Zoom: Meetings planen

Sowohl Mitarbeitende wie auch Studierende der FernUni können mit Ihrem Fernuni-Account als Veranstalter (= Meeting-Host) Meetings mit bis zu 300 Personen durchführen. Beachten Sie, dass Sie zur Nutzung der Zoom-Lizenz sowohl zur Planung von Meetings als auch bei der Durchführung des Meetings dann im Fernuni-Zoom angemeldet sein müssen. Das geht je nach Zugangsweg entweder im Browser über die URL https://fernuni-hagen.de oder - bei Nutzung der Zoom-App - nur über den Login per SSO an fernuni-hagen.zoom.us. Studierende sollten zusätzlich die Hinweise auf der Seite Privates und Fernuni-Zoomkonto beachten.

Für Meetings mit sehr großen Teilnahmezahlen besteht die Möglichkeit, eine Large-Meeting-Lizenz zu buchen, mit der Meetings mit bis zu 1000 Personen möglich sind. Entsprechende Lizenzen können von allen Mitarbeitenden der Fernuniversität einfach online beantragt werden: Online-Antrag für erweiterte Meeting-Kapazität in Zoom

Meetings in der Desktop App planen

Für die Planung eines Zoom Meetings über die Desktop App öffnen Sie zuerst die Zoom Desktop-Anwendung. Falls Sie dort noch nicht angemeldet sind, wählen Sie nicht den Login mit E-Mail-Adresse und Passwort, sondern immer die Anmeldung per SSO. Nach der Anmeldung, wählen Sie "Planen" auf dem "Home"-Bildschirm. Sie gelangen zum Eingabefenster für die Zoom Meetings.

Alternativ können Sie auch das "+" in der Rubrik "Meetings" wählen.

Im ersten Block müssen Sie den Titel und das Zeitfenster des Meetings angeben. Die Angaben zu Start und Dauer dienen jedoch bei Mitarbeiter*innen lediglich der Orientierung, das Meeting kann jederzeit gestartet und um unbestimmte Zeit verlängert werden. Nachdem Sie sich mit den unterschiedlichen Einstellungen vertraut gemacht haben, können Sie die optional auch "Wiederkehrendes Meeting" auswählen, um eine Terminserie zu buchen.

Auch wenn im nächsten Block eine gewisse Flexibilität suggeriert wird, wird dringend empfohlen bei Meeting-ID "Automatisch erzeugen" zu wählen, da die "Personal-Meeting-ID" auf Ihren persönlichen Meetingraum führt. Außerdem ist aus Sicherheitsgründen ein Kennwort zwingend erforderlich. Beide Informationen werden automatisch der Einladungsmail hinzugefügt. Auch, wenn das Kennwort verschlüsselt in den Meetinglink eingebunden ist, sollten Sie zusätzlich zum Meetinglink auch die Meeting-ID und das Kennwort vorab an die Teilnehmenden versenden. So wird der Zugang über die App vereinfacht. Im Bereich "Sicherheit" können Sie zudem auch den Wartebereich aktivieren. Bei dieser Option müssen Sie jedem Teilnehmenden den Zutritt zum Meeting manuell erlauben. Auf diese Weise können Sie den Zugriff unerwünschter Personen verhindern. Beachten Sie allerdings bei größeren Gruppen, dass der Aufwand der Zulassung hoch werden kann.

Zu den weiteren Einstellungen:

• Video: Sie können für den "Host", also den*die Veranstaltende*n, frei wählen, ob die Kamera bereits bei Betreten des Meetings aktiv sein soll, für Teilnehmende ist sie zwingend inaktiv. Eine Aktivierung/Deaktivierung ist während des Meetings jederzeit möglich.
• Audio: Standardmäßig ist die Option "Computer-Audio" ausgewählt. Diese Einstellung sollten Sie nicht verändern, da die Option "Telefon" an der FernUni nicht unterstützt wird und ansonsten für Irritationen bei Teilnehmenden sorgen könnte.
• Kalender: Sie können den Termin automatisch in Ihrem Kalender eintragen lassen.

Erweiterte Optionen:

• Teilnahme vor Host: Aktivieren Sie diese Funktion nur, wenn Sie erlauben möchten, das Teilnehmende vor Ihnen den Meetingraum betreten. Ist die Warteraumfreigabe aktiviert, wird die Funktion außer Kraft gesetzt.
• Teilnehmer beim Eintrag stummschalten: Teilnehmende werden bei Eintritt ins Meeting stummgeschaltet, können ihre Mikrofone aber aktivieren.
• Nur berechtigte Teilnehmer: Teilnehmende müssen bei Zoom angemeldet sein, um an Ihrem Meeting teilnehmen zu können.
• Alternative Moderatoren: Diese Berechtigung erlaubt es ausgewählten Personen im Meeting die gleichen Rechte zu haben wie Sie. Außerdem müssen Sie so während des Meetings nicht zwingend anwesend sein.

Mit dem Klick auf den Button "Planen" wird Ihr Meeting gespeichert.

Hinweis: Im Falle der Nutzung des Browsers und nicht der Desktop-Version, kann das Aussehen der Optionen variieren, die Bedeutung bleibt allerdings gleich (Beispiel "Studierende").

Meetings im Browser planen

Zoom Meetings können auch direkt über das Zoomkonto im Browser geplant werden. Beide Vorgehensweisen unterscheiden sich kaum, allerdings stehen im Browser mehr Möglichkeiten zur Auswahl. Im Video können Sie sich anschauen, wie man ein Meeting über den Browser anlegt.

Meetings in Moodle planen

Sofern Sie in einem Moodle-Kurs Bearbeitungsrechte haben (d.h., in der Betreuer-Rolle in den Kurs eingeschrieben sind), kann ein Zoom-Meeting auch als Moodle-Aktivität hinzugefügt werden. Dazu wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus des Kurses und fügen dann an beliebiger Stelle eine neue Aktivität hinzu. Im nächsten Schritt kann "Zoom" als Aktivitätstyp ausgewählt werden. Alle relevanten Meeting-Einstellungen können dann direkt in Moodle vorgenommen und auch bearbeitet werden. Die mit Ihrem Account in Moodle erstellten Zoom-Meetings tauchen auch automatisch in Ihrer Desktop-Anwendung und in der Browser-Übersicht zu Ihren geplanten Meetings auf. Sie sparen sich allerdings den Versand der Einladungen zu dem Meeting - denn alle Teilnehmenden können direkt aus Moodle heraus auf den Meeting-Link klicken. Und finden den Termin sogar im Moodle-Kalender Ihres Kurses.

Meetings in Outlook planen

Mit der Zoom-App "Zoom for Outlook Extension" können Sie bei der Planung eines Termins über den Outlook-Kalender festlegen dass dieser Termin ein Zoom-Meeting sein soll. Das Zoom-Meeting wird dabei automatisch in Ihrem FernUni Zoom-Account angelegt und die FernUni spezifische Einladung im Termin hinzugefügt. Sollten Sie das Zoom Plugin für Outlook noch nicht verwenden, gehen Sie einmalig, zur Installation, wie folgt vor (sollten Sie das Plugin bereits installiert haben, springen Sie direkt zu Punkt 2):

1. Installation "Zoom for Outlook Extensions" bei Microsoft Online für das jeweilige Benutzerkonto

1. Schließen Sie Outlook
   
2. Öffnen Sie in einem Browser Outlook Online unter über die URL https://outlook.office.com:
   
   
   
   
3. Geben Sie in der Anmeldemaske Ihre Mircrosoft Online E-Mail-Adresse der FernUni ein (diese setzte sich aus den Teilen "IHR BENUTZENAME" + "@buerokommunikation.fernuni-hagen.de" zusammen) und klicken Sie auf "Weiter":
   
   
   
   
4. Authentifizieren Sie sich auf der Seite, auf die Sie weitergeleitet werden, mit Ihrem FernUni Kennwort:
   
   
   
   
5. Wählen Sie bei der Frage ob Sie angemeldet bleiben wollen "Nein" aus:
   
   
   
   
6. Wählen Sie nach erfolgreichem Login auf der Startseite von Outlook Online den Button "Weitere Apps":
   
   
   
   
7. Wählen Sie im darauffolgenden Fly-Out "Apps hinzufügen" aus:
   
   
   
   
8. Geben Sie "Zoom" in das entsprechende Suchfeld ein (1.), warten Sie bis auf der rechten Seite die verfügbaren Apps angezeigt werden und wählen Sie die App "Zoom for Outlook Extension" aus (2.):
   
   
   
   
9. Wählen Sie im nächsten Schritt "Hinzufügen" aus:
   
   
   
   
10. Warten Sie bis die Installation abgeschlossen ist und bestätigen Sie die Nutzung zum Abschluss mit "Verstanden":
    
    
    
    
    

2. Outlook Termin mit Zoom-Meeting anlegen

1. Starten Sie Outlook.
   
2. Ansicht "Zoom --> Meetings --> Bevorstehend" vor der Terminbuchung mit Outlook (hier sehen Sie natürlich bereits von Ihnen angelegte Meetings):
   
   
   
   
3. Navigieren Sie in Outlook zu Ihrem Kalender und Starten Sie das Anlegen eines neuen Termin. Tragen Sie in dem Fenster, welches sich daraufhin geöffnet hat folgendes ein bzw. nehmen Sie folgenden Einstellungen vor:

• "Titel" des Termins (1.)
• Festlegen von "Beginn" & "Ende" (2.)
• Hinzufügen von Teilnehmern (die Termineinladung inkl. der Zugangsdaten zu dem Meeting wird am Ende an alle hier hinzugefügten Teilnehmer verschickt) (3.)

1. Wählen Sie jetzt aus dem Menü Band "Ein Zoom-Meeting hinzufügen" aus:
   
   
   
   
   1. Verknüpfung Ihres Outlooks mit Ihrem FernUni Zoom-Account (Achtung: Entfällt, wenn Sie sich zuvor bereits aus Outlook bei Zoom authentifiziert haben):
      Bestätigen Sie mit "Weiter" die Firmen-Domäne (fernuni-hagen) ...
      
      
      
      ... geben Sie Ihre FernUni Zugangsdaten ein (1.) und bestätigen Sie mit "Anmelden" (2.)
      
      
      
      
2. Das Zoom Meeting wird im Hintergrund angelegt, die FernUni spezifische Meeting-Einladung automatisch in den Outlook Termin eingefügt.
   
   
   
   Zusätzlich besteht die Möglichkeit vorab oder auch zu einem späteren Zeitpunkt über "Einstellungen" spezifische Einstellungen, abweichend von Ihren Standardeinstellungen in Zoom, für das Meeting vorzunehmen (hier sind die selben Einstellungen möglich wie direkt im Zoom-Portal oder der Zoom Desktop App).
   Wählen Sie zum Abschluss "Senden" um den Termin zu speichern und ihn gleichzeitig an alle zuvor eingefügten Teilnehmer als Termineinladung zu verschicken.
   
3. Ansicht "Zoom --> Meetings --> Bevorstehend" nach der Terminbuchung mit Outlook (hier sehen Sie natürlich ggf. zusätzlich bereits vorher von Ihnen angelegte Meetings):
   
   
   
   

Wichtig: Ein Meeting, dass Sie direkt auf der Zoom-Webseite (fernuni-hagen.zoom-x.de) planen, wird nicht automatisch in Outlook angezeigt (obwohl umgekehrt alle in Outlook geplanten Termine auch auf der Zoom-Webseite angezeigt werden). Zoom-Meetings, die über Outlook angelegt wurden und dann gelöscht werden, müssen danach manuell über die Zoom-Webseite gelöscht werden, wenn Sie nicht mehr im Zoom-Account angezeigt werden sollen. Die maximale Länge eines Zoom-Meetings sind 30h. Termine, die in Outlook für eine längere Zeit als Zoom-Meeting gebucht werden, werden entsprechend auch im Zoom Portal angezeigt und können jederzeit gestartet werden, nach 30h wird das Meeting allerdings beendet und muss dann erneut gestartet werden.

Teilnehmer einladen

Bei Auswahl der Kalender-Option beim Planen eines Meetings in der Desktop-Anwendung öffnet sich im Anschluss an die Planung automatisch ein Outlook-Termin mit allen notwendigen Informationen zum Meeting. Sie können jetzt die gewohnte Outlook-Terminplanung verwenden, um Teilnehmer zu dem Meeting persönlich einzuladen. Falls Sie die Einladung nicht unmittelbar verschicken möchten, können Sie den Einladungstext und die Eckdaten des Meetings später auch über die Desktop-Anwendung in der Rubrik "Meetings" oder im Browser in der Auflistung Ihrer Meetings abrufen. Bitte teilen Sie allen Teilnehmenden sowohl den Meetinglink, wie auch die Meeting-ID und das Kennwort mit, um den Zugang über die App zu vereinfachen (so können TN in der App direkt auf "Beitreten" klicken und Meeting-ID und Kennwort eingeben. Sie müssen dann nicht extra den Link in den Browser eingeben und eventuelle Einstellungen im Browser treffen, damit die App sich automatisch öffnet und den Link verarbeiten kann).

Wenn Sie sich bereits in einem Meeting befinden, finden Sie die aktuelle Meeting-URL (den Einladungslink) auch im Menu am Pfeil neben dem Teilnehmer-Button. Oder beim Klick auf das grüne Icon links oben.

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Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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