den Eintrag unter "Demonstrationsmaterial" auf jene Seite ändern.

Hoher Aufwand: individuelle Gestaltung

Im Virtuellen Studienplatz werden gewisse Strukturen und Dienste vorgegeben, um der Betreuung die Arbeit mit Hilfe von Standards und Automatismen zu erleichtern.

Im Bedarfsfall kann die Kursbetreuung aber das komplette Informations- und Dienstleistungsangebot eines Kurses selbst gestalten und die automatischen Abläufe des LVU-Systems ignorieren oder auch für den Kurs abschalten. Beachten Sie dabei, dass solche individuellen Gestaltungen in der Regel von Ihnen bzw. Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geplant und realisiert werden müssen. Vergessen Sie dabei auch nicht die evtl. erforderliche fortlaufende Pflege Ihres Angebots, auch über mehrere Semester hinweg (und evtl. auch für das Kursangebot früherer Semester). Das ZMI und das Helpdesk stellt sich hierbei gerne beratend an Ihre Seite.

Falls Sie Interesse daran haben, wie Sie dabei vorgehen können, wenden Sie sich mit einer kurzen Anfrage an das Helpdesk.

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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