Exchange Funktionsaccount in Outlook einrichten

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Funktions Emailadressen werden aktuell in Funktionsaccounts mit Exchangepostfach abgebildet. Die Berechtigungen für einzelne Nutzer können hier auf Ebene der Accountverwaltung konfiguriert werden. Um Berechtigungen zu ändern genügt eine Email des Kontoeigentümers an den Helpdesk. Ist der neue Benutzer nun in der berechtigten Gruppe (der Abteilung/des Lehrgebiets), so kann er wie folgt auf die Funktionsmailadresse zugreifen:


(Outlook 2010) Als weiteres Postfach

Dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn der Benutzer durch AUTOMAPPING direkt Vollzugriff auf den Funktionsaccount bekommt und nicht über eine Gruppe berechtigt wird. In diesem Fall taucht das Konto selbstständig in Ihrem Outlook auf und Sie müssen lediglich die Absenderadresse einrichten.

  1. Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" -> Informationen Ihr Exchange Konto aus
  2. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen unter Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen
  3. Wählen Sie in dem nun angezeigten Fenster im Reiter "Email" Ihr Exchange Konto aus und klicken auf "Ändern"
  4. Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen"
  5. Klicken Sie in dem nun geöffneten Fenster "Microsoft Exchange" auf den Reiter "Erweitert"
  6. Klicken Sie im Bereich "Postfächer: Diese Postfächer zusätzlich öffnen" auf "Hinzufügen"
  7. Geben Sie hier den Benutzernamen des Funktionsaccounts an und bestätigen mit OK
  8. Im Fenster "Konto ändern" klicken Sie auf "Weiter" -> "Fertigstellen"
  9. Schließen Sie die Kontoeinstellungen

Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.


Einrichten der Absenderadresse

Um nun auch im Namen des Funktionsaccounts versenden zu können (vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung), müssen Sie die Absenderadressen im "Von"-Feld in Outlook ergänzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Neue E-Mail-Nachricht verfassen
  2. "Von"-Feld anklicken
    • Sollte dies bei Ihnen nicht angezeigt werden, kann es unter dem Reiter "Optionen" unter dem Punkt "Felder anzeigen" aktiviert werden
  3. "Weitere E-Mail-Adresse..." auswählen
  4. "Von"-Feld anklicken und Funktions-Account im Globalen Adressbuch auswählen und bestätigen
  5. Unter "Senden mit" sollte die E-Mail-Adresse des berechtigten Accounts stehen
  6. Bestätigen Sie mit OK


Wenn das Postfach durch AUTOMAPPING hinzugefügt wurde, ist es leider nicht möglich, für dieses zusätzliche Postfach eine Signatur fest einzustellen, sie muss bei jeder neuen Mail über den Reiter Signatur gesetzt werden.


(Outlook 2010) Als eigenständiges Exchange Postfach

  1. Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" -> Informationen "+ Konto hinzufügen"
  2. Neues Konto hinzufügen (E-Mail-Konto)
    1. Ihr Name (Absendername angeben)
    2. Emailadresse des Funktionsaccounts angeben.
    3. Kennwort leer lassen
    4. mit Weiter bestätigen
  3. Fertigstellen


Nach einem anschließenden Neustart der Outlook Anwendung haben Sie nun Zugriff auf den Funktionsaccount.


Outlook Web App

Webschnittstelle OWA: mehrere Konten anzeigen

Wo sollen E-Mails gesichert werden die über das weitere Postfach gesendet werden

Normalerweise werden die E-Mails im Standard-Ordner "Gesendete Elemente" des Benutzers gespeichert der die Mails versendet. Das ist gerade in Teams ungünstig da man den alten Verlauf der Mails nicht direkt nachvollziehen kann. Eine Änderung ist möglich Ziel ist es das die E-Mails im Standard-Ordner "weitere Postfach" des Funktions-Postfaches gesichert werden.

Bitte führen Sie Folgendes aus:

 Melden Sie sich hier an unserem OWA (Outlook im Browser) an: https://owa.fernuni-hagen.de/
 Oben rechts neben Ihrem Namen klicken Sie auf den Pfeil nach unten. "Anderes Postfach öffnen" geben Sie das Postfach an und öffnen, danach erneut auf öffnen. 
 weitere Beschreibungen: Webschnittstelle OWA: mehrere Konten anzeigen
 Sie sind nun in dem Funktionspostfach.
 Am Rechten oberen Rand auf „Optionen“ -> „Alle Optionen anzeigen“ klicken
 Über „Einstellungen“ -> „Gesendete Elemente“ lässt sich jetzt auswählen, was mit den Mails passiert:
    Absenderpostfach
    Absender- und „Von“-Postfach
    Von Postfach (Siehe unten!)
 Ihre Wahl sollte "Von Postfach" sein.