Outlook 2010: Kalender

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anderen Hauptkalender in Outlook einbinden

Dazu sind 2 Schritte notwendig:
Kalenderberechtigung für Konto xyz erteilen und im Konto xyz einbinden

Kalenderberechtigung im Outlook erteilen:

eventuell ist die Freigabe des Kalenders über die Freigabe des Funktionspostfaches schon global erfolgt, dann bitte diesen Punkt überspringen

  1. Outlook öffnen
  2. links unten Kalender auswählen
  3. mit rechter Maustaste auf den Kalender klicken, für den eine Freigabe erfolgen soll
  4. Eigenschaften (ganz unten)
  5. Im Reiter "Berechtigungen" wählen
  6. hinzufügen (aus globalem Adressbuch auswählen)
  7. Berechtigungsstufe auf Bearbeiter setzen.

Kalender im Outlook einbinden:

  1. Outlook öffnen
  2. links unten Kalender auswählen
  3. mit rechter Maustaste auf "andere Kalender" klicken
  4. Kalender hinzufügen (Aus Adressbuch...)
  5. Funktionspostfach suchen


Eigenen Kalender erstellen und freigeben

Sollte beispielsweise ein separater Kalender für die Urlaubsplanung benötigt werden kann man sich selber wie folgt unter Outlook 2010 einen neuen Kalender anlegen und diesen dann für die entsprechenden Personen freigeben:

Kalender anlegen

  • Registerkarte "Start"
  • Unten links den Punkt "Kalender" auswählen
  • Unter dem Punkt "Kalender verwalten" auf das Icon "Kalender öffnen" klicken
  • "Neuen leeren Kalender erstellen" wählen
  • Wunschnamen eingeben und mit "OK" bestätigen


Kalender freigeben

Nun müssen folgende Schritte (unter "Start" => "Kalender") durchgeführt werden:

  • Rechtsklick auf den Wunschkalender
  • den Punkt "Freigeben" und dort den Punkt "Kalender freigeben" wählen
  • Unter "An..." die Personen auswählen, welche eine Berechtigung erhalten sollen (Sollen Einträge auch bearbeitet, gelöscht und hinzugefügt werden können, muss ein Häkchen unter "Empfänger können Elemente...") gesetzt werden


Anschließend müssen die berechtigten Personen in der Freigabe-Mail den Kalender öffnen.


Alternativ:

  • Rechtsklick auf den Wunschkalender
  • Punkt "Freigeben" und dort den Punkt "Kalenderberechtigungen" wählen
  • Unter "Hinzufügen..." die entsprechende Person aus der Adressliste wählen
  • Zum Schluss die individuellen Berechtigungen einstellen (standardmäßig sind nur "Frei/Gebucht-Zeiten" ausgewählt

Eingebunden werden Kalender bei dieser Methode wie folgt:

  • In der Registerkarte den Punkt "Kalender öffnen" wählen
  • Unter dem Punkt "Aus Adressbuch" die Person auswählen, welche den Kalender freigegeben hat.

Freigegebenen Kalender hinzufügen

In Outlook einen (oder mehrere) freigegebene Kalender hinzufügen:

In Outlook zum Kalender wechseln. Dort mit der rechten Maustaste auf 'Meine Kalender' klicken. Zuerst 'Kalender hinzufügen', dann 'Freigegebenen Kalender öffnen' auswählen.

Es öffnet sich ein Fenster wo der Name des Kalenders, den man hinzufügen möchte, eingegeben werden muss. Nach der Eingabe mit 'Ok' bestätigen.

Ggf., so der Name nicht eindeutig war, oder mehr als ein Kalender mit dem Namen existiert, öffnet sich ein weiteres Fenster in der man die korrekte Auswahl treffen muss.

Vorgang für jeden weiteren gewünschten Kalender wiederholen.


Mehrere Termine als privat markieren

Sollten Sie Ihren Kalender für andere Nutzer freigeben wollen, möchten die Details alter Termine allerdings nicht Preis geben, empfielt es sich diese vorher als "Privat" zu markieren. Um nun nicht jeden Termin einzeln bearbeiten zu müssen gehen Sie wie folgt vor:


Voraussetzung: Sie haben mindestens einen als "Privat" markierten Termin. Falls nicht legen Sie einen an.


  1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf Kalender
  2. Umstellen auf Listenansicht
    1. Wählen Sie Ihren Kalender aus
    2. Klicken Sie im Karteireiter (Ribbon) "Ansicht" auf "Ansicht ändern"
    3. Wählen Sie die Ansicht "Liste" aus
      Outlook kalenderfaq privat1.png
  3. Gruppieren nach Vertraulichkeitsstatus
    1. Klicken Sie im Karteireiter (Ribbon) "Ansicht" auf "Spalten hinzufügen"
    2. Fügen Sie die Spalte "Vertraulichkeit" hinzu
      Outlook kalenderfaq privat2.png
    3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltennamen "Vertrauchlichkeit" und wählen "Nach diesem Feld gruppieren"
    4. Oberhalb der Liste sollten nun die zur Gruppierung genutzen Felder aufgelistet sein
      Outlook kalenderfaq privat3.png
      • Achten Sie darauf, dass hier nur das Feld "Vertraulichkeit" aufgelistet wird. Sollte zusätzlich z.B. das Feld "Serientyp" angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen "Nicht nach diesem Feld gruppieren"
    5. Nun können Sie mit einem Klick auf den Spaltennamen "Vertraulichkeit" sortieren und sollten Ihre Termine in 2 Gruppen angezeigt bekommen.
  4. Vertraulichkeitsstatus mehrerer Termine auf "Privat" setzen
    1. Markieren Sie mehrere nihct private Termine
      1. Markieren Sie den obersten zu ändernden Termin
      2. Scrollen Sie zum letzten zu ändernden Termin und Klicken sie via Shift + Links-Klick darauf um auch alle dawischen liegenden Termine zu markieren
    2. Verschieben Sie die markierten Elemente via "Drag&Drop" auf die Gruppierungsüberschrift "Vertaulichkeit: Privat"
    3. Anschließend werden die Termine als privat markiert. Dies kann je nach Anzahl der markierten Termine einige Sekunden dauern.


Nun sind die Details (Betreff, Ort, Inhalt) dieser Termine für Nutzer mit Berechtigung für Ihren Kalender nicht mehr einsehbar.