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Neues Meeting planen (Quelltext anzeigen)

Version vom 30. Mai 2016, 14:00 Uhr

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Eine der wichtigsten Funktionen des Connect-Portals ist die Planung/Buchung von Veranstaltungen. Dies erfolgt unter der Funktion "Neues Meeting planen".  
Eine der wichtigsten Funktionen des Connectportals ist die Planung/Buchung von Veranstaltungen. Dies erfolgt unter der Funktion "Neues Meeting planen".  
 
Schritt für Schritt erfahren Sie hier, wie Sie ein Meeting buchen.
 


=Der Buchungskalender=
=Der Buchungskalender=
Wenn Sie diese Funktion aufrufen, sehen Sie zunächst einmal den Buchungskalender im aktuellen Monat:
Klicken Sie nach dem Log-in auf den Button "Neues Meeting planen". Sie gelangen so direkt in den Buchungskalender.
[[Datei:CP-V 00 Kalender-Uebersicht.jpg|800px|center]]
Anhand der Balkendiagramme an den Tagen können sie bereits erkennen, wann evtl. Engpässe vorliegen bzw. ob an Ihrem Wunschtermin noch genügend Lizenzen unverplant sind.
Natürlich können Sie mit den üblichen Tasten Monate weiterschalten, wenn Sie weiter in die Zukunft (z. B. über ein Semester) planen wollen.


'''Hinweis:''' Koordinator/innen von Lerngruppen können zurzeit nur 7 Tage im Voraus buchen.
[[Datei:Raum buchen 01.png|600px|center]]
==Auswahl des Tages==
Klicken Sie zur Auswahl des gewünschten Tages einfach in das Tagesfeld
[[Datei:CP-V neues-meeting 010.jpg|800px|center]]
=Parameter für eine Veranstaltung=
Es erscheint das Eingabeformular, in dem Sie die Parameter für die geplante Veranstaltung eingeben.
[[Datei:Raum buchen 03.png|800px|center]]
==Uhrzeit==
Die Start- und End-Uhrzeit wird wie üblich aus den Drop-Down-Menus ausgewählt.


'''Hinweis:''' Die maximale Meetingdauer für Koordinator/innen von Lerngruppen beträgt zurzeit 4 Stunden.
Wählen Sie im Kalender den Tag aus, an dem Ihr Meeting stattfinden soll und klicken Sie in das entsprechende Feld.


[[Datei:CP-V neues-meeting 030.jpg|800px|center]]
'''Beachten Sie:''' Mitarbeiter/innen steht hier ein Zeitraum von 210 Tagen zur Verfügung. Für Lerngruppenkoordinatoren/-innen ist dieser Zeitraum auf 7 Tage beschränkt.


[[Datei:Raum buchen 02.png|600px|center]]


Anschließend geben Sie die geplante Zahl der Teilnehmer/innen ein.
=Parameter für eine Veranstaltung=
Sie erhalten anschließend das Formular zum Anlegen und Buchen einer Adobe Connect Veranstaltung.  


==temporärer oder permanenter Meetingraum==
[[Datei:Raum buchen 03.png|600px|center]]
Jetzt müssen Sie entscheiden, ob Sie für die Veranstaltung einen temporären oder einen Ihrer permanenten Meetingräume einsetzen wollen (vgl. [[Meetingräume im Connect-Portal|temporäre und permanente Meetingräume]]). Hier im Beispiel haben wir angewählt, dass ein temporärer Meetingraum erstellt werden soll.


'''Hinweis:''' Koordinator/innen für Lerngruppen können nur Buchungen für temporäre Meetingräume vornehmen, da sie keine permanenten Meetingräume anlegen können.
==Uhrzeit==
[[Datei:CP-V neues-meeting 040.jpg|800px|center]]
Tragen Sie in dieses Formular nun die Anfangs- und Enduhrzeit Ihres geplanten Meetings ein und geben Sie die geschätze Teilnehmendenzahl an.
:: Tipp: Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Balken fahren, erhalten Sie detaillierte Informationen zu der aktuellen Auslaustung. Ist z.B. bereits eine Auslastung von 97,5 % vorhanden (wie im Beispiel um 18 Uhr), sind bereits 195 Lizenzen gebucht, 5 frei.
'''Beachten Sie''': Die maximale Meetingdauer für Koordinator/innen von Lerngruppen beträgt zurzeit 4 Stunden, für Mitarbeiter/innen 12 Stunden.
==temporärer oder permanenter Meetingraum ==
Jetzt müssen Sie entscheiden, ob Sie für die Veranstaltung einen temporären oder einen Ihrer permanenten Meetingräume einsetzen wollen (vgl. [[Meetingräume im Connect-Portal|temporäre und permanente Meetingräume]]).
 
'''Neue Funktion für Mitarbeiter/innen''': Sollten Sie an dieser Stelle entscheiden, dass das Meeting in einem permanenten Meetingraum stattfinden soll, den Sie noch nicht angelegt haben, können Sie im Dropdown-Menü "Räume" direkt "Neuen permanenten Raum anlegen" auswählen. Dieser neu erstellte Raum erhält den Namen des angelegten Meetings und ist zukünftig unter Ihren permanenten Räumen zu finden.


==Templates für temporäre Meetingräume==
'''Beachten Sie:''' [[Meetingräume_im_Connect-Portal|Permanente Räume]] stehen ausschließlich Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Lerngruppenkoordinatoren/-innen können nur auf [[Meetingräume_im_Connect-Portal|temporäre Räume]] zurückgreifen.
Wenn Sie einen temporären Meetingraum wählen, können Sie zwischen Ihren eigenen und den öffentlichen Vorlagen (Templates) wählen. Der temporäre Meetingraum wird anhand der gewählten Vorlage erstellt.
[[Datei:CP-V neues-meeting 050.jpg|800px|center]]
==Direktzugang==
==Direktzugang==
Wenn Sie "Direktzugang" anklicken, kann während der Veranstaltung jede(r) in den Meetingraum kommen, der/die den Link zur Veranstaltung kennt. Wenn Sie "Direktzugang" nicht anklicken, müssen Sie jeden Zugang einzeln bestätigen.
Wählen Sie ferner, ob der Raum via "Direktzugang" zur Verfügung stehen soll oder nicht. Wenn Sie den Direktzugriff aktivieren, können Gäste - ohne Bestätigung durch den/die Veranstalter/in - den Raum direkt betreten, sobald dieser geöffnet ist.
[[Datei:CP-V neues-meeting 055.jpg|800px|center]]
 
==Name, Pfad und Beschreibung==
==Name, Pfad und Beschreibung==
Abschließend geben Sie der Veranstaltung einen Namen, füllen den Pfad aus (wenn Sie wollen) und geben eine kurze Beschreibung
Vergeben Sie abschließend einen Namen sowie eine Beschreibung für Ihr geplantes Meeting und - wenn gewünscht - eine URL und speichern Sie Ihre Eingaben. Wählen Sie keine individuelle URL, z.B. emeeting.fernuni-hagen.de/Lerngruppe-Hagen, wird eine zufällig generierte URL vergeben.
[[Datei:CP-V neues-meeting 060.jpg|800px|center]]
Nach einem Klick auf "Speichern" sind Sie in der Übersicht "Meine geplanten Meetings".  
=geplantes Meeting=
=geplantes Meeting=
Klicken Sie auf die soeben geplante Veranstaltung und kontrollieren Sie die Parameter.
Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihr Raum angelegt und gebucht wurde. In einer Übersicht können Sie alle Angaben prüfen. Ebenfalls wird Ihnen an dieser Stelle der Link zum Meetingraum angezeigt, den Sie via Copy & Paste an Ihre Teilnehmenden verteilen können. Zuästzlich sehen Sie bei [[Meetingräume_im_Connect-Portal|temporären Räumen]] die Zeiten zu denen dieser erstellt und gelöscht wird. Alle Meeting-Räume stehen Teilnehmenden ca. 10 Minuten vor Beginn des Meetings zur Verfügung. Sie selbst können den Raum bereits früher betreten - die Zeiten orientieren sich dabei daran, ob es sich um einen [[Meetingräume_im_Connect-Portal|permanenten oder temporären Raum]] handelt. [[Meetingräume_im_Connect-Portal|Permanente Räume]] können jederzeit betreten werden, [[Meetingräume_im_Connect-Portal|temporäre Räume]] zwischen Erstellungs- und Löschzeitpunkt.
[[Datei:CP-V neues-meeting 070.jpg|800px|center]]
 
Für die Beispielveranstaltung können wir die folgenden Parameter ablesen:
[[Datei:Raum buchen 05.png|600px|center]]
* Beginn ist am 27.02.2015 umd 15:30 Uhr
* Die Veranstaltung dauert 60 Minuten.
* Der temporäre Meetingraum wird automatisch am 27.02.2015 um 09:30 Uhr erstellt. Ab diesem Zeitpunkt können Sie als Veranstalter/in diesen Raum über den Button "Betreten" betreten und vorbereiten.
* Der temporäre Meetingraum wird automatisch am 28.02.2015 um 16:30 Uhr mitsamt allen Inhalten (und ggf. Aufzeichnungen) gelöscht.
* Es sind 30 Teilnehmer/innen eingeplant. Bitte achten Sie darauf, dass Sie diese Zahl realistisch schätzen.
* Es wurde der Direktzugang zur Veranstaltung zugelassen.
* Der Link zu dieser Veranstaltung lautet "http://emeeting.fernuni-hagen.de/talkrunde" Dies ist der Link, den Sie den Teilnehmer/innen mitteilen müssen. Über diesen Link ist der Meetingraum ca. 10 Minuten vor Beginn der Veranstaltung erreichbar.


{{kontakt}}
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