Outlook 2019 Aufraeumen eines Postfaches

Herausfiltern großer E-Mails, Anhänge richtig speichern & E-Mails richtig löschen

Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden.

• „Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2016-Hauptansicht.png

  Wenn Outlook geöffnet wird, ist sicherzustellen, dass man sich im Posteingagnsansicht befindet. Dann wird der Hauptreiter "Ordner" ausgewählt. Klicken Sie nun auf "Neuer Suchordner".

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  Im Neu geöffneten Fenster wählen Sie die Option "Große Nachrichten" aus.

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  Unter dem Posteingang befindet sich der neu erstellte Ordner mit dem Namen "Größer als 100 KB".

In ihm befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten in 3 Kategorien unterteilt werden:

• Müll
• relevante e-Mails (Für mich)
• relevante e-Mails (Für meinen Arbeitsbereich)

Müll

• Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass wenn die E-Mail gelöscht wurde, sie nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.
• Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. Siehe hierzu der nächste Abschnitt.

Relevante E-Mails

Für die beiden unteren Punkte können Sie die E-Mails behalten. Die Anhänge dieser E-Mails sollten auf Festplatten gespeichert werden. Dabei sollte beachtet werden, nach Möglichkeit sollten Sie immer die zentralen Laufwerke als Speicherort nutzen. Sollte Sie Anhänge auf dem eigenen Rechner speichern, und Ihr Rechner hätte einen Defekt, ist der Anhang möglicherweise weg.

Speichern und Entfernen von Anhängen aus E-Mails

Um den Anhang einer nicht mehr benötigten E-Mail zu behalten, gehen Sie wie folgt vor.

• Wenn Sie eine E-Mail mit Anhang geöffnet haben, befindet sich oben neben dem Anhang ein Pfeil. Ein Klick öffnet verschiedene Reiter.
• Der Punkt Anlage entfernen löscht den Anhang, die E-Mail befindet sich dann unverändert im Postfach.
• Wenn der Anhang benötigt wird, nutzen Sie die Option "Speichern unter".
• Hier muss nun der Punkt "Dieser PC" ausgewählt werden.
• Neben Ihren lokalen Festplatten steht Ihnen nun das X:- und Y:-Laufwerk zur Verfügung.
• Für Anlagen die nur Sie benötigen nutzen Sie bitte das X:-Laufwerk.
• Wenn Ihr Arbeitsbereich Zugriff benötigt, verwenden Sie das Y:-Laufwerk.

Bearbeiten einer empfangenen E-Mail

Wenn Sie ein Postfach aufgeräumt und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind.

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  Nachdem Sie eine E-Mail mit Doppelklick geöffnet haben, befindet sich mittig der Reiter "Aktionen".

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  Hier wählen Sie den Punkt "Nachricht bearbeiten".

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  Nun können Sie beispielsweise den neuen Pfad im Netzlaufwerk angeben.