Änderungen

Wechseln zu: Navigation, Suche

Exchange Funktionsaccount in Outlook einrichten

6.883 Byte hinzugefügt, 16 April
/* Als eigenstaendiges weiteres Postfach */
__TOC__= Beschreibung =Der Artikel beschreibt, wie Sie Ihre Funktions Emailadressen bei einer Verbindung zur Fernuniversität in Hagen konfigurieren können und enthält eine kurze FAQ.= Zielgruppe =Der Artikel richtet sich an angestellte Personen, welche * Outlook bei Windows* Outlook bei Mac* Outlook Web App (OWA) oder* ein mobiles Gerät vom ZMI haben.== Neu beantragen / erwerben ==* Anmeldedaten: Ein Funktions-Account können sie beim helpdesk bekommen.= Allgemeine Informationen =Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern , genügt eine Email E-Mail des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen:  .== (Outlook 2010) bei Windows===== Als eigenstaendiges weiteres Postfach ==={{Infobox_Gelb||Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Benutzer Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING direkt Vollzugriff auf den Funktionsaccount bekommt und ]] hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht über eine Gruppe berechtigt wirddurchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die '''[[#Einrichten_der_Absenderadresse|Absenderadresse]]''' einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.}}<gallery widths=634px heights=394px>#Bild:Outlook.2016.KontoHinzufuegen.01.jpg| Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" (1) -> Informationen -> Ihr Exchange Konto aus #Öffnen Sie die Kontoeinstellungen unter Kontoeinstellungen -<br> Kontoeinstellungen#Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster im Reiter den Button "Email" Ihr Exchange Konto aus und klicken auf "Ändernhinzufügen"(2)#Klicken Bild:Outlook.2016.KontoHinzufuegen.02.jpg| Wählen Sie in dem nun geöffneten angezeigten Fenster "Konto ändernhinzufügen" auf einen Namen und hinterlegen Sie diesen bei "Weitere EinstellungenIhr Name:"#Klicken (1), <br> danach tragen Sie in dem nun geöffneten Fenster bitte die e-Mail-Adresse des Funktionspostfaches hinter "Microsoft ExchangeE-Mail-Adresse:" auf ein (2) und <br> Lassen Sie die Kennwort-Felder bitte leer! <br> bestätigen Sie Ihre eingaben durch den Reiter Button "ErweitertWeiter"(3)#Klicken Bild:Outlook.2016.KontoHinzufuegen.03.jpg| {{Infobox_Gelb||Sollte von Ihnen nun ein Kennwort gefordert werden, benutzen Sie im Bereich bitte '''nicht!''' das Kennwort des Funktionspostfaches. Geben Sie bei "Postfächer: Diese Postfächer zusätzlich öffnenBenutzername" auf bitte "Hinzufügen'''buerokommunik\benutzername'''"#Geben Sie hier den Benutzernamen des Funktionsaccounts an ein (benutzername bitte durch Ihre eigene Benutzeranmeldung ersetzen) und '''Ihr Kennwort'''.}} Nach erfolgreicher Einrichtung bestätigen mit OKSie dieses Postfach durch den Button "Fertigstellen" (1)#Bild:Outlook.2016.KontoEinrichten.99.jpg| Im Fenster "Abschlussfenster des Konto ändern" Dialogs klicken Sie sie auf "WeiterFertig stellen" -> "Fertigstellen"#Schließen (1) und Starten Sie die Kontoeinstellungen Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.bitte neu (2)</gallery>
=== Als weiteres Postfach ===
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" style="overflow:auto;">
<div style="font-weight:bold;line-height:1.6;">Hier können Sie nachlesen wie Sie ein weiteres Postfach einbinden, dieses Vorgehen wird nicht empfohlen. Erweitern Sie diesen Bereich durch "Ausklappen" auf der Rechten Seite.</div>
<div class="mw-collapsible-content">
* Nachteile:
** Automatische Absenderwahl: Bei neuen e-Mails senden Sie immer als Ihr Benutzerpostfach, auch wenn Sie sich im weiteren Postfach befinden.
** Signaturen: Sie können nur eine Signatur für Ihr Hauptpostfach einbinden
** Kontakte: Im Globalen Adressbuch werden die Kontakte des weiteren Postfaches nicht angezeigt.
{{Infobox_Gelb||Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING]] hinzugefügt wurde, sollte Sie diese Schritte nicht durchführen. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die '''[[#Einrichten_der_Absenderadresse|Absenderadresse]]''' einrichten. Würden Sie die Schritte dennoch durchführen: Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust.}}
* Zur Veranschaulichung wurden hier Office 2016 Bilder verwendet, die Funktionalität ist unter Office 2010 baugleich aufgbebaut.
<gallery widths=634px heights=394px>
Bild:Outlook.2016.Kontoeinstellungen.01.jpg| Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" (1) -> Informationen -> Ihr Exchange Konto aus<br> Öffnen Sie die Kontoeinstellungen (2) -> Kontoeinstellungen... (3)
Bild:Outlook.2016.KontoeinstellungenErweitert.01.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster im Reiter "E-Mail" Ihr Exchange Konto aus (1) und klicken auf "Ändern" (2) <br> Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen" (3)
Bild:Outlook.2016.KontoeinstellungenErweitertPostfaecherhinzufuegen.01.jpg| Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Microsoft Exchange" auf den Reiter "Erweitert" (1)<br>Klicken Sie im Bereich "Postfächer: Diese Postfächer zusätzlich öffnen" auf "Hinzufügen" (2)<br>Geben Sie im Fenster "Postfach hinzufügen" den ganzen oder ein Teil des Benutzernamens des Funktionsaccounts an (3) und bestätigen mit OK (4)<br> Sollte das Ergebniss Ihrer eingabe merehre Postfächer enthalten, wählen Sie im Fenster "Manem prüfen" das Richtige Postfach (5) und bestätigen Sie mit OK (6)<br> Im Fenster "Microsoft Exchange wird Ihnen im Bereich Postfächer das weitere Postfach angezeigt. Bestätigen Sie die Fenster durch "Übernehmen" (7), "OK" (8) und im Fenster Konto Einrichten durch klick auf "Weiter"
Bild:Outlook.2016.KontoEinrichten.99.jpg| Im Abschlussfenster des Konto ändern Dialogs klicken sie auf "Fertig stellen" (1) und Starten Sie Outlook bitte neu (2)
</gallery>
Nach neu starten der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.
</div></div>
=== Einrichten der Absenderadresse ===
Um nun auch im Namen des Funktionsaccounts e-Mails versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: # * Wählen Sie: Neue E-Mail-Nachricht verfassenaus dem Hauptfenster# <gallery widths=634px heights=394px>Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.01.jpg| [Optional] Sollten Sie kein "Von"-Feld anklicken#* Sollte dies bei Ihnen nicht angezeigt werdensehen (0), kann es unter dem ansonsten ein Absatz tiefer in diesem Bild bei (4) weitermachen. Wählen Sie bitte den Reiter "Optionen" unter dem Punkt (1), Benutzen Sie den Button "Felder anzeigen" aktiviert werden# (2) und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Von" (3). In dem Fenster der neuen Mail erscheint das "Von" Feld (0). <br> Wählen Sie den Button "Von" (4) und aus dem Kontextmenü die Option "Weitere E-Mail-Adresse..." auswählen(5)# '''Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.02.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster nochmals den Button "Von"-Feld anklicken und Funktions-Account im (1)Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.03.jpg| Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster ein Suchkriterium (1)<u>Globalen Adressbuch</ubr> auswählen Wählen Sie im Bereich darunter ein Postfach aus (2) und bestätigen'''Sie dieses Postfach durch den Button "OK" (3)# Unter Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.04.jpg| Das Postfach sollte nun im Fenster "Senden mitVon anderer E-Mail-Adresse senden" stehen, Bitte bestätigen Sie Ihre wahl durch den Button OK (1)<br> In dem Fenster der neuen Mail sollte nun hinter dem "Vom" Feld die Ee-Mail-Adresse des berechtigten Accounts ausgewählten Postfaches stehen(2)# Bestätigen Bild:Outlook.2016.NeueMailVon.05.jpg| In Zukunft können Sie mit OKdie Prozedur abkürzen und auf den Pfeil nach unten beim "Von" Feld klicken (1). Es werden Ihnen alle bereits verwendeten Absenderadressen angezeigt (2). Hinweis: Möchten Sie eine Absenderadresse nicht mehr sehen, können Sie das X hinter der e-Mail-Adresse zum entfernen benutzen.{{Infobox_Gelb</gallery>== Outlook Web App ==[[Outlook Web App (OWA) mehrere Konten anzeigen]]== FAQ bei mehreren Postfaechern ===== Was ist Automapping ===(Seit Exchange 2010 SP1) Der Outlook Client versucht alle Postfächer auf die Sie mit Ihrem Login Vollzugriff haben zu verbinden. Im Regelfall ist diese Funktion hilfreich, da Sie nichts machen müssen damit ein Postfach angezeigt wird. Nachteilig ist es erst, wenn ein Postfach 2 mal eingebunden würde (Entweder [[#Als weiteres Postfach|als weiteres Postfach]] oder [[#Als eigenstaendiges weiteres Postfach|als eigenständiges weiteres Postfach]]). Ihr Outlook Client würde 2 mal das gleiche Postfach haben und hätte kein geregelten Programmablauf zum Senden und Empfangen von e-Mails. Dies führte in einzelfällen bereits zu Datenverlust=== Signatur des weiteren Postfaches ===Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING ]] hinzugefügt wurde, ist es leider nicht möglich, für dieses zusätzliche weitere Postfach eine Signatur fest einzustellen, sie muss bei jeder neuen Mail über den Reiter Signatur gesetzt werden.}}=== In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die über das weitere Postfach '''gesendet''' werden ===Wenn das Postfach durch [[#Was ist Automapping|AUTOMAPPING]] hinzugefügt wurde, wird die e-Mail im Standardordner "Gesendete Elemente" des Benutzers gespeichert, der die E-Mail versendet hat.* Das ist gerade in Teams ungünstig, weil der Verlauf der E-Mails nicht von allen direkt nachvollzogen werden kann. Für Funktionsaccount wird deshalb eine Einstellung vorgenommen, die '''automatisiert um 22:00 Uhr''' gesetzt wird. Diese bewirkt, das beim Senden einer Mail, auch eine Kopie der Mail im gesendete Elemente des Funktionspostfaches ablegt wird.* Hinweis für BCC Empfänger: Die Kopie der gesendeten Mail im gesendete Elemente des Funktionspostzfaches enthält keine BCC - Empfänger.=== In welchem Ordner werden E-Mails abgelegt, die im weiterem Postfach '''gelöscht''' werden ===An dieser Stelle entscheidet die Software.
== (Outlook 2010) Als eigenständiges Exchange Postfach ==#Wählen Sie unter dem Reiter Bei der Fernuniversität in Hagen wurde zentral Entschieden das gelöschte Elemente im Ordner "Dateigelöschte Elemente" vom Funktionsaccount liegen sollen. Falls dies bei Ihrem Funktionspostfach nicht so ist, melden Sie sich bitte beim [mailto:Helpdesk@fernuni-> Informationen "'''+ Konto hinzufügen'''"#Neues Konto hinzufügen (E-Mail-Konto)##Ihr Name (Absendername angeben)##Emailadresse des Funktionsaccounts angebenhagen.de Helpdesk].##Kennwort leer lassen##mit Weiter bestätigen# Fertigstellen
Mehr Details hier: [[Exchange gelöschte Elemente bei freigegebenen Postfächern]]
Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
[[Kategorie:Arbeiten_Kommunikation_Buero]]
322
Bearbeitungen