Outlook: alte Mails als PDF sichern

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Es ist möglich den gesamten Posteingang, einzelne Ordner (mit Unterordnern) und Mails oder lediglich einzelne Mails aus Outlook heraus in PDF-Form zu sichern. Anhänge werden hierbei mit exportiert.( Hinweis unten auf der Seite beachten)


Benötigt wird hierzu neben Outlook eine Adobe-Pro-Version. Diese Kurzanleitung basiert auf Outlook 2010 und Adobe Acrobat XI Pro.



Wählen Sie zunächst den Ordner oder die Mail, die Sie in ein PDF überführen wollen durch einen Rechtsklick aus (1 in folgender Abbildung) und klicken Sie dann auf "[gewähles Element] in Adobe PDF konvertieren" (2 in folgender Abbildung):

Outl pdf 01.jpg


Wählen Sie den Speicherort für das zu erzeugende PDF, bestätigen Sie und warten Sie den Exportvorgang ab. Nach dem erfolgten Export können Sie das PDF öffnen. Falls nicht bereits gewählt, so aktivieren Sie die Ordneransicht über das Ordnersymbol (1 in folgender Abbildung). Innerhalb Ihrer Ordnerstruktur (äquivalent zur Struktur in Outlook) können Sie auch über die Text-Navigationsleiste (2 in folgender Abbildung) navigieren, ebenso wie die Ordnersymbole mit den Ordnernamen. Mails mit Anlagen/Anhängen erkennen sie über die Spalte "Anlagen" (3 in folgender Abbildung).

Outl pdf 02.jpg


Die Anlage einer Mail erreichen Sie, indem Sie die Mail durch Klicken auswählen und dann entweder links über das Büroklammersymbol oder unter dem Link hinter dem Text "Anlagen" die gewünschte Anlage auswählen. Die Anlagen selbst sind im PDF enthalten und sind somit Bestandteil Ihres Exportes.

Outl pdf 03.jpg



Sollten Sie die hier beschriebene Möglichkeit nutzen, um Ihre alten Mails zu Archivieren, so können Sie nach kurzer Sichtung der PDF-Datei die Mails '(und Ordner) - sofern nicht mehr im Outlook selbst benötigt - in Outlook löschen. Beachten Sie bitte hierbei, den Ordner "gelöscht" in Outlook ebenfalls zu leeren.



Beachten Sie bitte, dass unterschiedliche Outlook- und Adobe-Versionen optisch und in ihrer Funktionsweise von dem hier Beschriebenen abweichen können.

Über den Punkt "Adobe-PDF" (siehe folgende Abbildung) können sie den Export wenn nötig anpassen. Hierzu zählen z.B. ein PDF-Kennwort vergeben, PDF-Versionen für den Export festlegen oder aber Anlage nicht in den Export mit einbetten. Outl pdf 04.jpg


Das durch die Konvertierung entstandene Dateiformat ist rein technisch betrachtet kein PDF sondern ein Acrobat Portfolio. Dieses sieht im Acrobat Reader bzw. Pro wie ein PDF aus, allerdings können bei Alternativprodukten (Sumatra, xpdf, foxitreader...) die Darstellungen abweichen und öfters die Handhabung nutzerunfreundlicher erscheinen.


Beim Öffnen des Protfolios (PDFs) bzw. bei Erstellung kann es vorkommen, dass Adobe versucht, die Seite https://flashservice.adobe.com aufzurufen. Dies ist nicht nötig und kann abgebrochen bzw. blockiert werden.