Outlook Zertifikat Funktionspostfach einbinden

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Beschreibung

Der Artikel beschreibt, wie ein Zertifikat für ein Funktionspostfach in Outlook eingebunden wird und wie der public Key in die globale Adresslisate (GAL) veröffentlicht werden kann.

Zielgruppe

Der Artikel richtet sich an alle Personen, welche Outlook nutzen und ein Zertifikat für ein Funktionspostfach haben. Sollten Sie ein Zertifikat für sich selber einbinden wollen nutzen Sie bitte diesen Artikel Outlook Zertifikat einbinden

Neu beantragen / erwerben

  • Anmeldedaten am Rechner: Ein Funktionspostfach bekommen Sie durch beantragen beim Helpdesk.
  • Neues Zertifikat beantragen: siehe Nutzerzertifikat beantragen, allerdings ändern Sie im Antrag den Nutzernamen auf "GRP: " und dem Anzeigenamen des Funktionspostfaches.
  • Outlook beantragen: siehe Microsoft-HUP und für nicht Studierende: Vorinstalliert, zum erneuten Installieren nutzen Sie den Artikel zu Kostenlose Software für Beschäftigte

Allgemeine Informationen

Wenn Sie ein gültiges Zertifikat eingebunden haben, können Sie E-Mail Nachrichten

  • Signieren (Sie zeigen dem Empfänger das Sie der echte Absender sind)
  • Verschlüsseln (Wenn die Empfangene Person auch ein Zertifikat besitzt, können Sie beide "Verschlüsselt" kommunizieren)

Zugriff / Aufruf

Outlook starten Sie, nach der eventuell erforderlichen Installation über -> Startmenü -> (Programme) -> Outlook 20XX

Anleitung

Voraussetzungen zur Umsetzung

Vergewissern Sie sich zunächst, dass sich Ihr Funktionspostfach-Zertifikat im Zertifikatsspeicher des Internet-Explorers befindet. Haben Sie das Zertifikat nicht beantragt, lassen Sie sich bitte den Speicherort mitteilen und das Passwort.

  1. Öffnen Sie den Internetexplorer
  2. Oben Rechts das Zahnrad Symbol oder Extras
  3. Unterpunkt: Internetoptionen
  4. Reiter: Inhalte
  5. Button: Zertifikate
  6. Reiter: Eigene Zertifikate
  7. So sollte es nicht aussehen: Nz.InternetExplorer.Zertifikate.leer.jpg Dann bitte gelbe Box beachten.

Sollten Sie Ihr Zertifikat mit einem anderen Browser (Firefox etc.) beantragt haben, müssen Sie das Zertifikat erst dem Internet-Explorer bereitstellen. Es muss geprüft werden, ob das Zertifikat im Internet-Explorer angezeigt wird!

Zum Beispiel: Haben Sie das Zertifikat im Firefox beantragt müssen Sie es dort exportieren und im Internetexplorer importieren.

Hilfe zum Thema erhalten Sie hier: Zertifikat_exportieren und Zertifikat_importieren

Zertifikat einbinden

Der Anfang Unterscheidet sich minimal in den eingesetzten Outlook-Versionen. Bitte verwenden Sie, je nach Outlook, Ihren spezifischen Teil und danach den Allgemeinen Teil

Outlook 2010

  1. Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf "Datei" und wählen dort "Optionen" aus.
  2. Wählen Sie hier "Sicherheitscenter" aus und klicken dort auf den Button "Einstellungen für das Sicherheitscenter...".

Outlook 2013 und 2016

  1. Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf "Datei" und wählen dort "Optionen" aus.
  2. Wählen Sie hier "Trust Center" aus und klicken dort auf den Button "Einstellungen für das Trust Center...".

Allgemein

  1. Klicken Sie auf im linken Menü auf "E-Mail-Sicherheit".
  2. Klicken Sie auf "Einstellungen". Klicken Sie auf den Button "Neu", bei Name der Sicherheitseinstellung benutzen Sie den Anzeigenamen des Funktionspostfachs. Zum Beispiel: Helpdesk oder Dez. X.X. .
  3. Klicken Sie auf den Button "Auswählen..." hinter Signaturzertifikat. Es wird das erste Zertifikat angezeigt, welches an Ihrem Rechner hintrelegt ist. Wählen Sie das Zertifikat des Funktionpostfachs.
    - Sollte das Angezeite Zertifikat nicht mit dem Funktionspostfach übereinstimmen, klicken Sie bitte auf den Link "weitere Optionen". Wählen Sie das Zertifikat des Funktionpostfachs.
    - Sollte der Link "weitere Optionen" nicht vorhanden sein. so wurde kein Zertifikat gefunden. Bitte kontrolieren Sie erneut #Voraussetzungen zur Umsetzung
  4. Wiederholen Sie den Schritt für den Bereich Verschlüsselungszertifikat und den Button "Auswählen..."
  5. Bestätigen Sie das Fenster und alle folgenden mit dem Button "OK"
  6. Öffnen Sie eine neue Mail, wählen Sie im vom Feld das Funktionspostfach und in den Optionen der Mail "Signieren". Senden Sie, als Test, eine Mail zu Ihrem eigenen Postfach.

Zertifikat publizieren

Dies muss nur einmal durch den Antragsteller des Zertifikates ausgeführt werden.

Damit andere Postfächer mit Ihrem Funktionspostfach verschlüsselt kommunizieren können, benötigen die Absender der Mail das öffentliche Zertifikat des Funktionspostfaches. Dabei greifen die vom ZMI bereitgestellten e-Mailsysteme der FernUniversität #Intern auf die globale Adressliste zu. Bei Kommunkation von #Extern müssen Sie einmal dem Absender eine "Signierte" Mail senden. In beiden Fällen (intern/extern) müssen Sie einmalig Informationen bereitstellen.

Intern

Das öffentliche Zertifikat muss aktuell noch durch die Administartor des ZMI zu dieser globalen Adressliste hinzugefügt werden, bitte senden Sie eine Signierte Mail an den Helpdesk. Dieser wird alle weiteren Schritte einleiten.

Extern

Senden Sie zuerst eine Signierte Mail an die Externe Adresse, danach kann der Externe mit Ihnen Verschlüsselt kommunizieren.


Falls Ihre Fragen nicht beantwortet werden konnten, wenden Sie sich gerne an unser Helpdesk-Team [1].

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