Outlook 2003 Konfiguration

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Da mit Outlook 2003 dem Benutzer ein relativ mächtiger Groupware-Client an die Hand gegeben wird, ist es nicht weiter verwunderlich, dass es auch eine sehr große Anzahl Einstellungen, bzw. Optionen gibt, die möglichst sinnvoll eingestellt werden sollten. Im Folgenden gibt es einige Tipps, wie man bestimmte Einstellungen vornimmt und welche Effekte die Optionen haben.


Einrichten eines Exchange-Kontos am Arbeitsplatz

Um ein Exchange-Konto im Outlook 2003 zu konfigurieren öffnet man über

Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung -> Mail -> E-Mail-Konten...

den Kontoeinstellungs-Assistenten.

Danach wählt man

Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen -> Microsoft Exchange Server

Als Servernamen trägt man odin ein. Der Nachname des Benutzers wird im Feld Benutzername eingetragen. Danach klickt man auf Name prüfen. Der Servername wird daraufhin in thrym geändert und der Nachname durch den vollständigen Namen ersetzt. Die restlichen Abfragen werden einfach bestätigt.

Kontakte nach Nachnamen sortieren

Wenn man einen Termin plant oder eine Mail schreibt, ist das persönliche Kontake-Adressbuch standardmäßig nach Vornamen sortiert. Um die Sortierung zu ändern wählt man

Extras -> E-Mail-Konten... -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten 
-> Outlook-Adressbuch -> Ändern... -> Wie "Speichern unter" (Mander, Jens)

Nach einem Neustart von Outlook ist die Sortierung nach Nachnamen.

FernUni-Adressbücher einbinden

Das FernUni-Adressbuch Feu-Mailadressen wird Mitte Februar 2014 gelöscht, da alle Adressen in der "Globalen Adressliste" vorhanden sind.

Um die FernUni-Adressbücher zu nutzen, bindet man sie wie folgt ein:

Wechseln zu -> Ordnerliste -> Öffentliche Ordner -> Alle Öffentlichen Ordner -> Rechtsklick auf Feu-Mailadressen oder 
Feu-Mailinglisten -> Eigenschaften -> Outlook Adressbuch -> Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen anhaken

Standard-Adressbuch definieren

Welches Adressbuch standardmäßig angezeigt wird, wenn man beispielsweise einen Termin plant oder in einer neuen Mail auf den AN-Button drückt, definiert man unter

Extras -> Adressbuch... -> Extras -> Optionen... -> Diese Adressliste zuerst anzeigen

Üblicherweise muss man sich entscheiden, ob man die persönlichen Kontakte, Die FeU-MailAdressen oder das globale Adressbuch am häufigsten benutzt.


Mails weiterleiten

Mails können in zwei Varianten weitergeleitet werden. Zum Einen kann die ursprüngliche Mail als Attachment weitergeleitet werden, was den Vorteil hat, dass auch enthaltene Anlagen weitergeleitet werden. Auch der Header sollte dabei unverändert weitergeleitet werden, was bei Outlook leider nicht der Fall ist. Zum Anderen kann der Text der Original-Mail in die neue Mail eingefügt werden. Hierbei gehen enthaltene Anlagen und die meisten Header-Zeilen für die Weiterleitung verloren. Die Einstellung findet man unter

Extras -> Optionen -> Einstellungen -> E-Mail-Optionen... -> Beim Weiterleiten von Nachrichten

Für eine Weiterleitung der Mail als Anlage wählt man die Option Ursprüngliche Nachricht als Anlage beifügen. Allerdings werden auch da die Header Zeilen nicht unbedingt vollständig und unverändert weitergeleitet, wie bei anderen Mail-Clients - so gehen die von uns eingefügten X-... Zeilen verloren, andere werden verfälscht und neue eingefügt.

Für die Bearbeitung von Problem-Meldungen ist der unverfälschte Header unverzichtbar. Dazu ist bei Outlook ein umständliches Verfahren erforderlich:

- Mit der rechen Maustaste auf die Mail klicken

- linke Maustaste auf "Nachrichtenoptionen..." (ganz unten)

- Textfeld hinter "Internetkopfzeilen:" vollständig markieren (Cntrl-C)

- "Schließen"

- Neue Mail an Helpdesk öffnen und Problem schildern

- Text einfügen (Cntrl-V)

- Nachricht absenden


ungewollte Zeilenumbrüche

Ungewollte Zeilenumbrüch sind leider ein sehr unschönes Thema im Zusammenhang mit Outlook 2003. Nicht weil das Thema schwierig ist, sondern weil der Sachverhalt nicht ganz eindeutig zu verstehen ist. Ich gehe davon aus, dass es sich um Übersetzungsfehler in der deutschen Outlook-Version handelt, da die Texte der Optionen den eigentlichen Effekten wiedersprechen. Umgewollte Zeilenumbrüche sind speziell dann kritisch, wenn sie in Web-Links auftauchen und so den Link unbrauchbar machen. Die Option findet man unter

Extras -> Optionen -> Einstellungen -> E-Mail-Optionen... 
-> Zusätzlich Zeilenumbrüche in Nur-Text-Nachrichten entfernen

Nun das kuriose: Bitte den Haken entfernen, wenn in Mails ungewollte Zeilenumbrüche auftauchen.

Komplette Kopfzeilen anzeigen

Speziell für das Troubleshooting kann es wichtig sein, den kompletten Header einer Mail zu sehen. Die Anzeige des Headers erfolgt über

Rechtsklick auf die Mail -> Optionen... -> Internetkopfzeilen