Outlook 2010 Aufraeumen eines Postfaches

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Allgemeines, erstes Löschen von E-Mails in Standardordnern

Damit Ihr Postfach nicht zu sehr anwächst, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfter löschen. Es empfiehlt sich, vor allem die Ordner "Gelöschte Elemente" und "Gesendete Elemente", sowie "Junk-E-Mail" des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie Mails mit Anhängen verschicken, könnte der Ordner "Gesendete Elemente" überdurchschnittlich groß werden. Nutzen Sie die "Scan-To-Mail" Funktion Ihres Dezentrale Multifunktionsgerätes, so werden die eingescannten Dokumente immer in Ihrem Postfach abgelegt. Nachdem Sie die Dokumente auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen. Wie Sie diese E-Mails finden und anschließend löschen, wird in diesem Artikel weiter unten beschrieben.

Herausfiltern großer E-Mails

Jeder Nutzer besitzt ein Postfach mit einer vorbestimmten Größe. Es passen ca. 400.000 E-Mails in ein Postfach. Problematisch wird es bei Anhängen. Diese benötigen mehr Speicherplatz und reduzieren so die Anzahl drastisch. Beim Aufräumen eines Postfaches sollten primär die Anänge der E-Mails überprüft und ggf. verlagert werden.

In ihm befinden sich die zu überprüfenden E-Mails. Die E-Mails sollten in 3 Kategorien unterteilt werden:

  • Müll
  • relevante E-Mails (Für mich)
  • relevante E-Mails (Für meinen Arbeitsbereich)


Müll

  • Wenn der Inhalt der E-Mail nicht mehr relevant ist und auch von Ihrem Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, kann die E-Mail gelöscht werden. Zu beachten ist, dass nach dem Löschen der E-Mail, diese nur in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurde. Hier muss die E-Mail nochmals entfernt werden, um endgültig keinen Speicherplatz mehr einzunehmen.
  • Definitiv kann bei der Kategorie Müll der Anhang entfernt werden, falls Sie die E-Mail nicht löschen möchten. Weitere Infos weiter unten (klick mich).

Relevante E-Mails

Für die beiden unteren Punkte können Sie die E-Mails behalten. Die Anhänge dieser E-Mails sollten auf Festplatten gespeichert werden. Nach Möglichkeit sollten Sie immer die zentralen Laufwerke als Speicherort nutzen. Die auf dem eigenen Rechner gespeicherten Anhänge könnten bei einem Defekt Ihres Rechners verloren sein.

Speichern und Entfernen von Anhängen aus E-Mails

Um den Anhang einer nicht mehr benötigten E-Mail zu behalten, gehen Sie wie folgt vor.

Bearbeiten einer empfangenen E-Mail

Wenn Sie ein Postfach aufgeräumt und Anhänge für Ihre Kollegen auf das Netzlaufwerk gelegt haben, können Sie die "aussortierte" E-Mail bearbeiten und dort den neuen Speicherort des Anhangs hinterlegen. So wissen auch Ihre Kollegen wo die benötigten Anhänge abgespeichert sind.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Sollten Sie unbeabsichtigt ein oder mehrere Elemente endgültig gelöscht haben, so besteht unter Outlook die Möglichkeit, gelöschte Elemente wiederherzustellen. Hierfür müssen Sie folgende Schritte durchführen: