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Outlook Kalender Raumbuchung

818 Byte hinzugefügt, 15 Januar
= Beschreibung =
Der Artikel beschreibt, wie Sie im Outlook zu Terminen einladen können und einen Raum hinzubuchen.
= Zielgruppe =
Der Artikel richtet sich an alle Personen, welche [[Microsoft-HUP| MS Outlook für Windows]] oder [[Outlook Web App (OWA)]] nutzen und betrifft alle "nicht Nicht-Seminarräume".* Falls Sie Seminarräume buchen wollen, nutzen Sie bitte das Formular zur [[https://www.fernuni-hagen.de/arbeiten/arbeitsplatz/arbeitshilfen/formulare/raumbuchung.shtml Seminarraumbuchung an der FernUniversität]].
== Neu beantragen / erwerben ==
Falls Sie einen neue "nicht SeminarraumNicht-Seminarräume" über Outlook Verwalten verwalten möchten, können Sie sich an den HelpDesk wenden. Folgende Kontakt und weiterführende Fragen sollten finden Sie beantworten: * Ort: Geb. unter [Nummer], Etage [Nummer#Neuer_Raum], R. [Gebäudeteil&Nummer], Kurze Funktionsbezeichnung?* Soll der Raum eine maximale Teilnehmerzahl haben? (Anzahl) * Wer darf den Raum dazu buchen (alle, best. Personen)? * Normalerweise darf nur die einladende Person den Termin im Raum umbuchen/löschen, wer sind die Personen, die im Notfall umbuchen/löschen? * Höchstzeit für ein Termin 24 Std./1 Woche, keine Begrenzung? * Soll es ein verwalteter Raum sein oder ein automatischer Raum? (Normalerweise kann ein Raum, wenn dieser frei ist, automatisch Buchungsantworten senden) * Soll der Betreff des Termins nicht im Raum enthalten sein (Normalwert: Betreff bleibt erhalten) * Wer ist die informierende Person / der Funktionsaccount, welcher angeschrieben werden soll bei Fragen zu dem Raumbuchungen?Es gibt noch weitere technische Möglichkeiten, wenden Sie sich dazu an den Helpdesk? 
= Allgemeine Informationen =
Um einen Raum zu buchen, muss '''der Termin im eigenen Kalender eingetragen werden''', der Raum wird als Ressource zu dem Termin "eingeladen".
 
= Anleitungen =
== Outlook 2016 und 2019 ==
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Bild:Outlook.2016.Termin1.jpg| (Schritt 1) : Tragen Sie im Feld Betreff einen Grund für den Termin ein (21) . Wählen Sie bei Beginn und Ende einen theoretisches gewünschtes Datum für den Termin (32) . Klicken Sie auf den Button "Teilnehmer einladen" (3). Bild:Outlook.2016.Termin2.jpg| (1) Schritt 2: Klicken Sie auf Teilnehmer einladen(1).Bild:Outlook.2016.Termin3.jpg| (1) Schritt 3: Wählen Sie im Bereich Adressbuch "Alle Räume" (21) . Wählen Sie aus der Liste den Raum mit einem Doppelklick aus(2).Bild:Outlook.2016.Termin4.jpg| (1) Schritt 4: Wählen Sie im Bereich Adressbuch "Globale Adressliste" (21) . Sie können oben links Teilnahmen eingebenweitere Teilnehmer einladen (2), in diesem Beispiel "Nachname". Fügen Sie alle Personen, die Sie einladen wollen, hinzu und kontrollieren Sie das Feld "Erforderlich ->".Bild:Outlook.2016.Termin5.jpg| (1) Schritt 5: Sie können im Rechten rechten Bereich die Frei- bzw. Gebucht-Zeiten der Teilnehmer und des Raumes sehen und gegebenenfalls anpassen. Nachdem Sie alle Angaben im Termin geprüft haben, klicken Sie auf den Button "Senden"(1).Bild:Outlook.2016.Termin6.jpg| Schritt 6: Sie erhalten, wenn der Raum frei ist und für Sie gebucht wurde , eine Bestätigungs-E-Mail.
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== Ooutlook Outlook Web App (OWA) ==
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Bild:OWA.2016.Termin1.jpg| (Schritt 1) : Tragen Sie im erstem ersten Feld einen Grund für den Termin ein (21) . Wählen Sie bei Start Beginn und Ende einen theoretisches gewünschtes Datum für den Termin (32) . Klicken Sie auf das Feld mit der Schrift "Einen Ort hinzufügen" (3).Bild:OWA.2016.Termin2.jpg| (1) Schritt 2: Klicken Sie auf "Raum hinzufügen"(1).Bild:OWA.2016.Termin3.jpg| (1) Schritt 3: Klicken Sie auf einen Verfügbaren verfügbaren Raum(1).Bild:OWA.2016.Termin4.jpg| (1) Schritt 4: Im Bereich Personen können Sie nach Namen suchen weitere Teilnehmer einladen, in diesem Beispiel "Nachname"(1), die Personen werden durch einen klick Klick dem Termin hinzugefügt. (2) Im Bereich Zeitplan können Sie im Rechten rechten Bereich die Frei-, bzw. Gebucht-Zeiten der Teilnehmer und des Raumes sehen und gegebenenfalls anpassen(2).Bild:OWA.2016.Termin5.jpg| (1) Schritt 5: Nachdem Sie alle Angaben im Termin geprüft haben, klicken Sie auf den Button "Senden"(1).Bild:OWA.2016.Termin6.jpg| Schritt 6: Sie erhalten, wenn der Raum frei ist und für Sie gebucht wurde , eine BestätigungBestätigungs-E-Mail.
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= Neuer Raum =
Folgende Fragen sollten Sie beantworten:
* Zum Ort teilen Sie uns bitte Gebäude [Nummer], Etage [Nummer], Raumnummer [Gebäudeteil und Nummer] und eine kurze Funktionsbezeichnung mit.
* Besitzt der Raum eine maximale Teilnehmerzahl? (Anzahl) Der Raum kann unbegrenzt Teilnehmer haben oder im umgekehrten Fall bekommt der Terminersteller bei überschreiten der eingeladenen Teilnehmer einen Hinweis.
* Wer darf den Raum buchen (alle, oder nur bestimmte Personen)?
* Normalerweise darf nur die einladende Person den Termin im Raum umbuchen/löschen, wer sind die Personen, die im Notfall umbuchen/löschen?
* Höchstzeit für einen Termin 24 Stunden, 1 Woche oder keine Begrenzung? (Normalwert: Bei der FernUniversität ist aktuell 1 Woche)
* Soll es ein verwalteter Raum sein oder ein automatischer Raum? (Normalerweise kann ein Raum, wenn dieser frei ist, automatisch Buchungsantworten senden)
* Soll der Betreff des Termins nicht in der Terminansicht des Raumes enthalten sein (Normalwert: Betreff bleibt erhalten)
* Wer ist die informierende Person / der Funktionsaccount, welcher angeschrieben werden soll bei Fragen zu den Raumbuchungen?
Es gibt noch weitere technische Möglichkeiten, wenden Sie sich dazu an den Helpdesk. Der Kontakt zum Helpdesk ist weiter unten beschrieben.
= Veraltete Links =
2010 wurde diese Beschreibung ausgegeben, welche nicht mehr gültig ist. Solange das Dokument existiert wird dieser noch hier verlinkt bleiben: [[Media:Raumbuchung.pdf|Raumbuchung mit Outlook]] [[Bild:Pdficon.jpg‎|20px|]]
{{kontakt}}
 
Letzter Check auf Aktualisierung
15.01.2020
[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
[[Kategorie:Outlook]]
[[Kategorie:Arbeiten_PC-Arbeitsplatz]]
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