Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2003/2007

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Aufräumen eines Postfaches in Outlook 2003/2007:

Damit Ihr Postfach nicht zu sehr anwächst, sollten Sie die nicht mehr benötigten E-Mails öfter mal löschen. Es empfiehlt sich vor allem die Ordner „Gelöschte Objekte“ und „Gesendete Objekte“ des Öfteren zu leeren. Besonders wenn Sie Mails mit Anhängen verschicken, könnte der Ordner „Gesendete Objekte“ überdurchschnittlich groß werden. Nutzen Sie die „Scan-To-Mail“ Funktion, so werden die eingescannten Dokumente immer in Ihrem Postfach abgelegt. Nachdem Sie die Dokumente auf der Festplatte abgespeichert haben, sollten Sie die empfangenen E-Mails in Ihrem Postfach löschen.

1. Größe von Ordnern anzeigen lassen

Unter dem Menüpunkt „Extras“ und „Postfach aufräumen...“ auswählen

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Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie auf: Postfachgrößen anzeigen… klicken.

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Dadurch öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die Gesamtgröße der einzelnen Ordner ablesen können.

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2. Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren:

Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

2.1 Manuelle Löschung einzelner Mails

2.2 Manuelle Entleerung des gesamten Ordners

2.3 Automatische Entleerung des Ordners


2.1 Manuelle Löschung einzelner Mails

Gehen Sie in den Ordner „Gelöschte Objekte“ und markieren die Mail, die Sie endgültig löschen möchten. Wählen sie löschen in dem Menü, das beim Benutzen der rechten Maustaste erscheint:

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Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie die Löschung mit Ja bestätigen.

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Dies können Sie auch für mehrere Mails gleichzeitig machen, indem Sie die „Strg“-Taste gedrückt halten und dann mehrere Mails markieren oder die „Shift“-Taste gedrückt halten und die erste und dann die letzte Mail eines zu löschenden Blocks markieren, somit werden auch alle dazwischen liegenden Mails markiert.


2.2 Manuelle Entleerung des gesamten Ordners

Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

2.1.1 Per Rechtsklick

2.1.2 Per Menüpunkt


2.2.1 Per Rechtsklick:

Gehen Sie per Rechtklick auf den Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren:

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Hier müssen Sie die Löschung in einem Popup-Fenster mit Ja bestätigen.

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2.2.2 Per Menüpunkt:

Gehen Sie auf „Extras“ und da auf den Unterpunkt Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren

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In einem Popup-Fenster muss die Löschung mit Ja bestätigt werden.

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2.3 Automatische Entleerung des Ordners


Hierfür gehen Sie in den Menüpunkt Extras und darunter auf Optionen.

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Danach öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie auf den oberen Reiter Weitere gehen.

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Dort haben wir jetzt die Möglichkeit bei dem Punkt Bei Programmbeendigung Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren einen Haken zu setzen, um somit bei jedem Schließen des Programms den Ordner „Gelöschte Objekte“ zu leeren. VORSICHT: Die Objekte werden dann bei jedem Schließen von Outlook gelöscht. Eine eigenständige Wiederherstellung aus dem Papierkorb heraus ist dann nicht mehr möglich.

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3. Beliebige Ordner leeren

Da nicht nur der Ordner „Gelöschte Objekte“ groß werden kann, sollten Sie auch die anderen Ordner (z.B. Posteingang und deren Unterordner) ab und an aufräumen und nicht mehr benötigte Mails entfernen. Hierfür gibt es nur eine Möglichkeit, und zwar die manuelle Löschung der Mails. Hier an dem Beispiel von dem Ordner „Gesendete Objekte“

Gehen Sie in den Ordner „Gesendete Objekte“ und markieren Sie die Mail, die Sie löschen möchten, rechtsklicken Sie diese und wählen löschen. Allerdings wird diese dann nur in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschoben. Eine andere Möglichkeit ist es die Mail endgültig zu löschen, hierfür müssen Sie die Mail anklicken und dann gleichzeitig die „Shift“ Taste und die „Entf“ Taste drücken:

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Dies können Sie auch für mehrere Mails gleichzeitig machen, indem Sie die „Strg“-Taste gedrückt halten und dann mehrere Mails markieren oder die „Shift“-Taste gedrückt halten und die erste und dann die letzte Mail eines zu löschenden Blocks markieren, somit werden auch alle dazwischen liegenden Mails markiert.